Zo organiseer je een cabaretavond zonder verrassingen

Begin een cabaretavond niet met decoratie, maar met de locatie, de cabaretiers en de technische mogelijkheden van de zaal. Leg daarna de uitnodigingen en aanmeldingen vast, zodat je op tijd weet hoeveel stoelen, glazen en catering nodig zijn. Verzamel dieetwensen en technische wensen ruim vooraf en vertaal die naar een programma en zaalindeling. Op de dag zelf draait alles om een vrije speelplek, getest geluid en een ontvangst die vóór binnenkomst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Cabaretiers vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
8
Technische wensen opvragen
9
Programma opstellen
2 personen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Zaalindeling bepalen
2 personen
12
Draaiboek printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen klaarzetten
3 personen
19
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
20
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
21
Microfoons testen
2 personen
22
Verlichting instellen
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Buffet klaarzetten
3 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Dranken serveren
3 personen
28
Cabaretier aankondigen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Pauze aankondigen
32
Techniek tijdens show bedienen
33
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Apparatuur uitschakelen
2 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Meubilair terugplaatsen
3 personen
38
Zaal schoonmaken
3 personen
39
Decoratie verwijderen
2 personen
40
Locatie afsluiten
2 personen
41
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2
Laptop

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Servettenhouderaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Decoratieve doekenaantal 4
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de cabaretiers eerst vast. Controleer meteen of er een vrij podiumvlak, voldoende stroompunten en ruimte voor actieve speakers en een audiomixer is.
Vraag technische wensen uiterlijk twee weken vooraf op. Test op de dag zelf beide draadloze microfoons, de muziekspeler en de verlichting voordat gasten binnenkomen.
Sluit de gastenlijst uiterlijk enkele dagen vooraf. Gebruik het aantal aanmeldingen voor de zaalindeling en reken per gast op een waterglas; plan extra stoelen voor onverwachte bezoekers.
Zet catering niet pas tijdens de inloop klaar. Koel dranken vooraf, bereid hapjes op tijd en richt aparte plekken in voor ontvangst, buffet en koffie met thermoskannen en waterkokers.
Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd. Zet eerst tafels en stoelen, maak daarna de speelruimte vrij, plak verlengkabels vast met gaffer tape en druk het draaiboek af voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cabaretavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en het vastleggen van cabaretiers. Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en aanmeldwijze vaststaan; sluit de gastenlijst enkele dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, podiumvlak, geluid, verlichting, buffet en ontvangsttafel. Plan 15 tot 20 minuten extra als de geluidsapparatuur of zaalindeling nog niet eerder is getest.
Wanneer test je de microfoons bij een cabaretavond?: Test de microfoons direct na het opstellen van speakers, audiomixer en kabels, en uiterlijk 30 minuten vóór de inloop. Controleer beide microfoons afzonderlijk op volume, bereik en storingen.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een cabaretavond?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast water voor de cabaretiers en zet glazen klaar voordat de ontvangst begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.