Organiser une soirée cabaret, étape par étape
Une soirée cabaret se prépare dans un ordre précis : le lieu et les artistes d’abord, puis les inscriptions, le catering et les besoins techniques. Prévoyez une vraie zone de scène, même dans une petite salle, et faites tester les microphones et l’éclairage avant l’arrivée du public. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les rallonges et le temps nécessaire à l’installation. Gardez un déroulé imprimé pour coordonner l’accueil, le buffet et les passages sur scène.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer les artistes de cabaret
2 personnes
- 3
Rédiger les invitations
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Réserver le catering
- 8
Demander les besoins techniques
- 9
Élaborer le programme
2 personnes
- 10
Établir la liste définitive des invités
- 11
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
- 12
Imprimer le déroulé
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Refroidir les boissons
2 personnes
- 15
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Installer les tables
3 personnes
- 18
Installer les chaises
3 personnes
- 19
Dégager la zone de la scène
2 personnes
- 20
Installer l’équipement sonore
2 personnes
- 21
Tester les microphones
2 personnes
- 22
Régler l’éclairage
2 personnes
- 23
Installer la décoration
2 personnes
- 24
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 26
Accueillir les participants
3 personnes
- 27
Servir les boissons
3 personnes
- 28
Annoncer l'humoriste
- 29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 31
Annoncer la pause
- 32
Gérer la technique pendant le spectacle
- 33
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 34
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 35
Faire la vaisselle
3 personnes
- 36
Rassembler les déchets
2 personnes
- 37
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 38
Nettoyer la salle
3 personnes
- 39
Retirer la décoration
2 personnes
- 40
Fermer le lieu
2 personnes
- 41
Rendre les articles empruntés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 2
- Tabouretsqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Mixeur audio
- Lecteur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ruban gafferqté 2
- Ordinateur portable
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 2
Vaisselle
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 70
- Fourchettesqté 70
- Porte-serviettesqté 4
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseauxqté 2
Décoration
- Chemins de tableqté 6
- Tissus décoratifsqté 4
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Serpillière et seauqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et confirmez les artistes avant d’envoyer les invitations : vous pourrez ainsi annoncer un programme fiable et demander les contraintes techniques assez tôt.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Utilisez cette liste pour confirmer les besoins alimentaires et le nombre de couverts au traiteur.
- Demandez aux artistes leurs besoins techniques 10 à 14 jours à l’avance : microphones, pieds, mixeur, lecteur audio, éclairage et prises électriques ne se remplacent pas au dernier moment.
- Prévoyez au moins 90 minutes sur place avant l’ouverture. Installez les tables et les chaises, dégagez la scène, puis testez chaque microphone et chaque source audio séparément.
- Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’accueil et installez le buffet avant l’arrivée des invités. Gardez la table d’accueil dégagée pour les inscriptions tardives et les informations pratiques.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une soirée cabaret ?
- Comptez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer les artistes, envoyer les invitations et organiser le catering. Gardez ensuite 90 minutes à 2 heures le jour même pour l’installation et les tests techniques.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date, avec une limite d’inscription fixée environ 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les invités, les repas et le plan de salle.
- Combien de microphones faut-il prévoir pour un cabaret ?
- Prévoyez un microphone sans fil par intervenant simultané, plus un microphone de secours si le programme comporte plusieurs artistes. Testez-les tous au moins 60 minutes avant l’ouverture.
- Quand installer la salle pour une soirée cabaret ?
- Commencez l’aménagement 90 minutes avant l’arrivée du public, puis réservez les 30 dernières minutes au réglage du son, de l’éclairage et à la mise en place de l’accueil. Le buffet et les boissons doivent être prêts avant l’ouverture des portes.
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