Zo organiseer je een cabaretavond zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en artiesten; pas daarna kun je techniek, publieksontvangst en catering goed plannen. Verzamel technische wensen vroeg en zet ze naast het programma, zodat microfoons, speakers en podiumverlichting op tijd klaarstaan. Werk vervolgens terug vanaf de aanvang: uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en drukwerk hebben allemaal een eigen deadline. Op de dag zelf bouw je eerst podium en geluid op, daarna richt je registratie, bar en zaal in. Plan ruimte voor een volledige geluidscheck voordat het publiek binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Artiesten vastleggen
4
Technische wensen verzamelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en tijdschema maken
9
Artiesteninformatie delen
10
Programma's en bewegwijzering printen
2 personen
11
Voorraad en materialen controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Podium en achtergrond opbouwen
3 personen
17
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
18
Podiumverlichting plaatsen
2 personen
19
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Bar en garderobe inrichten
2 personen
22
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

24
Artiesten ontvangen
2 personen
25
Publiek verwelkomen
3 personen
26
Kaartjes en aanmeldingen controleren
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Openingsaankondiging verzorgen
29
Podiumwissels begeleiden
2 personen
30
Geluid tijdens optredens bedienen
31
Pauzedrankjes en hapjes serveren
4 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
34
Artiesten verzorgen
35
Laatste optreden aankondigen
36
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

37
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
38
Bar en buffet leeghalen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Meubilair en materialen afbreken
4 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Techniek controleren en retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamertafel
Kleedkamerstoelenaantal 6

Apparatuur

Podiumdelenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Audiomixer
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Werklichtenaantal 2

Decoratie

Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 10
Richtingsbordenaantal 6
Programmaboekjesaantal 90

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Opscheptangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen van iedere artiest uiterlijk twee weken voor de cabaretavond vast. Controleer daarbij het aantal draadloze microfoons, microfoonstatieven, aansluitingen en benodigde audiokabels; ontbrekende kabels ontdek je anders pas tijdens de opbouw.
Maak het programma en tijdschema minimaal zeven dagen vooraf en deel de artiesteninformatie met alle betrokkenen. Houd per optreden 10 tot 15 minuten overgangstijd aan voor wissels, aankondigingen en eventuele technische aanpassingen.
Plan de opbouw minstens drie uur voor de publieksontvangst. Bouw eerst podium, achtergrond, speakers en verlichting op, voer daarna de geluidscheck uit en stel pas vervolgens stoelen, tafels, registratie, bar en garderobe definitief op.
Koel dranken enkele uren voor de deuren opengaan en zet waterglazen ook backstage klaar. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer of je naast servies ook voldoende flessenopeners, serveerbladen en thermoskannen hebt.
Richt de publieksroute vóór opening volledig in: plaats registratie bij de ingang, richtingsborden op zichtbare kruispunten en programmaboekjes binnen handbereik. Ontvang artiesten eerst in de kleedkamer en wijs één persoon aan voor publiekswelkom, zodat vragen niet bij de technicus of presentator terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cabaretavond organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer uiterlijk vier weken voor de avond de techniek en verstuur de uitnodigingen, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cabaretavond?: Reken op minimaal drie uur voor podium, podiumachterdoek, speakers, microfoons, verlichting, zaal en ontvangst. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige geluidscheck zonder publiek.
Hoeveel drank heb je nodig voor een cabaretavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Koel de voorraad enkele uren vooraf en houd extra water apart voor artiesten, technici en mensen die geen alcohol drinken.
Wanneer doe je de geluidscheck bij een cabaretavond?: Doe de geluidscheck nadat podium, speakers, audiomixer, microfoons en verlichting zijn aangesloten en uiterlijk 30 minuten vóór de publieksontvangst. Test iedere microfoon afzonderlijk en controleer ook de wissels tussen artiesten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.