Organiser une soirée cabaret sans rien laisser au dernier moment

Une soirée cabaret repose sur un enchaînement précis : réserver le lieu et les artistes, cadrer les besoins techniques, puis organiser l’accueil du public. Prévoyez une vraie marge pour le montage de la scène, les essais audio et l’éclairage. Le jour J, l’équipe doit savoir qui ouvre la salle, qui reçoit les artistes et qui gère les inscriptions. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans le bon ordre, notamment sur les points souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Faire les réservations
3
Réserver les artistes
4
Recueillir les besoins techniques
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le programme et le planning
9
Partager les informations sur les artistes
10
Imprimer les programmes et la signalétique
2 personnes
11
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Monter la scène et le fond de scène
3 personnes
17
Raccorder le matériel audio
2 personnes
18
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
19
Effectuer la vérification du son
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Aménager le bar et le vestiaire
2 personnes
22
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

24
Accueillir les artistes
2 personnes
25
Accueillir le public
3 personnes
26
Vérifier les billets et les inscriptions
2 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Faire l'annonce d'ouverture
29
Coordonner les changements de scène
2 personnes
30
Gérer le son pendant les spectacles
31
Servir les boissons et les en-cas de la pause
4 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
34
S’occuper des artistes
35
Annoncer le dernier numéro
36
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

37
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
38
Vider le bar et le buffet
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Démonter le mobilier et le matériel
4 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
44
Vérifier et restituer le matériel technique
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Table de loge
Chaises des vestiairesqté 6

Équipement

Éléments de podiumqté 6
Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Mixeur audio
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes de travailqté 2

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 10
Panneaux directionnelsqté 6
Brochures du programmeqté 90

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Pince de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis réservez les artistes avant d’envoyer les invitations. Demandez à chaque intervenant ses besoins techniques au moins 3 semaines à l’avance.
Fixez un horaire détaillé avec l’ouverture des portes, les passages sur scène, les pauses et la fin du buffet. Gardez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour monter la scène, installer le fond et faire les essais.
Ne regroupez pas les branchements audio au dernier moment : repérez les câbles, rallonges et multiprises avant le montage, puis testez chaque microphone sans fil avec le mixeur audio.
Prévoyez l’accueil séparément de la salle de spectacle : installez la table d’inscription, le vestiaire et les panneaux directionnels avant l’ouverture. Une personne doit pouvoir accueillir les artistes pendant qu’une autre reçoit le public.
Traitez les besoins alimentaires dès les inscriptions et refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début. Les verres, les plateaux de service, la machine à café et les tire-bouchons sont souvent oubliés alors qu’ils sont indispensables au buffet et au bar.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée cabaret ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, la scène, le fond de scène et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour la vérification du son, surtout si plusieurs artistes utilisent des microphones.
Quand réserver les artistes pour une soirée cabaret ?: Réservez-les avant d’annoncer la soirée et idéalement 4 à 8 semaines à l’avance. Ce délai permet de confirmer leur disponibilité, leurs besoins techniques et l’ordre des passages dans le programme.
Combien de boissons prévoir pour une soirée cabaret ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un buffet. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture et gardez une réserve séparée pour la pause.
Quand envoyer les invitations et recueillir les informations alimentaires ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la soirée et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les quantités, les régimes alimentaires et l’organisation de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.