Zo organiseer je een buurtmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en vergunning; pas daarna leg je de marktindeling en het aantal kramen vast. Benader kraamhouders vroeg, registreer aanmeldingen en stuur marktregels ruim voor de dag zelf. Plan vervolgens stroom, koeling, afval en bewegwijzering, want juist die praktische zaken worden vaak te laat geregeld. De laatste week draait om bevestigen, inkopen en controleren of alle materialen, van partytenten en tafels tot bekers en verlengkabels, op locatie komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Benodigde vergunning controleren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Marktregels aan deelnemers sturen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Tafelnummers toewijzen
2 personen
10
Deelnemerslijst afronden
11
Reservering koelwagen maken
12
Afvalinzameling afspreken
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Kraamhouders herinneren
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Contant geld wisselen
19
Naamkaartjes schrijven
2 personen
20
Routeborden maken
2 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Koelboxen reinigen
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
4 personen
25
Terrein afzetten
2 personen
26
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Stroom aansluiten
2 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Infopunt inrichten
2 personen
32
Betaalpunt inrichten
2 personen
33
Koelboxen vullen
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Koffie en thee bereiden
2 personen
36
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

40
Kraamhouders ontvangen
3 personen
41
Kraamhouders naar plaats wijzen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
2 personen
43
Infopunt bemannen
2 personen
44
Betaalpunt bemannen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tafels afruimen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten tussentijds controleren
51
Voorraad controleren
52
Avondverlichting inschakelen
2 personen
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

54
Betaalpunt afsluiten
2 personen
55
Kraamhouders uitchecken
3 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Afval sorteren
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Verlichting afbreken
3 personen
61
Kramen en tenten afbreken
6 personen
62
Terrein schoonvegen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen terugbrengen
4 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Koelboxen leegmaken
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Voorraad opbergen
2 personen
69
Borg en materialen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Kraamzeilenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 18

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Portofoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Handmicrofoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Draagbare telefoonladersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 100
Schenkkannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Stoepkrijtaantal 6
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papierenhanddoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling zodra je ongeveer 70% van de kraamhouders hebt gesproken. Reserveer ruimte voor looproutes, koffie en thee, afvalpunten en eventuele stroomkabels; anders passen tafels en marktkramen op de dag zelf niet logisch.
Stuur marktregels en praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag dieetwensen en stroombehoeften meteen uit en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de markt, zodat tafelnummers en naamkaartjes nog haalbaar zijn.
Controleer stroompunten vóór je materialen huurt of verplaatst. Tel per stroompunt de verlengkabels en stekkerdozen, houd koffiezetapparaten en waterkokers uit dezelfde overbelaste aansluiting en leg oplaadbare lampen klaar voor donkere hoeken.
Regel koeling en afval niet pas op de ochtend zelf. Maak de koelboxen vooraf schoon, bevestig de koelwagen minstens een week eerder en spreek af wie afval inzamelt, waar het staat en wanneer het wordt opgehaald.
Doe de laatste terreincontrole 24 uur vooraf: weersverwachting, tenten, kraamzeilen, routeborden, houdbare voorraad en contant wisselgeld. Zet koffie, thee en servies pas op de dag zelf klaar, maar breng niet-kritische materialen al eerder naar de locatie als dat kan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en het benaderen van kraamhouders. Houd de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de markt definitief en plan de terrein- en weerscontrole 24 uur vooraf.
Heb je voor een buurtmarkt een vergunning nodig?: Dat hangt af van de locatie, omvang en gemeente. Controleer de vergunning of melding direct nadat datum en plek vaststaan, bij voorkeur 8 weken vooraf, omdat voorwaarden voor terrein, veiligheid, afval en stroom je indeling kunnen beïnvloeden.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een buurtmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur, met extra water bij warm weer. Houd koffie, thee en gekoelde dranken apart bij en gebruik koelboxen of een koelwagen als er geen vaste koeling is.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een buurtmarkt?: Stuur marktregels, aankomsttijd, tafelnummer, route en informatie over stroom uiterlijk 7 dagen vooraf. Stuur 1 tot 2 dagen voor de markt nog een korte herinnering aan alle kraamhouders met de definitieve praktische gegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.