Zo organiseer je een buurtmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en randvoorwaarden voordat je standhouders uitnodigt. Controleer vergunningen en verzekering, teken daarna het kramenplan en leg stroom, afval en sanitaire voorzieningen vast. Open vervolgens de aanmeldingen met duidelijke marktregels en verkoopvoorwaarden. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, kramennummers en een vrijwilligersindeling die ook opbouw en opruimen dekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2 personen
2
Locatie en terrein vastleggen
2 personen
3
Marktregels opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Kramenplan tekenen
2 personen
7
Stroompunten bepalen
2 personen
8
Afvalpunten bepalen
2 personen
9
Verkooppunten indelen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Verkoopvoorwaarden publiceren
13
Standhouders benaderen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Standhouders bevestigen
2 personen
17
Eetkraam reserveren
18
Sanitaire voorzieningen reserveren
19
Afvalinzameling reserveren
20
Stroomvoorziening reserveren
21
Vrijwilligers werven
2 personen
22
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
23
Standhouderslijst afronden
24
Kramennummers toewijzen
25
Bevestiging naar standhouders sturen
26
Plattegrond naar deelnemers sturen
27
Buurtbewoners herinneren
2 personen
28
Boodschappen bestellen
2 personen
29
Materialen inventariseren
2 personen
30
Tafels en stoelen reserveren
31
Contant geld regelen
32
Weersverwachting controleren
33
Standhouders opnieuw informeren
34
Koelboxen vullen
2 personen
35
Boodschappen ophalen
2 personen
36
Etiketten en prijslijsten maken
2 personen
37
Kassa’s voorbereiden
2 personen
38
Terrein controleren
2 personen
39
Leveringen aannemen
2 personen
40
Kramen opbouwen
6 personen
41
Tafels opstellen
4 personen
42
Stoelen plaatsen
3 personen
43
Stroom aansluiten
2 personen
44
Verlichting ophangen
3 personen
45
Versiering ophangen
3 personen
46
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
47
Afvalpunten inrichten
2 personen
48
Eetkraam inrichten
4 personen
49
Dranken koud zetten
2 personen
50
Koffiepunt inrichten
2 personen
51
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
52
Hapjes voorbereiden
4 personen
53
Prijslijsten ophangen
2 personen
54
Kramen aan standhouders overdragen
2 personen
55
Geluid testen
2 personen
56
Vrijwilligers instrueren
2 personen
57
Kassa’s uitgeven
2 personen
58
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

59
Bezoekers ontvangen
4 personen
60
Standhouders ondersteunen
2 personen
61
Eten serveren
4 personen
62
Koffie en thee serveren
2 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Hapjes aanvullen
2 personen
65
Kassa’s beheren
2 personen
66
Terrein schoonhouden
2 personen
67
Afvalbakken legen
2 personen
68
Toiletten controleren
69
Voorraad controleren
70
Standhouders informeren over sluiting
71
Laatste drankronde serveren
2 personen
72
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

73
Kassa’s tellen
2 personen
74
Standhouders uitchecken
2 personen
75
Marktkramen afbouwen
6 personen
76
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
77
Verlichting verwijderen
3 personen
78
Versiering verwijderen
3 personen
79
Afval verzamelen
4 personen
80
Terrein vegen
3 personen
81
Servies afwassen
3 personen
82
Koelboxen legen
2 personen
83
Restanten veilig verpakken
2 personen
84
Materialen controleren
2 personen
85
Locatie schoon opleveren
4 personen
86
Huurmaterialen retourneren
2 personen
87
Afval laten afvoeren
88
Gevonden voorwerpen registreren
89
Standhouders informeren over vondsten
90
Restvoorraad opslaan
2 personen
91
Contante opbrengst afstorten
2 personen
92
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Kassatafelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Oplaadstationsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Ovenwantenaantal 4
Koelboxen met koelelementenaantal 4
Voedselcontainersaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Snijplankmattenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 20
Kraambordenaantal 24
Prijslijstenaantal 24
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Plantenbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilniscontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Communicatie

Plattegrondenaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Infobordenaantal 4
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6
Plakbandaantal 12
Tie-wrapsaantal 300
Kabelbindersaantal 100
Schrijfplatenaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersaantal 3
Steeksleutelsaantal 2
Meetlintenaantal 3
Ducttapeaantal 6
Grondpennenaantal 40
Spanbandenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Tips

Leg het terreinplan vast voordat je deelnemers werft. Teken waar de marktkramen, verkooppunten, eetkraam, afvalpunten en sanitaire voorzieningen komen en noteer per zone de beschikbare stroompunten.
Geef standhouders een harde aanmeldtermijn, bijvoorbeeld vier weken voor de markt. Verzamel meteen contactgegevens, verkoopinformatie en eventuele dieetwensen; zo voorkom je losse wijzigingen in de laatste week.
Reserveer stroomvoorziening niet op basis van een schatting. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten, warmhoudbakken en inductiekookplaten per kraam op en plan verlengkabels, stekkerdozen en stroomhaspels met voldoende bereik.
Maak de standhouderslijst uiterlijk één week vooraf definitief. Wijs dan kramennummers toe en stuur één bevestiging met aankomsttijd, plek, marktregels en verkoopvoorwaarden.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur en bezet minstens de ontvangst, publieksinformatie en opruimcoördinatie. Leg portofoons of mobiele telefoons klaar, zodat problemen met stroom, afval of een ontbrekende kraam snel worden doorgegeven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtmarkt organiseren?: Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Open de aanmeldingen daarna ongeveer zes weken voor de markt en sluit ze uiterlijk vier weken vooraf.
Wanneer moet je standhouders voor een buurtmarkt uitnodigen?: Benader standhouders zodra locatie, datum en marktregels vaststaan, meestal zes tot acht weken vooraf. Geef een duidelijke sluitingsdatum en bevestig de definitieve deelnemers uiterlijk één week voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtmarkt?: Reken op minimaal één coördinator plus één vrijwilliger per actieve zone, zoals ontvangst, publieksinformatie en opruimen. Plan voor opbouw en afbouw aparte bezetting, zodat de markt niet zonder aanspreekpunt komt te zitten.
Wanneer regel je stroom en afval voor een buurtmarkt?: Reserveer stroomvoorziening en afvalinzameling zodra het terreinplan en het aantal kramen bekend zijn, bij voorkeur zes weken vooraf. Controleer één week voor de markt per kraam het stroomgebruik en de plaats van de afvalpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.