Een burgercongres organiseren: zo pak je het aan

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je sprekers of promotie regelt. Reserveer daarna de locatie en leg vast welke zaalopstelling, techniek en catering nodig zijn. Werk met één planning voor aanmeldingen, dieetwensen, presentaties en vrijwilligers, zodat informatie niet verspreid raakt. In de laatste week controleer je vooral de deelnemerslijst, naambadges, route, materialen en de ontvangst. Op de dag zelf draait alles om een rustige start: zaal openen, techniek testen en registratie klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersprogramma bevestigen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers inplannen
2 personen
11
Techniek reserveren
12
Catering bestellen
2 personen
13
Programma online publiceren
14
Naambadges ontwerpen
15
Naambadges en lijsten printen
2 personen
16
Presentaties verzamelen
17
Deelnemerslijst actualiseren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Sprekersbriefing versturen
22
Route en ontvangstbord printen
23
Zaal openen
2 personen
24
Zaal en foyer controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
26
Registratiebalie inrichten
3 personen
27
Naambadges klaarleggen
2 personen
28
Podiumtafel klaarzetten
3 personen
29
Projector en scherm plaatsen
2 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Presentaties testen
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Buffet en pauzetafels inrichten
4 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

39
Registratiebalie bemensen
3 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Programma toelichten
42
Openingswoord verzorgen
43
Sprekers begeleiden
2 personen
44
Presentaties ondersteunen
2 personen
45
Microfoons beheren
2 personen
46
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
51
Afval tijdens pauzes verzamelen
2 personen
52
Werkgroepen begeleiden
6 personen
53
Werkvormmaterialen uitdelen
3 personen
54
Aantekeningen verzamelen
3 personen
55
Dinerbuffet opbouwen
5 personen
56
Dinerbuffet serveren
5 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Slotdebat begeleiden
2 personen
60
Afsluiting verzorgen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
62
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Buffet afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
67
Afval afvoeren
3 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Toiletten controleren
2 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Techniek retourneren
2 personen
72
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
73
Sprekersbestanden archiveren
74
Bedankbericht versturen
75
Deelnemersinformatie opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 18
Podiumtafelaantal 2
Krukkenaantal 6
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Tangenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 6
Flip-overstiftenaantal 24
Geluidsrecordersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumachterdoek
Congresbanneraantal 2
Naamkaarthoudersaantal 120
Pennenbakjesaantal 18
Plantdecoratieaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en bevestig sprekers met een duidelijke deadline. Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op, zodat je de laptop, beamer en het projectiescherm kunt testen.
Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en programma rond zijn. Verwerk aanmeldingen minimaal wekelijks en sluit de lijst met dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het congres.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per dag. Zorg bij de ontvangst voor minstens 2 mensen: één voor registratie en één voor routevragen of late wijzigingen.
Controleer de zaalopstelling op basis van het programma. Een congres met plenaire bijdragen en gesprekken vraagt naast congresstoelen ook een podiumtafel, registratietafel en voldoende loopruimte naar koffie en garderobe.
Maak op de laatste werkdag één fysieke controlelijst voor spullen en documenten. Controleer onder meer microfoons, speakers, koffiezetapparaten, thermoskannen, naambadges, deelnemerslijsten en ontvangstborden voordat de zaal opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een burgercongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over om een locatie te reserveren, sprekers te bevestigen, promotie te publiceren en aanmeldingen te verwerken.
Wanneer moet ik sprekers voor een burgercongres benaderen?: Benader sprekers ongeveer 8 weken voor de congresdatum. Bevestig het programma uiterlijk 4 weken vooraf en vraag hun presentatie minimaal 3 dagen voor het congres op.
Wanneer bestel je catering voor een burgercongres?: Geef de catering een voorlopige opdracht zodra de locatie en verwachte groepsgrootte bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het congres.
Hoe laat moet je een burgercongres opbouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de start van het congres voor zaalopstelling, registratie en techniek. Open de zaal eerst, controleer daarna tafels en stoelen, test microfoons en beamer en zet koffie- en ontvangstpunten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.