Einen Bürgerkongress organisieren: der richtige Ablauf

Ein Bürgerkongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Termin, Programm und Saal fest, danach bestätigst du Referenten und öffnest die Anmeldung. Später folgen Werbung, Teilnehmerverwaltung, Technik, Catering und Helferplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen funktionierenden Empfang, vollständige Präsentationen und einen kontrollierten Saalaufbau. Dieser Ablauf zeigt dir, wann du welche Entscheidung treffen solltest und was häufig erst in letzter Minute auffällt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Sprecherprogramm bestätigen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung veröffentlichen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einplanen
2 Personen
11
Technik reservieren
12
Catering bestellen
2 Personen
13
Programm online veröffentlichen
14
Namensschilder gestalten
15
Namensschilder und Listen drucken
2 Personen
16
Präsentationen sammeln
17
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
21
Sprecherbriefing versenden
22
Route und Empfangsschild drucken
23
Saal öffnen
2 Personen
24
Saal und Foyer kontrollieren
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
26
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
27
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
28
Podiumstisch aufstellen
3 Personen
29
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
30
Mikrofone anschließen
2 Personen
31
Beschallungsanlage testen
2 Personen
32
Präsentationen testen
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Buffet und Pausentische einrichten
4 Personen
38
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

39
Registrierungsdesk besetzen
3 Personen
40
Teilnehmende empfangen
4 Personen
41
Programm vorstellen
42
Eröffnungsrede halten
43
Redner betreuen
2 Personen
44
Präsentationen unterstützen
2 Personen
45
Mikrofone verwalten
2 Personen
46
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
51
Abfall während der Pausen sammeln
2 Personen
52
Arbeitsgruppen begleiten
6 Personen
53
Materialien für die Arbeitsformen verteilen
3 Personen
54
Notizen sammeln
3 Personen
55
Dinnerbuffet aufbauen
5 Personen
56
Abendbuffet servieren
5 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Abschlussdebatte moderieren
2 Personen
60
Abschluss organisieren
61
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
62
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
4 Personen
65
Buffet abbauen
4 Personen
66
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
67
Abfall entsorgen
3 Personen
68
Saal reinigen
4 Personen
69
Toiletten kontrollieren
2 Personen
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Technik zurückbringen
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
73
Sprecherdaten archivieren
74
Dankesnachricht versenden
75
Teilnehmerinformationen nachverfolgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
KlappischeAnz. 18
PodiumstischAnz. 2
HockerAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
SchälchenAnz. 20
ZangenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-MarkerAnz. 24
TonaufnahmegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
Bühnenhintergrund
KongressbannerAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 120
StiftehalterAnz. 18
PflanzendekorationAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Programm und Veranstaltungsort früh gemeinsam fest. Reserviere den Saal, bevor du Referenten einlädst oder Einladungen verschickst, und plane zusätzlich Zeit für Aufbau und Abbau ein.
Bestätige das Sprecherprogramm schriftlich und verschicke ein Briefing spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Bitte dabei um Präsentationen, Ankunftszeit und technische Anforderungen.
Richte die Anmeldung ein, bevor die Werbung startet. Erfasse neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche.
Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone und Lautsprecher sollten vorab reserviert und am Vortag auf Anschlüsse und Ton getestet werden.
Plane den Empfang mit Registrierungstisch, Namensschildern und Listen. Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vorher, kontrolliere Foyer und Sitzordnung und stelle Kaffee, Wasser und Catering rechtzeitig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bürgerkongress organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Programm, Saal und die ersten Referenten feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Bürgerkongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerungsmail 7 bis 10 Tage vorher hilft, Zu- und Absagen zu aktualisieren.
Wie viele Helfer braucht man für einen Bürgerkongress?: Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 für Technik und 1 für die Betreuung der Referenten ein. Bei mehr als 100 Teilnehmenden sind 4 bis 6 Helfer realistischer.
Wann muss das Catering bestellt werden?: Bestelle das Catering spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Kongress. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Tage vorher weitergeben.

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