Comment organiser un congrès citoyen sans perdre le fil
Un congrès citoyen repose sur une séquence claire : cadrer la journée, sécuriser les intervenants, ouvrir les inscriptions, puis préparer l’accueil et la technique. Commencez par la date, le programme et la salle avant de communiquer. Prévoyez ensuite le suivi des participants, les besoins alimentaires et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier les supports, les badges, le matériel et le déroulement réel de la journée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et la salle
- 3
Contacter les intervenants
2 personnes
- 4
Confirmer le programme des intervenants
2 personnes
- 5
Créer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 11
Réserver la technique
- 12
Commander le catering
2 personnes
- 13
Publier le programme en ligne
- 14
Créer les badges nominatifs
- 15
Imprimer les badges nominatifs et les listes
2 personnes
- 16
Rassembler les présentations
- 17
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Rassembler le matériel
3 personnes
- 21
Envoyer le briefing des intervenants
- 22
Imprimer l’itinéraire et le panneau d’accueil
- 23
Ouvrir la salle
2 personnes
- 24
Vérifier la salle et le foyer
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 26
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
- 27
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 28
Installer la table de scène
3 personnes
- 29
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
- 30
Brancher les microphones
2 personnes
- 31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 32
Tester les présentations
2 personnes
- 33
Installer la signalétique
2 personnes
- 34
Préparer le café et le thé
3 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Préparer les en-cas
4 personnes
- 37
Installer le buffet et les tables de pause
4 personnes
- 38
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 39
Tenir le guichet d’inscription
3 personnes
- 40
Accueillir les participants
4 personnes
- 41
Présenter le programme
- 42
Faire le discours d’ouverture
- 43
Accompagner les intervenants
2 personnes
- 44
Soutenir les présentations
2 personnes
- 45
Gérer les micros
2 personnes
- 46
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
- 47
Servir le café et le thé
3 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 50
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
- 51
Collecter les déchets pendant les pauses
2 personnes
- 52
Encadrer les groupes de travail
6 personnes
- 53
Distribuer le matériel d’animation
3 personnes
- 54
Rassembler les notes
3 personnes
- 55
Installer le buffet du dîner
5 personnes
- 56
Servir le buffet du dîner
5 personnes
- 57
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 59
Animer le débat de clôture
2 personnes
- 60
Assurer la clôture
- 61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
- 62
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Suivi
- 63
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 64
Faire la vaisselle
4 personnes
- 65
Démonter le buffet
4 personnes
- 66
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
- 67
Évacuer les déchets
3 personnes
- 68
Nettoyer la salle
4 personnes
- 69
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 70
Fermer le lieu
2 personnes
- 71
Retourner le matériel technique
2 personnes
- 72
Ranger le matériel restant
2 personnes
- 73
Archiver les fichiers des intervenants
- 74
Envoyer un message de remerciement
- 75
Suivi des informations des participants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises de conférenceqté 120
- Tables pliantesqté 18
- Table de scèneqté 2
- Tabouretsqté 6
- Table d'inscriptionqté 2
- Tables de buffetqté 6
- Porte-manteauxqté 4
- Glacièresqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 150
- Assiettes de dînerqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Petits bolsqté 20
- Pincesqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Câbles HDMIqté 3
- Cliqueur de présentationqté 2
- Chevaletsqté 6
- Feutres pour paperboardqté 24
- Enregistreurs audioqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Clés USBqté 4
Décoration
- Nappesqté 18
- Fond de scène
- Bannière de congrèsqté 2
- Porte-nomsqté 120
- Pots à stylosqté 18
- Décoration végétaleqté 8
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Poubellesqté 10
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le programme et la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge pour confirmer les horaires de chaque intervenant et éviter un programme impossible à tenir.
- Contactez les intervenants tôt et demandez leurs supports au plus tard quelques jours avant le congrès. Vous pourrez ainsi tester les présentations sur l’ordinateur et vérifier la compatibilité avec le vidéoprojecteur.
- Fermez les inscriptions avec une date limite claire, puis mettez à jour la liste des participants régulièrement. Utilisez cette liste pour les badges, les besoins alimentaires et le nombre de repas à commander.
- Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur une présence générale. Prévoyez au minimum des personnes pour l’inscription, l’orientation, la salle et les imprévus techniques.
- Faites une vérification complète de la salle avant l’ouverture : disposition des chaises et tables, accueil, vestiaire, buffet, microphones, haut-parleurs et projection. Imprimez aussi l’itinéraire, le panneau d’accueil, les listes et les badges avant le jour J.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un congrès citoyen ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer le programme, réserver la salle, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications et non pour les décisions principales.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un congrès citoyen ?
- Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Une relance 10 à 14 jours avant aide à finaliser les inscriptions.
- Quand commander le catering d’un congrès citoyen ?
- Passez la commande après la clôture ou la première stabilisation des inscriptions, généralement 7 à 10 jours avant le congrès. Ajoutez les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire et vérifiez les quantités la veille.
- Que faut-il vérifier la veille d’un congrès citoyen ?
- Contrôlez les supports des intervenants, la liste des participants, les badges, les impressions, le matériel technique et les besoins alimentaires. Faites aussi confirmer les horaires d’arrivée des intervenants et des bénévoles au plus tard la veille.
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