Zo organiseer je een bubble run

Een bubble run organiseren begint niet bij de bubbelmachines, maar bij een haalbaar parcours en een veilige doorstroming. Leg eerst datum, start- en finishlocatie, deelnemerslimiet en vergunningen vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, materiaal en de veiligheidsorganisatie in een vaste volgorde. Denk vooral vooruit aan stroomvoorziening, verkeersafzettingen, EHBO en de informatie die deelnemers vóór de start nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verzekering controleren
5
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startnummers bestellen
13
Medaillebestelling plaatsen
14
Bubbelmachines reserveren
15
Verkeersplan uitwerken
2 personen
16
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
EHBO-bezetting vastleggen
19
Draaiboek afdrukken
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Weersverwachting controleren
22
Noodcontacten verzamelen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Medaillelinten controleren
2 personen
25
Bubbelvloeistof klaarzetten
2 personen
26
Materialen ophalen
3 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Routebordjes voorbereiden
2 personen
30
Startpakketten samenstellen
4 personen

Event

31
Terrein inspecteren
3 personen
32
Afzettingen plaatsen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
EHBO-post inrichten
2 personen
37
Bubbelmachines plaatsen
3 personen
38
Bubbelmachines testen
3 personen
39
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
40
Routebordjes uitzetten
4 personen
41
Waterpunten inrichten
3 personen
42
Muziek en microfoon testen
2 personen
43
Catering klaarzetten
3 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen
45
Deelnemers ontvangen
6 personen
46
Startnummers uitdelen
4 personen
47
Laatste parcourscontrole uitvoeren
3 personen
48
Warming-up begeleiden
2 personen
49
Startsein geven
2 personen
50
Parcoursposten bemannen
10 personen
51
Deelnemers begeleiden
6 personen
52
Bubbelmachines bedienen
4 personen
53
Water uitdelen
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Medaille-uitgifte bemannen
3 personen
57
Fotopunt bemannen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Finishgebied begeleiden
4 personen
60
Vrije inloop begeleiden
3 personen
61
Licht en muziek bedienen
2 personen
62
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen
63
Bubbelmachines uitschakelen
3 personen

Nazorg

64
Parcours afzetten verwijderen
4 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Bubbelvloeistof en materiaal tellen
2 personen
71
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
72
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 5
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 8
Startboog
Finishboog
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishermedaillesaantal 180
Routebordjesaantal 25
Pionnenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Handstopwatchesaantal 4
Startpistool
Sporttassenaantal 6

Apparatuur

Bubbelmachinesaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Koelboxenaantal 6
Oplaadbare bouwlampenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Waterketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Waterdispensersaantal 4

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vast vóór je inschrijvingen opent. Controleer kruisingen, smalle doorgangen en gladde ondergrond en bepaal waar routebordjes, pionnen, verkeerskegels en dranghekken komen.
Reserveer bubbelmachines en stroommateriaal vroeg. Tel per machine de benodigde verlengkabels, kabelhaspels en stekkerdozen mee en test de opstelling minimaal 1 dag vooraf.
Plan vrijwilligers per post en per tijdsblok. Zet bij elke kruising, de start, de finish en de bubbelzones een verantwoordelijke en zorg dat iedereen het draaiboek en noodcontacten heeft.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de bubble run. Vermeld starttijd, verzamelplek, parcours, kledingadvies, bereikbaarheid, veiligheidsregels en wat deelnemers met dieetwensen moeten doorgeven.
Maak de wedstrijddag logistiek in blokken. Sorteer startnummers vooraf, leg medailles klaar bij de finish en plan minstens 60 minuten voor de start voor opbouw, geluidstest, bubbelmachines en een laatste veiligheidsronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bubble run organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor vergunningen en meldingen, het reserveren van start- en finishlocaties, het vastleggen van EHBO en verkeersbegeleiding en het openen van de inschrijvingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bubble run?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per bemande kruising of routepost, plus een coördinator, startteam, finishteam en materiaalploeg. Tel daar 2 tot 4 mensen bij op als reserve voor pauzes, uitval en onverwachte situaties.
Wanneer bestel je startnummers en medailles voor een bubble run?: Bestel startnummers en medailles zodra de deelnemerslimiet en inschrijvingsperiode vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het evenement. Controleer de aantallen opnieuw zodra de inschrijving sluit en houd enkele exemplaren achter de hand.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bubble run?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Spreek vooraf af bij welke omstandigheden je het parcours aanpast, de bubbelmachines tijdelijk uitschakelt of de start uitstelt, en communiceer dat besluit direct met deelnemers en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.