Bubble Run organisieren: So planst du den Lauf Schritt für Schritt

Bei einem Bubble Run müssen Strecke, Start und Ziel früh feststehen, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Helferplanung und die Bestellung von Startnummern und Medaillen. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Seifenblasenmaschinen, Strom, Lautsprecher und Sicherheitsmaterial wirklich einsatzbereit sind. Dieser Ablauf zeigt dir, was du zuerst erledigst und welche Details am Veranstaltungstag häufig zu spät kommen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Versicherung prüfen
5
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Sponsoren ansprechen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Startnummern bestellen
13
Medaillenbestellung aufgeben
14
Seifenblasenmaschinen reservieren
15
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
16
Parcours auf Sicherheit prüfen
3 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Ersthelfer-Besetzung festlegen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Teilnehmerinformationen versenden
21
Wettervorhersage prüfen
22
Notfallkontakte sammeln
23
Startnummern sortieren
2 Personen
24
Medaillenbänder prüfen
2 Personen
25
Seifenblasenflüssigkeit bereitstellen
2 Personen
26
Materialien abholen
3 Personen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
30
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen

Event

31
Gelände inspizieren
3 Personen
32
Absperrungen aufstellen
4 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
36
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
37
Bubble-Maschinen aufstellen
3 Personen
38
Seifenblasenmaschinen testen
3 Personen
39
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
40
Wegweiser aufstellen
4 Personen
41
Wasserstellen einrichten
3 Personen
42
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
43
Catering bereitstellen
3 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen
45
Teilnehmende empfangen
6 Personen
46
Startnummern ausgeben
4 Personen
47
Letzte Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
48
Aufwärmen betreuen
2 Personen
49
Startsignal geben
2 Personen
50
Streckenposten besetzen
10 Personen
51
Teilnehmende betreuen
6 Personen
52
Seifenblasenmaschinen bedienen
4 Personen
53
Wasser verteilen
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Medaillenvergabe besetzen
3 Personen
57
Fotopunkt betreuen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Zielbereich betreuen
4 Personen
60
Freien Einlass betreuen
3 Personen
61
Licht und Musik bedienen
2 Personen
62
Letzte Teilnehmer verabschieden
3 Personen
63
Seifenblasenmaschinen ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

64
Absperrungen der Strecke entfernen
4 Personen
65
Möbel abbauen
4 Personen
66
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Gelände reinigen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Seifenblasenflüssigkeit und Material zählen
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
72
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
73
Restbestand einlagern
2 Personen
74
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 5
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 8
Startbogen
Zielbogen
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
SicherheitsnadelnAnz. 400
FinishermedaillenAnz. 180
WegweiserAnz. 25
KegelAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 8
HandstoppuhrenAnz. 4
Startpistole
SporttaschenAnz. 6

Ausstattung

SeifenblasenmaschinenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mischpult
KühlboxenAnz. 6
Wiederaufladbare BaustrahlerAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

WasserkesselAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
WasserspenderAnz. 4

Reinigung

AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe anschließend sofort, ob du Meldungen, Genehmigungen, Verkehrsregelung und eine Versicherung brauchst.
Öffne die Anmeldung erst, wenn das Teilnehmerlimit und die wichtigsten Streckeninformationen feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte, statt diese Daten erst am Veranstaltungstag einzusammeln.
Plane pro 25 bis 40 Teilnehmende mindestens eine eingeteilte Helferin oder einen Helfer für Strecke, Anmeldung und Zielbereich ein. Die Ersthelfer-Besetzung sollte spätestens 2 Wochen vorher namentlich feststehen.
Teste Seifenblasenmaschinen, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam. Lege Seifenblasenflüssigkeit, Powerbanks und wiederaufladbare Baustrahler nicht erst beim Aufbau bereit.
Sortiere Startnummern, Sicherheitsnadeln, Medaillen und Medaillenbänder am Vortag nach Startbereich oder Laufgruppe. Drucke außerdem das Ablaufskript aus und verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 48 Stunden vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Bubble Run organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Strecke, Start- und Zielort, Genehmigungen und Versicherung brauchen meist mehr Vorlauf als die eigentliche Ausstattung.
Wie viele Helfer braucht man für einen Bubble Run?: Plane mindestens eine Helferin oder einen Helfer je 25 bis 40 Teilnehmende ein, zusätzlich zur Ersthelfer-Besetzung. Bei Kreuzungen, mehreren Blasenstationen oder einem langen Parcours brauchst du weitere Personen an den Streckenpunkten.
Wann muss man Startnummern und Medaillen bestellen?: Bestelle Startnummern und Finishermedaillen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Bubble Run. So bleibt Zeit für die Teilnehmerzahl, Nachbestellungen und eine Kontrolle der Medaillenbänder.
Was muss am Tag vor dem Bubble Run vorbereitet werden?: Sortiere Startnummern und Sicherheitsnadeln, prüfe Medaillen, Wegweiser und Absperrmaterial und stelle die Seifenblasenflüssigkeit bereit. Kontrolliere außerdem Wettervorhersage, Notfallkontakte und die Stromversorgung spätestens am Vorabend.

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