Organiser une bubble run sans rien oublier

Une bubble run se prépare d’abord comme une course, puis comme une animation de parcours. Commencez par fixer la date, le trajet et la capacité maximale avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les secours et l’alimentation électrique des machines à bulles doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, chaque zone doit avoir un responsable : départ, arrivée, ravitaillement, circulation et assistance aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Vérifier l’assurance
5
Définir la limite de participants
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Commander les dossards
13
Passer la commande des médailles
14
Réserver les machines à bulles
15
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
16
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Assurer la présence des secours
19
Imprimer le déroulé
20
Envoyer les informations aux participants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Recueillir les contacts d'urgence
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Vérifier les rubans des médailles
2 personnes
25
Préparer le liquide à bulles
2 personnes
26
Récupérer le matériel
3 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
30
Composer les kits de démarrage
4 personnes

Événement

31
Inspecter le site
3 personnes
32
Installer les barrières
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Installer les machines à bulles
3 personnes
38
Tester les machines à bulles
3 personnes
39
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
41
Installer des points d'eau
3 personnes
42
Tester la musique et le micro
2 personnes
43
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes
45
Accueillir les participants
6 personnes
46
Distribuer les dossards
4 personnes
47
Effectuer le dernier contrôle du parcours
3 personnes
48
Animer l'échauffement
2 personnes
49
Donner le signal de départ
2 personnes
50
Tenir les postes du parcours
10 personnes
51
Accompagner les participants
6 personnes
52
Faire fonctionner les machines à bulles
4 personnes
53
Distribuer de l'eau
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Assurer la remise des médailles
3 personnes
57
Tenir le stand photo
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Encadrer la zone d’arrivée
4 personnes
60
Encadrer l’accueil libre
3 personnes
61
Gérer la lumière et la musique
2 personnes
62
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes
63
Éteindre les machines à bulles
3 personnes

Suivi

64
Retirer les balisages du parcours
4 personnes
65
Démonter le mobilier
4 personnes
66
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Compter le liquide à bulles et le matériel
2 personnes
71
Rendre les objets empruntés
2 personnes
72
Retourner le matériel loué
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 5
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 8
Arche de départ
Arche d'arrivée
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Panneaux d’orientationqté 25
Cônesqté 40
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Chronomètres manuelsqté 4
Pistolet de départ
Sacs de sportqté 6

Équipement

Machines à bullesqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Table de mixage
Glacièresqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 24
Distributeurs d'eauqté 4

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Balais à mainqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : vérifiez les déclarations nécessaires, les traversées de routes et la sécurité de chaque portion avant de réserver les machines à bulles.
Fixez une limite de participants avant de publier l’inscription. Elle dépend notamment de la largeur du parcours, du nombre de bénévoles et de la capacité du départ et de l’arrivée.
Prévoyez au moins 1 bénévole pour 20 à 30 participants sur les zones sensibles, et désignez un responsable pour chaque poste : accueil, balisage, circulation, secours et arrivée.
Testez l’installation électrique au moins 1 jour avant la course. Les machines à bulles, enceintes et éclairages nécessitent des rallonges, multiprises et batteries de secours adaptées au parcours.
Envoyez les consignes aux inscrits 3 à 5 jours avant l’événement : heure de retrait du dossard, point de départ, tenue conseillée, contacts d’urgence et conduite à tenir en cas de météo défavorable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bubble run ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver le lieu et les machines à bulles, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Combien de machines à bulles faut-il pour une bubble run ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et de l’effet recherché. Prévoyez au minimum une machine par zone d’animation, puis vérifiez la puissance électrique, les rallonges et la quantité de liquide nécessaire au moins 2 semaines avant.
Combien de bénévoles faut-il pour une bubble run ?: Comptez environ 1 bénévole pour 20 à 30 participants, en ajoutant des personnes dédiées aux secours, à la circulation et à l’arrivée. Pour une course de 100 participants, prévoyez donc au moins 4 à 6 bénévoles opérationnels.
Que faut-il envoyer aux participants avant une bubble run ?: Envoyez un message complet 3 à 5 jours avant, puis un rappel la veille. Indiquez les horaires, le parcours, le retrait des dossards, les contacts d’urgence, les vêtements adaptés et les changements éventuels liés à la météo.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.