Zo organiseer je een bruiloftsgala zonder last-minute stress

Begin een bruiloftsgala niet met de versiering, maar met het aantal gasten, de locatie en de gewenste volgorde van de avond. Daarna leg je catering, muziek en zitplaatsen vast, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen, servies en glazen nodig zijn. Verzamel dieetwensen vroeg en bevestig leveringen voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf werk je met een draaiboek: eerst ruimtes en meubilair, daarna tafellinnen, servies, buffet en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
7
Cateringmenu vastleggen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Muziekprogramma samenstellen
10
Tafelschikking maken
2 personen
11
Naamkaartjes ontwerpen
12
Naamkaartjes printen
13
Draaiboek afdrukken
14
Leveringen bevestigen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Verse producten ophalen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimtes controleren
2 personen
21
Meubilair plaatsen
4 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
4 personen
24
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
25
Servies klaarzetten
3 personen
26
Bestek klaarleggen
2 personen
27
Glazen klaarzetten
2 personen
28
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
29
Decoratie uitpakken
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bloemstukken plaatsen
2 personen
32
Verlichting installeren
2 personen
33
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
34
Muziek testen
2 personen
35
Buffet opbouwen
4 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Desserttafel inrichten
2 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Bar inrichten
3 personen
40
Toiletten controleren
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Garderobe inrichten
2 personen
43
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
44
Cateringbriefing geven
3 personen
45
Personeelsmaaltijd klaarzetten
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Garderobe beheren
2 personen
49
Aperitiefhapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Tafels afruimen
4 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Taart aansnijden
2 personen
57
Taart serveren
3 personen
58
Dansvloer vrijmaken
2 personen
59
Avondhapjes serveren
3 personen
60
Glazen ophalen
3 personen
61
Garderobe afronden
2 personen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Restanten veilig verpakken
3 personen
64
Buffet afbreken
3 personen
65
Bar afbouwen
3 personen
66
Servies verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Meubilair afbreken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Verlichting afbouwen
2 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Koelboxen legen
2 personen
75
Voorraad tellen
2 personen
76
Geleende spullen sorteren
2 personen
77
Spullen retourneren
2 personen
78
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafellinnenaantal 14
Stoelhoezenaantal 90

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100

Keuken

Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Buffetwarmersaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Taartmes
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelcontainersaantal 2

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Kandelaarsaantal 20
Tafelnummersaantal 10
Naamkaartjesaantal 90
Welkomstbord
Fotowand
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 8
LED-kaarsenaantal 40
Servetringenaantal 90
Gastenboek
Pennenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonladersaantal 4

Verlichting

Lichtkettingenaantal 8
LED-spotsaantal 6
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk twee weken voor het gala. Gebruik dat aantal voor de catering, de tafelschikking, naamkaartjes en de berekening van borden, glazen en stoelen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve overzicht uiterlijk zeven dagen voor het gala aan de cateraar of keuken door. Zo voorkom je dat speciale maaltijden pas tijdens het diner worden geregeld.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: locatie openen en ruimtes controleren, meubilair plaatsen, tafels en stoelen opstellen, daarna tafellinnen en servies klaarzetten. Reserveer minimaal drie uur voor deze opbouw.
Koel dranken niet pas bij aankomst. Zet water, wijn en champagne enkele uren vooraf koud en controleer of er genoeg waterglazen, wijnglazen en champagneglazen klaarstaan voor alle gasten plus een kleine reserve.
Bevestig alle leveringen uiterlijk 48 uur vooraf en houd het afgedrukte draaiboek bij de ingang. Noteer daarin ook wanneer buffetwarmers, koffiezetapparaten en thermoskannen nodig zijn, zodat de maaltijd en koffie niet op elkaar wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bruiloftsgala organiseren?: Begin minimaal zes maanden vooraf met de gastenlijst, locatie en catering. Verstuur uitnodigingen doorgaans acht tot twaalf weken voor het gala en maak de definitieve gastenlijst ongeveer twee weken vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bruiloftsgala?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer acht tot twaalf weken voor het gala. Vraag een uiterste aanmelddatum die minstens vier weken voor de feestavond ligt, zodat dieetwensen, catering en tafelschikking op tijd vaststaan.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bruiloftsgala?: Plan minimaal drie uur voor een gala met tafels, stoelen, tafellinnen, servies, buffet en garderobe. Voeg extra tijd toe als leveringen op dezelfde dag komen of als de locatie nog gecontroleerd en ingericht moet worden.
Wanneer maak je de tafelschikking en naamkaartjes?: Maak een voorlopige tafelschikking zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg die definitief vast ongeveer twee weken voor het gala. Print de naamkaartjes pas na de laatste controle van de gastenlijst, bij voorkeur vijf tot zeven dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.