Comment organiser un gala de mariage sans rien oublier

Un gala de mariage se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et les réservations, puis le repas, la musique et la disposition de la salle. Prévoyez du temps pour traiter les réponses, recueillir les allergies et finaliser le plan de table. Les dernières 48 heures servent surtout aux achats frais, aux livraisons et au refroidissement des boissons. Le jour même, commencez par vérifier les espaces avant d’installer le mobilier, les tables, les chaises et la vaisselle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
7
Valider le menu du traiteur
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Établir le programme musical
10
Établir le plan de table
2 personnes
11
Concevoir les badges nominatifs
12
Imprimer les badges nominatifs
13
Imprimer le déroulé
14
Confirmer les livraisons
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les produits frais
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Vérifier les espaces
2 personnes
21
Installer le mobilier
4 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer le linge de table
3 personnes
25
Préparer la vaisselle
3 personnes
26
Préparer les couverts
2 personnes
27
Préparer les verres
2 personnes
28
Placer les badges nominatifs
2 personnes
29
Déballer la décoration
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Placer les compositions florales
2 personnes
32
Installer l'éclairage
2 personnes
33
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
34
Tester la musique
2 personnes
35
Monter le buffet
4 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Aménager la table des desserts
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Aménager le bar
3 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Préparer la table d’accueil
2 personnes
44
Faire le briefing traiteur
3 personnes
45
Préparer le repas du personnel
2 personnes

Événement

46
Accueillir les invités
4 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
48
Gérer le vestiaire
2 personnes
49
Servir les amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ouvrir le buffet
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Dégager les tables
4 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Couper le gâteau
2 personnes
57
Servir le gâteau
3 personnes
58
Dégager la piste de danse
2 personnes
59
Servir les en-cas du soir
3 personnes
60
Récupérer les verres
3 personnes
61
Finaliser le vestiaire
2 personnes
62
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

63
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Démonter le bar
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Démonter le mobilier
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Vider les glacières
2 personnes
75
Compter le stock
2 personnes
76
Trier les objets empruntés
2 personnes
77
Retourner les articles
2 personnes
78
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Cintres de vestiaireqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Housses de chaiseqté 90

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100

Cuisine

Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Chauffe-platsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pelles à gâteauqté 2
Couteau à gâteau
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 2

Décoration

Compositions floralesqté 12
Chandeliersqté 20
Numéros de tableqté 10
Badges nominatifsqté 90
Panneau d’accueil
Mur photo
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Bougies LEDqté 40
Ronds de servietteqté 90
Livre d’or
Stylosqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lanternesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite de réponse sur les invitations, puis gardez quelques jours pour relancer les absents avant d’établir la liste définitive des invités.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires avant de valider le menu du traiteur. Transmettez une liste consolidée plutôt que des réponses reçues séparément.
Finalisez le plan de table après les dernières inscriptions, puis imprimez les badges nominatifs et le déroulé au moins 24 heures avant l’ouverture de la salle.
Confirmez chaque livraison la veille et vérifiez les quantités de tables, chaises, nappes, verres et couverts avant de faire les courses complémentaires.
Ouvrez le lieu assez tôt le jour du gala pour contrôler les espaces avant l’installation. Prévoyez ensuite un temps distinct pour refroidir les boissons et préparer la vaisselle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un gala de mariage ?: Envoyez-les plusieurs semaines avant le gala afin de laisser le temps de répondre et de signaler les besoins alimentaires. Fixez une date limite de réponse au moins 2 à 3 semaines avant l’événement.
Quand finaliser le plan de table d’un mariage ?: Finalisez-le après la clôture des inscriptions et la validation de la liste définitive des invités. Imprimez les badges nominatifs au moins 24 heures avant l’installation.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de gala ?: Réservez au minimum 3 heures pour vérifier les espaces, installer les tables, les chaises, le linge de table et la vaisselle. Ajoutez du temps si les livraisons arrivent le même jour.
Quand refroidir les boissons pour un gala de mariage ?: Refroidissez-les le jour précédent lorsque c’est possible, puis contrôlez la température quelques heures avant l’arrivée des invités. Les produits frais se récupèrent plutôt le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.