Cómo organizar un gala de boda sin perder el control

Un gala de boda se organiza mejor por fases: primero se cierra la lista de invitados, después el menú, las reservas y el programa, y al final se coordina la compra y el montaje. El número definitivo de asistentes condiciona las mesas, las sillas, la vajilla y las bebidas. Reserva tiempo para confirmar entregas y recoger los productos frescos, porque suelen ser los puntos que más se retrasan. El día del evento, trabaja con un horario impreso y asigna responsables para cada espacio.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
7
Fijar el menú de catering
2 personas
8
Hacer reservas
9
Preparar el programa musical
10
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
11
Diseñar tarjetas de nombre
12
Imprimir etiquetas con nombres
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Confirmar entregas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Recoger productos frescos
2 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Abrir la ubicación
2 personas
20
Comprobar los espacios
2 personas
21
Colocar el mobiliario
4 personas
22
Montar mesas
4 personas
23
Colocar las sillas
4 personas
24
Colocar el mantel
3 personas
25
Preparar la vajilla
3 personas
26
Colocar los cubiertos
2 personas
27
Preparar los vasos
2 personas
28
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
29
Desembalar la decoración
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colocar arreglos florales
2 personas
32
Instalar la iluminación
2 personas
33
Conectar el equipo de música
2 personas
34
Probar la música
2 personas
35
Montar el buffet
4 personas
36
Preparar aperitivos
4 personas
37
Montar la mesa de postres
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Montar la barra
3 personas
40
Comprobar los baños
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Montar el guardarropa
2 personas
43
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
44
Dar la reunión informativa de catering
3 personas
45
Preparar la comida del personal
2 personas

Evento

46
Recibir a los invitados
4 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
48
Gestionar el guardarropa
2 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Abrir el buffet
2 personas
52
Reponer el bufé
3 personas
53
Servir comidas especiales
2 personas
54
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
55
Servir café y té
3 personas
56
Cortar la tarta
2 personas
57
Servir la tarta
3 personas
58
Despejar la pista de baile
2 personas
59
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
60
Recoger los vasos
3 personas
61
Terminar el guardarropa
2 personas
62
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

63
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
64
Desmontar el bufé
3 personas
65
Desmontar el bar
3 personas
66
Recoger la vajilla
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Desmontar el mobiliario
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Desmontar la iluminación
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Vaciar neveras portátiles
2 personas
75
Contar el inventario
2 personas
76
Clasificar los artículos prestados
2 personas
77
Devolver los materiales
2 personas
78
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 90
Taburetescant. 12
Percheroscant. 3
Perchas para el guardarropacant. 100
Mesas altascant. 6
Manteleríacant. 14
Fundas para sillascant. 90

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100

Cocina

Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Calientaplatoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharas para tartascant. 2
Cuchillo para tarta
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 2

Decoración

Arreglos floralescant. 12
Candelabroscant. 20
Números de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartel de bienvenida
Photowall
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Velas LEDcant. 40
Aros para servilletascant. 90
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cargadores de teléfonocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6
Farolescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 10 días antes del gala. Hasta entonces, recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas para que el catering pueda confirmar cantidades y alternativas.
Define la distribución de las mesas cuando tengas el número final de asistentes. Deja preparados los nombres de cada mesa y las tarjetas individuales al menos 2 días antes para corregir cambios de última hora.
Confirma las reservas y las entregas 72 horas antes. Comprueba especialmente el mobiliario, la mantelería, la vajilla, las copas y los equipos necesarios para mantener la comida caliente.
Haz la compra en dos momentos: los productos no perecederos con varios días de margen y los productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo suficiente y calcula espacio para guardarlas sin bloquear la zona de servicio.
Abre el lugar entre 3 y 4 horas antes de la llegada de los invitados. Dedica la primera hora a revisar los espacios y colocar mesas y sillas; después monta la mantelería, la vajilla y las estaciones de buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un gala de boda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para preparar invitados, invitaciones, reservas, menú y música. Deja cerradas las cantidades y la distribución de mesas al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de un gala de boda?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes del evento. Fija una fecha de confirmación situada 2 o 3 semanas antes para poder cerrar el menú y la disposición de las mesas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?: Reserva entre 3 y 4 horas antes de la llegada de los invitados. El montaje de mesas, sillas, manteles, vajilla, copas y buffet puede ocupar todo ese tiempo si el equipo es reducido.
¿Cuándo se debe confirmar el menú del catering?: Confirma el menú entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya tengas la mayoría de las respuestas. Haz una revisión final 7 días antes para incluir dietas, alergias y cambios de invitados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.