Zo organiseer je een bruiloftsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, gastenlijst en locatie; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Reserveer vervolgens op tijd de catering, fotograaf, muziek en het vervoer. Zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, verzamel je aanmeldingen en dieetwensen en werk je toe naar menu, tafelschikking en draaiboek. De laatste weken draaien vooral om bevestigen, inkopen en controleren: van taart en bloemen tot glazen, naamkaartjes en houdbare voorraad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Fotograaf reserveren
5
Muziek regelen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoer voor gasten regelen
11
Tafelschikking maken
2 personen
12
Menukeuzes bevestigen
13
Taart bestellen
14
Bloemen bestellen
15
Decoratie inkopen
2 personen
16
Drankvoorraad bepalen
2 personen
17
Huurmaterialen bevestigen
18
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
19
Toespraken verzamelen
20
Draaiboek afdrukken
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Tafelnummers maken
23
Playlist controleren
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
26
Dranken en ijs kopen
2 personen
27
Verse producten kopen
2 personen
28
Taart en bloemen ophalen
2 personen
29
Locatie controleren
2 personen
30
Sleutels en toegang regelen
31
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
32
Buffettafels opstellen
3 personen
33
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
34
Glazen klaarzetten
2 personen
35
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
36
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Welkomsttafel inrichten
2 personen
39
Gastenboek klaarleggen
40
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
41
Microfoon testen
2 personen
42
Verlichting controleren
2 personen
43
Dranken koud zetten
3 personen
44
IJs verdelen
2 personen
45
Hapjes voorbereiden
3 personen
46
Buffet voorbereiden
4 personen
47
Koffiepunt inrichten
2 personen
48
Taart aansnijdtafel inrichten
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Afvalpunten plaatsen
2 personen
51
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

52
Gasten ontvangen
3 personen
53
Welkomstdrank serveren
3 personen
54
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Muziek verzorgen
58
Toespraken begeleiden
59
Buffet openen
2 personen
60
Buffet bijvullen
3 personen
61
Servies afruimen
3 personen
62
Koffie en thee serveren
2 personen
63
Taart aansnijden
2 personen
64
Taart serveren
3 personen
65
Dansvloer vrijmaken
2 personen
66
Laatste ronde aankondigen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Eten en drank opbergen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Muziekapparatuur afbouwen
2 personen
74
Verlichting afbouwen
2 personen
75
Locatie schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Geleende spullen sorteren
2 personen
78
Retourmaterialen verpakken
2 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Overgebleven eten verdelen
2 personen
81
Afval naar inzameling brengen
2 personen
82
Verloren voorwerpen verzamelen
83
Sleutels terugbrengen
84
Fotoapparatuur retourneren
85
Gasten bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedtafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Paraplubakkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Serveerbestekaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen taartaantal 4
Karaffenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Gastenboek
Pennenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 10
Bloemenvazenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 8
Taartstandaard
Taartmes

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Partytent

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 maanden vooraf de datum, gastenlijst en locatie vast. Catering, fotograaf en muziek zijn daarna de eerste reserveringen; wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
Verstuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en geef gasten een duidelijke uiterste aanmelddatum. Houd daarna minimaal 2 weken over om dieetwensen, vervoer en de tafelschikking te verwerken.
Bevestig het menu, de taart en de drankvoorraad uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer ook karaffen, waterglazen, wijnglazen en champagneglazen.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, maar bereid naamkaartjes en tafelnummers wel uiterlijk 1 week vooraf voor. Zo voorkom je dat een last-minute afmelding de hele indeling op de dag zelf verandert.
Plan 1 week vooraf een materiaalcontrole met het draaiboek: tel tafels, stoelen, servies, bestek, serveerschalen, koffievoorziening en decoratie. Druk het draaiboek af en koop houdbare producten niet pas op de feestdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bruiloftsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 maanden vooraf met datum, gastenlijst en locatie. Reserveer catering, fotograaf en muziek zo snel mogelijk daarna; in de laatste 4 weken werk je vooral details en bevestigingen af.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bruiloftsfeest?: Verstuur ze ongeveer 10 tot 12 weken voor het feest. Zet een uiterste aanmelddatum 4 tot 6 weken vooraf, zodat je nog 2 weken hebt voor dieetwensen, vervoer en de tafelschikking.
Hoeveel drank heb je nodig op een bruiloftsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bepaal daarna de voorraad op basis van de totale feestduur en het menu. Controleer minstens 3 tot 4 weken vooraf of ook water, koffie en bijpassend glaswerk zijn geregeld.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een bruiloft?: Maak de definitieve tafelschikking ongeveer 2 weken vooraf, nadat de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Maak naamkaartjes en tafelnummers uiterlijk 1 week vooraf, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.