Hochzeitsfeier organisieren: Schritt für Schritt

Beginne mit Datum, Gästeliste und Budget, bevor du Location oder Catering anfragst. Danach folgen die großen Reservierungen: Veranstaltungsort, Essen, Fotograf, Musik und Transport. Erst wenn die Anmeldungen vorliegen, lassen sich Tischordnung, Menü und Getränkemengen verlässlich festlegen. In den letzten Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Drucksachen, Dekoration und einen klaren Ablauf für den Hochzeitstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Catering reservieren
4
Fotograf buchen
5
Musik organisieren
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Transport für Gäste organisieren
11
Tischordnung erstellen
2 Personen
12
Menüauswahl bestätigen
13
Torte bestellen
14
Blumen bestellen
15
Dekoration einkaufen
2 Personen
16
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
17
Mietmaterialien bestätigen
18
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
19
Reden sammeln
20
Drehbuch ausdrucken
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Tischnummern erstellen
23
Playlist überprüfen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
26
Getränke und Eis kaufen
2 Personen
27
Frische Produkte kaufen
2 Personen
28
Torte und Blumen abholen
2 Personen
29
Ort überprüfen
2 Personen
30
Schlüssel und Zugang organisieren
31
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
32
Buffetische aufstellen
3 Personen
33
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
34
Gläser bereitstellen
2 Personen
35
Tischwäsche anbringen
2 Personen
36
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
39
Gästebuch bereitlegen
40
Musikanlage anschließen
2 Personen
41
Mikrofon testen
2 Personen
42
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
43
Getränke kalt stellen
3 Personen
44
Eis verteilen
2 Personen
45
Snacks vorbereiten
3 Personen
46
Buffet vorbereiten
4 Personen
47
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
48
Tortenanschnittstisch einrichten
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
50
Müllstationen aufstellen
2 Personen
51
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

52
Gäste empfangen
3 Personen
53
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
54
Gäste zu den Tischen begleiten
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Musik organisieren
58
Reden begleiten
59
Buffet eröffnen
2 Personen
60
Buffet nachfüllen
3 Personen
61
Geschirr abräumen
3 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
63
Torte anschneiden
2 Personen
64
Torte servieren
3 Personen
65
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
66
Letzte Runde ankündigen
67
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Essen und Getränke verstauen
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Musikanlage abbauen
2 Personen
74
Beleuchtung abbauen
2 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
78
Rückgabematerialien verpacken
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
81
Abfall zur Sammlung bringen
2 Personen
82
Fundsachen sammeln
83
Schlüssel zurückbringen
84
Fotoausrüstung zurückgeben
85
Gäste bedanken
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
Tischdecken-TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
RegenschirmbehälterAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 70
ServierbesteckAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für TorteAnz. 4
KaraffenAnz. 10
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 70
NamensschilderAnz. 70
TischnummernAnz. 8
Gästebuch
StifteAnz. 6
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 10
BlumenvasenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
Willkommensschild
FotorahmenAnz. 8
Tortenständer
Tortenmesser

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Festzelt

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
MülleimerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Location, Catering, Fotograf und Musik möglichst 9 bis 12 Monate vor der Feier. Beliebte Samstage sind oft vergeben, bevor Einladungen verschickt werden.
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Monate vorher und setze eine Rückmeldefrist rund 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 6 Wochen für Ernährungswünsche, Sitzordnung und Transport.
Plane Getränke getrennt nach Empfang, Essen und späterem Abend. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und prüfe zusätzlich Wasser, Kaffee und alkoholfreie Alternativen.
Bestätige Menü, Torte, Blumen und Mietmaterialien 2 bis 3 Wochen vor der Feier. Häufig fehlen dann nicht die großen Dinge, sondern passende Gläser, Servierbesteck, Karaffen oder genug Kaffeetassen.
Drucke Drehbuch, Tischordnung, Namensschilder und Tischnummern spätestens 2 Tage vorher aus. Lege außerdem eine verantwortliche Person für Reden, Playlist, Anlieferungen und kurzfristige Änderungen fest.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Hochzeitsfeier organisieren?: Mit der Planung solltest du etwa 12 Monate vorher beginnen. Location, Catering, Fotograf und Musik werden idealerweise 9 bis 12 Monate vor dem Hochzeitstermin reserviert.
Wann verschickt man Einladungen zur Hochzeit?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Monate vor der Feier. Eine Rückmeldefrist 8 Wochen vorher gibt dir genug Zeit für Menü, Ernährungswünsche, Tischordnung und Transport.
Wie viele Getränke braucht man für eine Hochzeit?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Für den gesamten Abend kommen Wasser, alkoholfreie Getränke, Wein, Bier, Sekt sowie Kaffee und Tee nach Dauer und Menü hinzu.
Wann erstellt man die Sitzordnung für die Hochzeit?: Erstelle die Sitzordnung erst nach Ablauf der Rückmeldefrist, meist 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Bestätige sie anschließend noch einmal etwa 2 Wochen vorher, wenn Menü und Gästeliste feststehen.

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