Zo organiseer je een brouwerijtour zonder gedoe

Een brouwerijtour staat of valt met de volgorde van je voorbereiding. Begin met brouwerijen die op één route liggen, leg daarna reserveringen en vervoer vast en verzamel pas vervolgens de deelnemersgegevens. Plan tussen bezoeken tijd voor verplaatsing, water en een hapje. In de laatste week controleer je het programma, de weersverwachting en de betaalgegevens; op de dag zelf draait alles om duidelijke informatie, gekoelde dranken en een complete uitrusting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Brouwerijen selecteren
2 personen
2
Route tussen brouwerijen bepalen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Vervoer reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Betaalgegevens controleren
10
Programma bevestigen
11
Brouwerijen nabellen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Noodcontacten verzamelen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Broodjes en snacks inkopen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Routekaarten printen
20
Deelnemersbadges maken
21
Proefnotitiekaarten printen
22
EHBO-set controleren
23
Telefoons en powerbanks opladen
24
Materialen klaarzetten
2 personen
25
Rugzakken en koelboxen pakken
2 personen
26
Aanmeldpunt opbouwen
2 personen
27
Tafels opstellen
2 personen
28
Routebord ophangen
29
Snacks en broodjes klaarzetten
2 personen
30
Proefglazen klaarzetten
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid afvinken
33
Badges uitdelen
34
Programma toelichten
35
Veiligheidsafspraken uitleggen
36
Groep naar eerste brouwerij begeleiden
2 personen
37
Rondleiding eerste brouwerij volgen
20 personen
38
Eerste proeverij begeleiden
2 personen
39
Dranken en water bijvullen
2 personen
40
Groep naar tweede brouwerij begeleiden
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Rondleiding tweede brouwerij volgen
20 personen
43
Tweede proeverij begeleiden
2 personen
44
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
45
Diner serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Groep naar derde brouwerij begeleiden
2 personen
48
Rondleiding derde brouwerij volgen
20 personen
49
Derde proeverij begeleiden
2 personen
50
Groepsfoto maken
51
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
52
Aanwezigheid bij vertrek controleren

Nazorg

53
Afval verzamelen
2 personen
54
Tafels en materialen afbreken
3 personen
55
Glazen en servies afwassen
2 personen
56
Koelboxen leegmaken
2 personen
57
Locatie schoonmaken
3 personen
58
Geleende spullen controleren
59
Materialen retourneren
2 personen
60
Openstaande betalingen afhandelen
61
Verloren voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 6
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 4

Servies

Proefglazenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Koeltasaantal 2

Decoratie

Routebord
Tafeldecoratieaantal 6
Deelnemersbadgesaantal 25
Badgehoudersaantal 25
Proefnotitiekaartenaantal 25
Pennenaantal 25
Plakbandaantal 2
Touw

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Handdoekdispenser

Catering

Boodschappen

Tips

Kies bij voorkeur 2 tot 3 brouwerijen op één dag en plan minimaal 30 minuten tussen locaties voor verplaatsing, parkeren en uitloop. Bevestig de route bij elke brouwerij voordat je deelnemers uitnodigt.
Reserveer vervoer zodra de route en groepsgrootte bekend zijn, liefst minstens 4 weken vooraf. Leg vast wie rijdt, waar deelnemers opstappen en wat het noodplan is bij vertraging.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 10 dagen voor vertrek. Werk daarna de deelnemerslijst en betaalgegevens bij, zodat je niet op de dag zelf nog ontbrekende informatie hoeft na te jagen.
Stuur deelnemersinformatie 5 tot 7 dagen vooraf met vertrektijd, route, contactnummer, kledingadvies en verwachte eindtijd. Voeg routekaarten, deelnemersbadges en proefnotitiekaarten pas toe nadat het programma definitief is.
Koop broodjes en snacks uiterlijk de dag ervoor en koel dranken met voldoende koelelementen. Laad telefoons en powerbanks volledig op en pak routebord, EHBO-set, proefglazen en materialen per stop in aparte tassen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel brouwerijen bezoek je tijdens een brouwerijtour?: Plan meestal 2 tot 3 brouwerijen op één dag. Reken per bezoek ongeveer 1,5 tot 2 uur en houd minstens 30 minuten reistijd tussen locaties aan.
Wanneer moet ik een brouwerijtour reserveren?: Leg brouwerijen en vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast, vooral bij een groep vanaf 10 personen. Bel elke brouwerij nogmaals 3 tot 5 dagen voor vertrek om tijden en groepsgrootte te bevestigen.
Hoeveel eten en water neem je mee op een brouwerijtour?: Voorzie per deelnemer minimaal 1 broodje of vergelijkbare snack en 0,5 tot 1 liter water voor onderweg. Plan daarnaast een eetmoment tussen twee brouwerijbezoeken, niet pas aan het einde van de dag.
Wat stuur je deelnemers voor een brouwerijtour?: Stuur 5 tot 7 dagen vooraf de vertrektijd, opstapplaats, route, contactgegevens, eindtijd en informatie over dieetwensen. Vermeld ook dat deelnemers een telefoon en eventueel een powerbank meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.