Brauereiführung organisieren: So gelingt die Planung

Eine Brauereiführung mit mehreren Stationen steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge. Lege zuerst die Brauereien und die Route fest, bevor du Reservierungen und Transport buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung von Ernährungshinweisen. Kurz vor dem Termin bestätigst du das Programm, prüfst das Wetter und bereitest Verkostung, Snacks, Kühlung und Teilnehmerinformationen vor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Brauereien auswählen
2 Personen
2
Route zwischen Brauereien festlegen
2 Personen
3
Reservierungen vornehmen
4
Transport reservieren
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teilnehmerliste aktualisieren
9
Zahlungsdaten kontrollieren
10
Programm bestätigen
11
Brauereien zurückrufen
12
Wettervorhersage prüfen
13
Teilnehmerinformationen versenden
14
Notfallkontakte sammeln
15
Einkaufsliste prüfen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Sandwiches und Snacks einkaufen
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Routenkarten ausdrucken
20
Teilnehmerausweise erstellen
21
Verkostungsnotizkarten drucken
22
Erste-Hilfe-Set prüfen
23
Telefone und Powerbanks aufladen
24
Materialien bereitstellen
2 Personen
25
Rucksäcke und Kühlboxen packen
2 Personen
26
Anmeldepunkt aufbauen
2 Personen
27
Tische aufstellen
2 Personen
28
Wegweiser aufhängen
29
Snacks und Brötchen bereitstellen
2 Personen
30
Verkostungsgläser bereitstellen
2 Personen

Event

31
Teilnehmende empfangen
3 Personen
32
Anwesenheit abhaken
33
Namensschilder ausgeben
34
Programm vorstellen
35
Sicherheitsabsprachen erklären
36
Gruppe zur ersten Brauerei begleiten
2 Personen
37
Erste Brauereiführung mitmachen
20 Personen
38
Erste Verkostung begleiten
2 Personen
39
Getränke und Wasser nachfüllen
2 Personen
40
Gruppe zur zweiten Brauerei begleiten
2 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Führung durch die zweite Brauerei mitmachen
20 Personen
43
Zweite Verkostung begleiten
2 Personen
44
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
45
Abendessen servieren
4 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Gruppe zur dritten Brauerei begleiten
2 Personen
48
Führung durch die dritte Brauerei mitmachen
20 Personen
49
Dritte Verkostung begleiten
2 Personen
50
Gruppenfoto machen
51
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
2 Personen
52
Anwesenheit bei Abfahrt prüfen

Nachbereitung

53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Tische und Materialien abbauen
3 Personen
55
Gläser und Geschirr abwaschen
2 Personen
56
Kühlboxen leeren
2 Personen
57
Location reinigen
3 Personen
58
Geliehene Gegenstände überprüfen
59
Materialien zurückgeben
2 Personen
60
Ausstehende Zahlungen abwickeln
61
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 6
StehtischeAnz. 3
TischdeckenAnz. 4

Geschirr

ProbiergläserAnz. 30
WassergläserAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30
ServiertablettsAnz. 6
KaraffeAnz. 3

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
MobiltelefonAnz. 2
PowerbanksAnz. 3
LadekabelAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher

Küche

SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
MessbecherAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
KühltascheAnz. 2

Dekoration

Wegweiser
TischdekorationAnz. 6
TeilnehmerausweiseAnz. 25
BadgehalterAnz. 25
VerkostungsnotizkartenAnz. 25
StifteAnz. 25
KlebebandAnz. 2
Seil

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 2
Handtuchspender

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit den Brauereien und der Strecke: Plane die Reihenfolge so, dass die Wege zwischen den Stationen realistisch bleiben, und reserviere jede Führung, bevor du den Termin verschickst.
Kläre die Teilnehmerzahl frühzeitig. Verschicke die Einladungen mit Anmeldefrist, aktualisiere die Liste regelmäßig und erfasse Zahlungsdaten sowie Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Führung.
Buche den Transport erst, wenn Route und Gruppengröße feststehen. Sende allen Teilnehmern anschließend Programm, Treffpunkt, Rückkehrzeit und einen Notfallkontakt in einer Nachricht.
Bestätige die Brauereien zwei bis drei Tage vorher erneut und prüfe die Wettervorhersage. So kannst du bei Außenwegen rechtzeitig auf passende Kleidung oder eine alternative Verbindung hinweisen.
Plane Wasser und Essen zwischen den Stationen ein: Kaufe Sandwiches und Snacks, kühle Getränke rechtzeitig und packe Kühlboxen, Karaffe, Probiergläser sowie Verkostungsnotizkarten am Vorabend.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Brauereiführung reservieren?: Für eine Gruppe solltest du die Brauereien mindestens 4 bis 6 Wochen vorher kontaktieren. Bei mehreren Stationen brauchst du zusätzlich Zeit, um passende Uhrzeiten und den Transport aufeinander abzustimmen.
Wie viel Zeit sollte man für eine Brauereiführung einplanen?: Rechne pro Brauerei mit etwa 1,5 bis 2 Stunden inklusive Führung und Verkostung. Für zwei bis drei Stationen kommen Wege, Pausen und eine Essenspause hinzu, sodass der gesamte Ablauf meist 5 bis 8 Stunden dauert.
Wann sollte ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende Treffpunkt, Programm, Transport, Kontaktdaten und Hinweise zur Verpflegung spätestens 3 Tage vor dem Termin. Änderungen an der Route oder den Uhrzeiten solltest du sofort weitergeben.
Wie viel Wasser und Essen braucht man für die Gruppe?: Plane mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person bis zur ersten Essenspause und zusätzlich Sandwiches oder Snacks für alle ein. Bei einer Führung über 5 Stunden solltest du eine zweite Getränkerunde und ausreichend Kühlkapazität vorsehen.

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