Organiser une visite de brasserie sans imprévu
Une visite de brasserie se prépare d’abord autour du parcours, des horaires et des réservations, pas autour des dégustations. Choisissez les brasseries, calculez les temps de trajet et prévoyez une solution de transport adaptée au groupe. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les paiements. Les dernières vérifications concernent la météo, les contacts d’urgence, les cartes d’itinéraire, les badges et le matériel de dégustation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Sélectionner les brasseries
2 personnes
- 2
Définir l’itinéraire entre les brasseries
2 personnes
- 3
Faire les réservations
- 4
Réserver le transport
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Mettre à jour la liste des participants
- 9
Vérifier les informations de paiement
- 10
Confirmer le programme
- 11
Relancer les brasseries
- 12
Vérifier les prévisions météo
- 13
Envoyer les informations aux participants
- 14
Recueillir les contacts d'urgence
- 15
Vérifier la liste des courses
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Acheter des sandwichs et des snacks
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Imprimer les cartes d'itinéraire
- 20
Créer les badges des participants
- 21
Imprimer les cartes de dégustation
- 22
Vérifier la trousse de premiers secours
- 23
Charger les téléphones et les batteries externes
- 24
Préparer le matériel
2 personnes
- 25
Préparer les sacs à dos et les glacières
2 personnes
- 26
Installer le point d'inscription
2 personnes
- 27
Installer les tables
2 personnes
- 28
Installer le panneau d’itinéraire
- 29
Préparer les snacks et les sandwichs
2 personnes
- 30
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
Événement
- 31
Accueillir les participants
3 personnes
- 32
Cocher la présence
- 33
Distribuer les badges
- 34
Présenter le programme
- 35
Expliquer les consignes de sécurité
- 36
Accompagner le groupe à la première brasserie
2 personnes
- 37
Suivre la visite de la première brasserie
20 personnes
- 38
Animer la première dégustation
2 personnes
- 39
Ravitaillement en boissons et en eau
2 personnes
- 40
Accompagner le groupe à la deuxième brasserie
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 42
Suivre la visite de la deuxième brasserie
20 personnes
- 43
Animer la deuxième dégustation
2 personnes
- 44
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 45
Servir le dîner
4 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Accompagner le groupe à la troisième brasserie
2 personnes
- 48
Suivre la visite guidée de la troisième brasserie
20 personnes
- 49
Animer la troisième dégustation
2 personnes
- 50
Prendre une photo de groupe
- 51
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
2 personnes
- 52
Vérifier la présence au départ
Suivi
- 53
Rassembler les déchets
2 personnes
- 54
Démonter les tables et le matériel
3 personnes
- 55
Laver les verres et la vaisselle
2 personnes
- 56
Vider les glacières
2 personnes
- 57
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 58
Vérifier le matériel emprunté
- 59
Retourner les matériels
2 personnes
- 60
Gérer les paiements en attente
- 61
Restituer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 4
- Chaises pliantesqté 6
- Tables hautesqté 3
- Nappesqté 4
Vaisselle
- Verres de dégustationqté 30
- Verres à eauqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafeqté 3
Équipement
- Glacièresqté 4
- Pains de glaceqté 16
- Téléphone mobileqté 2
- Batteries externesqté 3
- Câbles de rechargeqté 4
- Enceinte Bluetooth
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pincesqté 4
- Louchesqté 4
- Verres doseursqté 2
- Boîtes de conservationqté 8
- Papier aluminiumqté 2
- Sac isothermeqté 2
Décoration
- Panneau d’orientation
- Décoration de tableqté 6
- Badges des participantsqté 25
- Porte-badgesqté 25
- Cartes de dégustationqté 25
- Stylosqté 25
- Ruban adhésifqté 2
- Corde
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
- Rallongesqté 3
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 10
- Poubellesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
- Distributeur de serviettes
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par l’itinéraire : prévoyez le temps de visite dans chaque brasserie, les trajets entre les étapes et au moins 15 minutes de marge par déplacement. Cela évite de décaler toutes les réservations dès le premier retard.
- Réservez les brasseries et le transport avant d’envoyer les invitations. Demandez une confirmation quelques jours avant, notamment pour l’horaire, le nombre de participants et les conditions d’annulation.
- Fixez une date limite d’inscription et mettez régulièrement à jour la liste des participants. Recueillez les allergies et besoins alimentaires au plus tard une semaine avant la visite afin d’adapter les sandwichs et les snacks.
- Envoyez le programme final avec l’itinéraire, les horaires, le point de rendez-vous et les informations de paiement au moins 48 heures à l’avance. Imprimez aussi des cartes d’itinéraire pour les personnes qui n’auront pas de réseau ou de batterie.
- Préparez les glacières, les pains de glace, les verres de dégustation et les cartes la veille. Chargez les téléphones et les batteries externes, puis vérifiez la météo le matin même avant de confirmer les derniers détails au groupe.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une visite de brasserie ?
- Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de coordonner plusieurs brasseries, de réserver le transport et de recueillir les inscriptions.
- Quand faut-il confirmer les réservations des brasseries ?
- Relancez chaque brasserie 5 à 7 jours avant la visite. Confirmez l’heure d’arrivée, le nombre définitif de participants, le contenu de la dégustation et les éventuelles contraintes alimentaires.
- Combien de boissons et de snacks prévoir pour la visite ?
- Pour le premier arrêt, prévoyez environ 2 à 3 dégustations par personne, puis ajustez selon le programme des brasseries. Ajoutez des sandwichs et des snacks pour chaque participant, avec une marge de 10 % pour les imprévus.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les informations pratiques au moins 48 heures avant le départ, puis un rappel le matin même. Indiquez le point de rendez-vous, les horaires, l’itinéraire, le transport, le paiement et un contact joignable pendant la visite.
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