Zo organiseer je een brassbandconcert

Begin een brassbandconcert niet met de uitnodiging, maar met de datum, locatie en bezetting. Leg daarna het programma vast en controleer of de zaal, stoelen, muzieklessenaars en techniek daarop aansluiten. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, bepaal je het definitieve aantal zitplaatsen en de catering. In de laatste week draait alles om informatie, bewegwijzering en een korte technische repetitie. Op de concertdag zelf voorkom je vertraging door ontvangst, catering en kassa apart te bemannen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma met brassband vastleggen
2 personen
3
Optredende muzikanten registreren
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Concert online publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen voor zitplaatsen maken
10
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
11
Muziekstukken en volgorde controleren
2 personen
12
Parkeerinformatie publiceren
13
Vrijwilligers voor publieksontvangst indelen
14
Teksten voor presentator opstellen
15
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
16
Zaalindeling uittekenen
2 personen
17
Stoelenaantal definitief bepalen
18
Muzikanteninformatie versturen
19
Technische benodigdheden controleren
2 personen
20
Programma's en bewegwijzering printen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Catering per onderdeel klaarzetten
2 personen
25
Kassa en betaalmiddelen controleren
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal en entree inspecteren
2 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Podiumzone vrijmaken
3 personen
30
Muzieklessenaars opstellen
3 personen
31
Dirigentenstand plaatsen
2 personen
32
Instrumententafels klaarzetten
2 personen
33
Entreetafel opstellen
2 personen
34
Cateringtafels opstellen
2 personen
35
Decoratie en bewegwijzering ophangen
2 personen
36
Programma's neerleggen
2 personen
37
Verlichting en kabels controleren
2 personen
38
Muzikanten ontvangen
2 personen
39
Instrumenten veilig uitladen
4 personen
40
Muzikanten laten inspelen
2 personen
41
Publieksontvangst openen
4 personen
42
Kaarten en programma's uitdelen
2 personen
43
Garderobe openen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Concertopening aankondigen
46
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Pauzehapjes serveren
3 personen
49
Pauzezaal controleren
2 personen
50
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
51
Publieksvragen begeleiden
52
Afsluiting aankondigen
53
Muzikanten bedanken
2 personen
54
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
55
Avondcatering serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Muzikantenmaaltijd klaarzetten
2 personen
58
Garderobe sluiten
2 personen
59
Laatste publieksronde uitvoeren
2 personen
60
Instrumenten inladen
4 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
62
Servies naar spoelruimte brengen
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Zaal vegen en dweilen
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Apparatuur en materialen inpakken
3 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

70
Overgebleven catering controleren
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
76
Bedankbericht aan muzikanten sturen
77
Foto's en programma archiveren
78
Publieksbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenstand
Lessenaarslampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Werklampenaantal 3
Microfoonset
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Actieve luidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 5
Waterkannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachtergrondenaantal 2
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
LED-kaarsenaantal 24

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen
Koelboxen met dekselaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kassabox
Pinapparaat
Garderobenummersaantal 200
Polsbandjesaantal 150
Tafelbordjesaantal 20
Wijnopenersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Thermische handschoenenaantal 4

Kantoor

Geprinte programma'saantal 150
Entreeticketsaantal 150
Reserveringskaartenaantal 50
Pennenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Markerstiftenaantal 8
Klembordenaantal 6
Polsrekenmachinesaantal 2

Transport

Transportkarrenaantal 3
Spanbandenaantal 8
Beschermdekensaantal 12
Opbergkrattenaantal 12

Gereedschap

Steekwagensaantal 2
Inbussleutelsetsaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Rolmatenaantal 2
Tie-wrapsaantal 100

Tips

Plan uiterlijk vier weken vooraf een locatiebezoek. Teken de zaalindeling uit met stoelen, klaptafels, garderoberekken, muzieklessenaars en de positie van dirigentenstand en luidsprekers; zo ontdek je vóór de opbouw of er genoeg ruimte overblijft.
Stuur muzikanteninformatie minstens zeven dagen voor het concert. Vermeld aankomsttijd, laad- en losplek, parkeerinformatie, programma- en muziekvolgorde en wie technische vragen op de concertdag beantwoordt.
Test de volledige geluidsketen niet alleen met losse apparatuur. Sluit microfoonset, microfoonstatieven, mengpaneel, actieve luidsprekers, DI-boxen, verlengkabels en stekkerdozen aan en leg kabelmatten voordat het publiek binnenkomt.
Sluit aanmeldingen twee tot drie dagen voor het concert af. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, programma's, koffie, water, glazen, borden en hapjes; houd dieetwensen apart bij zodat catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Laat publieksontvangst, kassa en catering door verschillende vrijwilligers uitvoeren. Zet programma's en bewegwijzering minimaal één uur voor aanvang klaar, koel dranken op tijd en controleer betaalmiddelen voordat de eerste bezoeker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brassbandconcert organiseren?: Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie en programma. Reserveer in de laatste twee weken tijd voor aanmeldingen, een locatiebezoek, techniek en de definitieve cateringhoeveelheden.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een brassbandconcert?: Bepaal het aantal stoelen op basis van de bevestigde aanmeldingen en reserveer daarna een kleine marge voor late bezoekers. Leg het stoelenaantal uiterlijk twee tot drie dagen voor het concert definitief vast, zodat de zaalindeling en bewegwijzering kunnen worden aangepast.
Wanneer test je de techniek voor een brassbandconcert?: Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels en stroom tijdens de opbouw en herhaal de controle vóór de muzikanten binnenkomen. Plan daarvoor minstens 60 minuten vóór aanvang, met reservebatterijen en werklampen bij de hand.
Hoeveel catering moet je voorzien bij een brassbandconcert?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel per persoon koffie of thee, water en de geplande hapjes. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en zet drank, servies en hapjes per onderdeel klaar voordat de zaal opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.