Organiser un concert de fanfare sans rien laisser au dernier moment

Un concert de fanfare se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du programme, puis autour de l’accueil du public et des besoins des musiciens. La visite de la salle permet de vérifier les chaises, les pupitres, l’éclairage, les prises et la circulation des câbles. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les places assises, la restauration et les bénévoles. Gardez enfin du temps pour les essais techniques, l’impression des supports et la mise en place le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu du concert
2 personnes
2
Fixer le programme avec fanfare
2 personnes
3
Enregistrer les musiciens qui se produisent
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le concert en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire des réservations de places assises
10
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
11
Vérifier les morceaux et l'ordre
2 personnes
12
Publier les informations de stationnement
13
Répartir les bénévoles pour l’accueil du public
14
Rédiger les textes pour le présentateur
15
Effectuer une visite du site
2 personnes
16
Dessiner le plan de la salle
2 personnes
17
Définir définitivement le nombre de chaises
18
Envoyer les informations aux musiciens
19
Vérifier le matériel technique
2 personnes
20
Imprimer les programmes et la signalétique
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer la restauration par module
2 personnes
25
Vérifier la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Dégager la zone du podium
3 personnes
30
Installer les pupitres de musique
3 personnes
31
Installer le pupitre du chef d'orchestre
2 personnes
32
Préparer les tables d'instruments
2 personnes
33
Installer la table d’accueil
2 personnes
34
Installer les tables de traiteur
2 personnes
35
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
36
Déposer les programmes
2 personnes
37
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
38
Accueillir les musiciens
2 personnes
39
Décharger les instruments en toute sécurité
4 personnes
40
Faire jouer les musiciens
2 personnes
41
Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
42
Distribuer les billets et les programmes
2 personnes
43
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Annoncer l'ouverture du concert
46
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir les en-cas de pause
3 personnes
49
Vérifier la salle de pause
2 personnes
50
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
51
Animer les questions du public
52
Annoncer la clôture
53
Remercier les musiciens
2 personnes
54
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
55
Servir le catering du soir
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Préparer le repas des musiciens
2 personnes
58
Fermer le vestiaire
2 personnes
59
Effectuer le dernier tour du public
2 personnes
60
Charger les instruments
4 personnes
61
Rassembler les objets perdus
2 personnes
62
Apporter la vaisselle à l’espace de lavage
2 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Balayer et laver la salle
3 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Emballer l’équipement et le matériel
3 personnes
69
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

70
Contrôler le catering restant
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Rendre les objets trouvés
76
Envoyer un message de remerciement aux musiciens
77
Archiver les photos et le programme
78
Envoyer un message de remerciement au public

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Estrade du chef d'orchestre
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Lampes de chantierqté 3
Ensemble de microphones
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleurs actifsqté 2
Boîtiers DIqté 2
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 5
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 16
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Fond de scèneqté 2
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Bougies LEDqté 24

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Catering

Courses
Glacières avec couvercleqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Poubellesqté 8
Caisse
Terminal de paiement
Numéros de vestiaireqté 200
Braceletsqté 150
Pancartes de tableqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Gants thermiquesqté 4

Bureau

Programmes imprimésqté 150
Billets d’entréeqté 150
Cartes de réservationqté 50
Stylosqté 12
Blocs-notesqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 8
Presse-papiersqté 6
Calculatrices de poignetqté 2

Transport

Chariots de transportqté 3
Sangles d'arrimageqté 8
Couvertures de protectionqté 12
Caisses de rangementqté 12

Outils

Diablesqté 2
Jeux de clés Allenqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Mètres rubansqté 2
Attaches-câblesqté 100

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez rapidement le programme avec la fanfare. Demandez aux musiciens leurs besoins techniques et transmettez-leur les informations définitives avant le jour du concert.
Faites une visite de la salle au moins une semaine avant l’événement. Dessinez le plan des chaises, de l’estrade, des pupitres et du public, puis repérez les prises nécessaires pour les microphones, les haut-parleurs et les lampes.
Ouvrez les inscriptions dès que les invitations et les informations de stationnement sont prêtes. Utilisez le nombre d’inscrits pour fixer les places assises, les quantités de restauration et le nombre de bénévoles à l’accueil.
Prévoyez un essai technique avant l’arrivée du public : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, rallonges et passe-câbles doivent être testés ensemble. Gardez des piles de rechange et des lampes supplémentaires, car ces petits éléments sont souvent oubliés.
Terminez la préparation matérielle la veille : imprimez les programmes et la signalétique, refroidissez les boissons et préparez les encas. Le jour même, vérifiez la caisse et les moyens de paiement avant l’ouverture des portes, plutôt qu’au moment du premier achat.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de fanfare ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer la salle, le programme, les musiciens, les invitations, les inscriptions et le matériel technique.
Combien de chaises prévoir pour un concert de fanfare ?: Basez-vous sur le nombre d’inscriptions confirmées et ajoutez environ 5 à 10 % de marge. Définissez définitivement le nombre de chaises après la visite de la salle, quand les zones réservées et les passages sont tracés.
Quand tester la sonorisation d’un concert ?: Effectuez un premier contrôle au moins 7 jours avant, puis un essai complet le jour du concert avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, les câbles, les haut-parleurs, les prises et les piles de rechange.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert ?: Pour le premier service, comptez généralement 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’une restauration. Refroidissez les boissons la veille et gardez une réserve dans des glacières ou des carafes adaptées.

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