So organisierst du ein Brassbandkonzert

Bei einem Brassbandkonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung: Erst Termin, Ort und Programm klären, danach Einladungen, Anmeldungen und Sitzplätze bearbeiten. Technik und Raumaufteilung prüfst du bei einem Ortstermin, nicht erst am Veranstaltungstag. Plane außerdem früh, wie Musiker empfangen werden, wer moderiert und wann Getränke, Snacks und Catering bereitstehen. Die Checkliste führt dich durch die 78 Aufgaben und 76 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzerttermin und -ort bestätigen
2 Personen
2
Programm mit Brassband festlegen
2 Personen
3
Auftretende Musiker registrieren
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Konzert online veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Sitzplatzreservierungen vornehmen
10
Cateringmengen festlegen
2 Personen
11
Musikstücke und Reihenfolge überprüfen
2 Personen
12
Parkinformationen veröffentlichen
13
Freiwillige für den Empfang des Publikums einteilen
14
Texte für den Moderator erstellen
15
Ortstermin durchführen
2 Personen
16
Raumaufteilung zeichnen
2 Personen
17
Anzahl der Stühle endgültig festlegen
18
Musikerinformationen versenden
19
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
20
Programme und Beschilderung drucken
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Catering je Programmpunkt bereitstellen
2 Personen
25
Kasse und Zahlungsmittel kontrollieren
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
30
Notenständer aufstellen
3 Personen
31
Dirigentenpodest aufstellen
2 Personen
32
Instrumententische aufstellen
2 Personen
33
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
34
Cateringtische aufstellen
2 Personen
35
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
36
Programme auslegen
2 Personen
37
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
38
Musiker empfangen
2 Personen
39
Instrumente sicher ausladen
4 Personen
40
Musiker einspielen lassen
2 Personen
41
Publikumsempfang öffnen
4 Personen
42
Karten und Programme verteilen
2 Personen
43
Garderobe öffnen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Konzerteröffnung ankündigen
46
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Pausensnacks servieren
3 Personen
49
Pausenraum überprüfen
2 Personen
50
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
51
Publikumsfragen betreuen
52
Abschluss ankündigen
53
Musiker bedanken
2 Personen
54
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
55
Abendcatering servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mahlzeit für die Musiker bereitstellen
2 Personen
58
Garderobe schließen
2 Personen
59
Letzte Publikumsrunde durchführen
2 Personen
60
Instrumente verladen
4 Personen
61
Fundsachen sammeln
2 Personen
62
Geschirr zum Spülbereich bringen
2 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
2 Personen
66
Saal fegen und wischen
3 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Ausrüstung und Materialien einpacken
3 Personen
69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Nachbereitung

70
Übrig gebliebenes Catering prüfen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
73
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Fundsachen zurückbringen
76
Dankesnachricht an Musiker senden
77
Fotos und Programm archivieren
78
Dankschreiben an das Publikum verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 10
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8

Ausstattung

NotenpulteAnz. 35
Dirigentenpodest
PultlampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
ArbeitslampenAnz. 3
Mikrofonset
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierplattenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 5
WasserkannenAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
BühnenhintergründeAnz. 2
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-KerzenAnz. 24

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 3

Catering

Einkäufe
Kühlboxen mit DeckelAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Kassabox
Kartenterminal
GarderobennummernAnz. 200
ArmbänderAnz. 150
TischschilderAnz. 20
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermohandschuheAnz. 4

Büro

Gedruckte ProgrammeAnz. 150
EintrittskartenAnz. 150
ReservierungskartenAnz. 50
StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
PermanentmarkerAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
HandrechnerAnz. 2

Transport

TransportwagenAnz. 3
SpanngurteAnz. 8
SchutzdeckenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Werkzeug

SackkarrenAnz. 2
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
RollmaßeAnz. 2
KabelbinderAnz. 100

Tipps

Lege Programm und Reihenfolge früh mit der Brassband fest. Spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Konzert sollten die Musiker vollständige Informationen zu Ablauf, Ankunft und Auftritt erhalten.
Führe den Ortstermin mindestens 14 Tage vorher durch. Prüfe dabei Sitzplätze, Notenpulte, Dirigentenpodest, Mikrofonset, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und die verfügbare Stromversorgung.
Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst kurz vor dem Konzert. Erfasse Ernährungswünsche und Sitzplatzreservierungen spätestens sieben Tage vorher, damit Cateringmengen und Stuhlzahl endgültig feststehen.
Plane Einlass und Orientierung mit konkreten Zuständigkeiten. Teile die Helfer mindestens eine Woche vorher für Empfang, Garderobe, Kasse und Wegweisung ein und veröffentliche Parkinformationen zusammen mit der Einladung.
Bereite Getränke und Snacks nach dem Programmablauf vor. Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle Catering je Programmpunkt bereit, damit während des Konzerts niemand improvisieren muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Brassbandkonzert organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Vier Wochen vor dem Konzert sollten Einladungen verschickt und die Online-Veröffentlichung aktiv sein.
Wann sollte die Technik für ein Brassbandkonzert geprüft werden?: Prüfe Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, aktive Lautsprecher, DI-Boxen, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien beim Ortstermin, spätestens 14 Tage vorher. Einen kurzen Funktionstest machst du zusätzlich am Veranstaltungstag.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Brassbandkonzert?: Die endgültige Anzahl ergibt sich aus bestätigten Anmeldungen und reservierten Sitzplätzen. Lege sie spätestens sieben Tage vorher fest und halte einige zusätzliche Stühle für kurzfristige Änderungen bereit.
Wann soll ich Getränke und Catering vorbereiten?: Bestimme die Mengen etwa eine Woche vorher anhand der Anmeldungen und Ernährungswünsche. Getränke kühlst du am selben Tag mehrere Stunden vorher; Snacks und Catering bereitest du so vor, dass sie zum jeweiligen Programmpunkt bereitstehen.

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