Zo organiseer je een bouwbeurs zonder last-minute chaos

Begin een bouwbeurs niet met het neerzetten van stands, maar met de datum, openingstijden, locatie en capaciteit. Daarna bouw je de organisatie in vaste volgorde op: exposanten werven, de beursvloer indelen, bezoekers registreren en het programma vastleggen. Regel veiligheid, catering en techniek ruim vóór de opbouwdag. De meeste problemen ontstaan wanneer leveringen, dieetwensen, badges en stroomaansluitingen pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en beursvloer reserveren
3
Plattegrond van de beursvloer maken
2 personen
4
Exposanten benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier voor exposanten openen
6
Uitnodigingen voor bezoekers versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standplaatsen aan exposanten toewijzen
2 personen
10
Exposanteninformatie versturen
11
Cateringbestelling plaatsen
12
Naamkaartjes en badges ontwerpen
13
Bewegwijzering ontwerpen
14
Programma en demonstraties vastleggen
2 personen
15
Leveringen van exposanten registreren
2 personen
16
Vergunningen en veiligheidsregels controleren
17
Eerste hulp en nooduitgangen controleren
2 personen
18
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
19
Badges en polsbandjes sorteren
2 personen
20
Draaiboek en contactlijst printen
21
Voorraad en materialen controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Beursvloer vrijmaken
4 personen
24
Standwanden opbouwen
6 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Stands per exposant markeren
2 personen
27
Exposantenstands inrichten
8 personen
28
Demomateriaal veilig opstellen
4 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Catering en koffiepunt inrichten
3 personen
32
Dranken koelen
2 personen
33
Verlichting en stroom controleren
2 personen
34
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
35
Muziek en microfoon testen
2 personen
36
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
37
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
38
Laatste bezoekersinformatie versturen

Event

39
Registratiebalie bemannen
3 personen
40
Exposanten ontvangen
3 personen
41
Bezoekers verwelkomen
4 personen
42
Badges uitdelen
2 personen
43
Programma en route uitleggen
2 personen
44
Demonstraties begeleiden
4 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
51
Beursvloer schoon en vrij houden
2 personen
52
Presentaties aankondigen
53
Exposanten ondersteunen
2 personen
54
Verloren voorwerpen registreren
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

57
Exposanten laten afbouwen
6 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
60
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
61
Beursvloer schoonmaken
4 personen
62
Standwanden en decoratie afbouwen
6 personen
63
Materialen sorteren en tellen
3 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opruimen
2 personen
66
Registratiegegevens veilig archiveren
67
Gevonden voorwerpen afhandelen
68
Bedankmail aan exposanten sturen
69
Opgenomen materialen terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Bezoekerstafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 20
Registratiebalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4
Standwandenaantal 30

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Labelprinter
Printersaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 16
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Bouwbeursbanierenaantal 6
Standbordjesaantal 30
Programmapostersaantal 12
Bewegwijzeringsbordenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Naamkaarthoudersaantal 100
Pennenbakjesaantal 24

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 30
Veiligheidsvestenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Pictogrammen nooduitgangaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je standplaatsen toewijst. Houd rekening met looproutes, de registratiebalie, demonstraties, nooduitgangen en voldoende ruimte voor leveringen van exposanten.
Open de aanmelding voor exposanten vroeg genoeg om de indeling te kunnen maken. Vraag direct naar standafmetingen, benodigde stroom, demonstraties, aankomsttijd en contactpersoon op de beursdag.
Verstuur bezoekersuitnodigingen pas nadat het programma en de openingstijden vaststaan. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef de cateraar één definitief overzicht, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen vooraf.
Controleer de techniek per stand en per demonstratie. Tel laptops, tablets, projectoren, microfoons, luidsprekers, verlenghaspels en stekkerdozen; test alles minimaal 1 dag voor opening op de juiste plek.
Plan de laatste opbouwdag per uur. Zet eerst standwanden en grote tafels, daarna stoelen en statafels, vervolgens registratie, bewegwijzering en catering klaar; sorteer badges en polsbandjes vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bouwbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en beursvloer. Plan exposantenwerving en bezoekersregistratie daarna in, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs de standindeling en het programma kunt vastzetten.
Hoe deel je een beursvloer in?: Maak eerst een plattegrond met looproutes, standplaatsen, registratie, catering, demonstraties en nooduitgangen. Reserveer daarnaast ruimte voor leveringen en controleer de indeling minimaal 2 weken voor de opbouw met de locatie.
Wanneer regel je catering voor een bouwbeurs?: Plaats een voorlopige cateringbestelling zodra je het verwachte bezoekersaantal kent en bevestig aantallen uiterlijk 7 dagen vooraf. Sluit dieetwensen en allergieën dan af in één overzicht, zodat wijzigingen op de beursdag beperkt blijven.
Wat controleer je op de dag voor een bouwbeurs?: Controleer de beursvloer, standwanden, tafels, stoelen, registratieapparatuur, badges, bewegwijzering, stroom en audiovisuele apparatuur. Loop ook de nooduitgangen en eerstehulppost na en leg het draaiboek met contactlijst klaar voor alle verantwoordelijken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.