Eine Baumesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Baumesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Aufbautag. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten, Ort und Messefläche fest, bevor du Aussteller ansprichst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Standplanung, Programm, Catering und Technik. Plane außerdem feste Fristen für Genehmigungen, Lieferungen und die Besucherregistrierung ein – diese Punkte werden oft zu spät geklärt und bremsen am Veranstaltungstag den gesamten Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Öffnungszeiten festlegen
2
Ort und Messefläche reservieren
3
Messeplan erstellen
2 Personen
4
Aussteller kontaktieren
2 Personen
5
Anmeldeformular für Aussteller öffnen
6
Einladungen an Besucher versenden
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Standplätze den Ausstellern zuweisen
2 Personen
10
Ausstellerinformationen versenden
11
Cateringbestellung aufgeben
12
Namensschilder und Badges gestalten
13
Beschilderung entwerfen
14
Programm und Vorführungen festlegen
2 Personen
15
Lieferungen von Ausstellern registrieren
2 Personen
16
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
17
Erste Hilfe und Notausgänge überprüfen
2 Personen
18
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
19
Badges und Armbänder sortieren
2 Personen
20
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
21
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Messefläche freimachen
4 Personen
24
Stellwände aufbauen
6 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Stände pro Aussteller markieren
2 Personen
27
Ausstellerstände einrichten
8 Personen
28
Demomaterial sicher aufstellen
4 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Catering- und Kaffeepunkt einrichten
3 Personen
32
Getränke kühlen
2 Personen
33
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
34
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
35
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
36
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
38
Letzte Besucherinformationen versenden

Event

39
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Besucher begrüßen
4 Personen
42
Namensschilder ausgeben
2 Personen
43
Programm und Route erläutern
2 Personen
44
Vorführungen betreuen
4 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
51
Messefläche sauber und frei halten
2 Personen
52
Präsentationen ankündigen
53
Aussteller unterstützen
2 Personen
54
Verlorene Gegenstände erfassen
55
Letzte Besucher informieren
2 Personen
56
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

57
Aussteller den Abbau durchführen lassen
6 Personen
58
Catering aufräumen
3 Personen
59
Geschirr und Geräte reinigen
3 Personen
60
Abfall sammeln und entsorgen
4 Personen
61
Messefläche reinigen
4 Personen
62
Standwände und Dekoration abbauen
6 Personen
63
Materialien sortieren und zählen
3 Personen
64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
66
Registrierungsdaten sicher archivieren
67
Fundsachen bearbeiten
68
Dankesmail an Aussteller senden
69
Ausgeliehene Materialien zurücksenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 24
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 10
BarhockerAnz. 20
RegistrierungsthekeAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 10
KleiderständerAnz. 4
StandwändeAnz. 30

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
Etikettendrucker
DruckerAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 16
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ServierplattenAnz. 12
ZangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

Bauleitungs-BannerAnz. 6
StandbeschilderungAnz. 30
Programmatische PosterAnz. 12
WegweiserAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
NamensschildhalterAnz. 100
StiftehalterAnz. 24

Sicherheit

SicherheitshelmeAnz. 30
SicherheitswestenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
NotausgangssymboleAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchhalterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Öffnungszeiten und Fläche zuerst fest. Erstelle anschließend einen Messeplan mit Standnummern, Besuchertischen, Stehtischen, Registrierungstheke, Fluchtwegen und Bereichen für Vorführungen.
Öffne die Ausstelleranmeldung erst, wenn Standgrößen, Bedingungen und eine Anmeldefrist feststehen. Verschicke die Standplatz-Zuweisung und alle Ausstellerinformationen spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe.
Sammle Ernährungswünsche gemeinsam mit den Anmeldungen und bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher. Plane Kaffee, Wasser, Gläser, Tassen, Teller und Besteck getrennt vom Ausstellerbedarf ein.
Prüfe Technik und Strom nicht erst beim Aufbau: Teste Laptops, Tablets, Etikettendrucker, Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 2 Tage vorher. Lege Powerbanks als Reserve an der Registrierung bereit.
Registriere Lieferungen vorab und teile den Ausstellern ein Zeitfenster für den Aufbau mit. Am Vortag sollten Messefläche, Stellwände, Tische, Stühle, Beschilderung, Abfallbehälter, Erste Hilfe und Notausgänge überprüft werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Baumesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Fläche und Ausstelleransprache. Genehmigungen, Sicherheitsprüfung und größere Lieferungen solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Messetag klären.
Wann sollte man Aussteller für eine Baumesse kontaktieren?: Kontaktiere die ersten Aussteller direkt nach der Reservierung der Messefläche, idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe, damit Standplätze und Beschilderung rechtzeitig erstellt werden können.
Wann müssen Einladungen und Besucheranmeldungen verschickt werden?: Verschicke die erste Einladung etwa 4 Wochen vor der Baumesse und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher, damit Badges, Namensschilder und Ernährungswünsche vorbereitet werden können.
Was muss am Tag vor einer Baumesse fertig sein?: Am Vortag sollten Fläche, Stellwände, Tische, Stühle, Registrierung, Beschilderung und Abfallbehälter aufgebaut oder bereitgestellt sein. Teste außerdem die komplette Technik, drucke Ablaufplan und Kontaktliste aus und überprüfe Erste Hilfe sowie Notausgänge.

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