Organiser un salon de la construction, étape par étape

Un salon de la construction se prépare d’abord comme un projet logistique, pas comme une simple journée d’exposition. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis construisez le plan de la surface avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les livraisons, la sécurité et l’accueil doivent ensuite suivre un calendrier précis. Prévoyez aussi du temps pour les démonstrations, les badges, la signalétique et l’installation des stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2
Réserver le lieu et l’espace d’exposition
3
Créer le plan de la surface du salon
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription des exposants
6
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Attribuer les emplacements aux exposants
2 personnes
10
Envoyer les informations aux exposants
11
Passer la commande traiteur
12
Concevoir les badges et les étiquettes nominatives
13
Concevoir la signalétique
14
Définir le programme et les démonstrations
2 personnes
15
Enregistrer les livraisons des exposants
2 personnes
16
Vérifier les permis et les règles de sécurité
17
Vérifier les premiers secours et les sorties de secours
2 personnes
18
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
19
Trier les badges et les bracelets
2 personnes
20
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
21
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Libérer la zone d'exposition
4 personnes
24
Monter les cloisons de stand
6 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Marquer les stands par exposant
2 personnes
27
Aménager les stands des exposants
8 personnes
28
Installer le matériel de démonstration en toute sécurité
4 personnes
29
Installer la signalétique
2 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager le catering et le point café
3 personnes
32
Refroidir les boissons
2 personnes
33
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
34
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
35
Tester la musique et le micro
2 personnes
36
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
37
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
38
Envoyer les dernières informations aux visiteurs

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
44
Encadrer les démonstrations
4 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
51
Garder le hall d’exposition propre et dégagé
2 personnes
52
Annoncer les présentations
53
Aider les exposants
2 personnes
54
Enregistrer les objets trouvés
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

57
Démonter les stands des exposants
6 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
60
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
61
Nettoyer l’espace du salon
4 personnes
62
Démonter les cloisons et la décoration du stand
6 personnes
63
Trier et compter le matériel
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
66
Archiver les données d’inscription en toute sécurité
67
Gérer les objets trouvés
68
Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants
69
Renvoyer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 10
Tabourets de barqté 20
Comptoir d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 4
Panneaux de standqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimante d'étiquettes
Imprimantesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Bannières du salon de la constructionqté 6
Panneaux de standqté 30
Affiches du programmeqté 12
Panneaux de signalisationqté 20
Nappesqté 16
Porte-nomsqté 100
Pots à stylosqté 24

Sécurité

Casques de sécuritéqté 30
Gilets de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Pictogrammes de sortie de secoursqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture : réservez le lieu, dessinez les zones d’exposition et vérifiez immédiatement les permis, les sorties de secours et les règles de sécurité.
Contactez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions visiteurs. Demandez leurs besoins en espace, électricité, mobilier, livraison et restauration afin d’attribuer les emplacements sans devoir refaire le plan.
Fixez une date limite pour les inscriptions exposants, idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Envoyez ensuite à chacun son emplacement, les horaires de livraison, les consignes de montage et les coordonnées utiles.
Préparez l’accueil la veille : badges et bracelets triés, comptoir d’inscription installé, imprimante testée et liste des contacts imprimée. Gardez des badges vierges pour les changements de dernière minute.
Bloquez une période dédiée au montage, généralement 3 à 5 heures avant l’ouverture. Vérifiez les cloisons, tables, chaises, branchements, projecteurs, microphones, boissons et circulation avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la construction ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un petit salon et 12 semaines si plusieurs exposants, démonstrations ou livraisons sont prévus. Les réservations du lieu et les premiers contacts exposants doivent être lancés en premier.
Quand faut-il envoyer les invitations aux visiteurs ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions visiteurs la veille afin d’imprimer les listes et préparer les badges.
Quand attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements environ 3 semaines avant l’ouverture, après avoir recueilli les besoins en espace et en électricité. Envoyez les informations définitives au plus tard 10 jours avant le salon.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Réservez au moins 3 heures pour installer les cloisons, les tables, les chaises et la signalétique, et davantage si les exposants apportent du matériel volumineux. Terminez le contrôle de sécurité avant l’arrivée du public.

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