Cómo organizar una feria de la construcción sin perder el control

Una feria de la construcción necesita más que reservar un recinto y colocar stands. Primero se fijan la fecha, los horarios y el espacio; después se confirma a los expositores, se dibuja el plano y se abre la inscripción de visitantes. En las semanas previas se cierran el programa, el catering, las acreditaciones y las normas de seguridad. El día anterior se comprueban entregas, equipos, señalización y salidas; el montaje empieza con el suelo despejado y las paredes de los stands.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la feria y los horarios de apertura
2
Reservar el espacio y el recinto ferial
3
Crear el plano de la feria
2 personas
4
Contactar a los expositores
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción para expositores
6
Enviar invitaciones a los visitantes
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar puestos a los expositores
2 personas
10
Enviar información a los expositores
11
Realizar el pedido de catering
12
Diseñar tarjetas de nombre y credenciales
13
Diseñar la señalización
14
Registrar el programa y las demostraciones
2 personas
15
Registrar las entregas de los expositores
2 personas
16
Comprobar permisos y normas de seguridad
17
Comprobar primeros auxilios y salidas de emergencia
2 personas
18
Preparar el registro de visitantes
2 personas
19
Clasificar acreditaciones y pulseras
2 personas
20
Imprimir el programa y la lista de contactos
21
Comprobar el stock y el material
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Despejar el suelo de la feria
4 personas
24
Montar las paredes del stand
6 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Marcar los stands por expositor
2 personas
27
Montar los stands de los expositores
8 personas
28
Colocar el material de demostración de forma segura
4 personas
29
Colgar señalización
2 personas
30
Montar el mostrador de registro
2 personas
31
Montar el catering y el punto de café
3 personas
32
Enfriar bebidas
2 personas
33
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
34
Realizar rondas de seguridad
2 personas
35
Probar la música y el micrófono
2 personas
36
Preparar el material de presentación
2 personas
37
Revisar y reponer los baños
2 personas
38
Enviar la información final para visitantes

Evento

39
Atender la mesa de registro
3 personas
40
Recibir a los expositores
3 personas
41
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
42
Repartir acreditaciones
2 personas
43
Explicar el programa y la ruta
2 personas
44
Coordinar demostraciones
4 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el stock de catering
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
51
Mantener el suelo de la feria limpio y despejado
2 personas
52
Anunciar presentaciones
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Registrar objetos perdidos
55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
56
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

57
Permitir que los expositores desmonten
6 personas
58
Recoger el catering
3 personas
59
Limpiar la vajilla y el equipo
3 personas
60
Recoger y retirar la basura
4 personas
61
Limpiar el recinto ferial
4 personas
62
Desmontar las paredes del stand y la decoración
6 personas
63
Clasificar y contar el material
3 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Recoger el catering sobrante
2 personas
66
Archivar de forma segura los datos de registro
67
Gestionar objetos perdidos
68
Enviar un correo de agradecimiento a los expositores
69
Devolver los materiales grabados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Mesas para visitantescant. 8
Sillascant. 80
Mesas altascant. 10
Taburetes de barcant. 20
Mostrador de registrocant. 2
Papeleracant. 10
Percheroscant. 4
Paredes para standscant. 30

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresora de etiquetas
Impresorascant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6
Bandejas para servircant. 12
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Banderas de la feria de construccióncant. 6
Carteles de standcant. 30
Pósteres del programacant. 12
Carteles de señalizacióncant. 20
Mantelescant. 16
Portatarjetas de nombrecant. 100
Portalápicescant. 24

Seguridad

Cascos de seguridadcant. 30
Chalecos reflectantescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Pictogramas de salida de emergenciacant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papel de cocinacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los puestos. Deja pasillos claros, coloca el registro cerca de la entrada y reserva espacio para demostraciones, proyectores y pantallas.
Pide a cada expositor sus necesidades de montaje y entrega con al menos 7 días de antelación. Sin esa información, las paredes de los stands, las mesas y las conexiones eléctricas suelen llegar tarde o quedar mal ubicadas.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el pedido de catering varios días antes. Calcula por separado el café, el agua y la comida para visitantes, expositores y equipo.
Prepara las acreditaciones, pulseras, etiquetas y la lista de contactos antes del día de apertura. Lleva también una impresora de etiquetas y copias impresas por si falla el registro digital.
Haz una revisión de seguridad antes del montaje final: salidas de emergencia despejadas, primeros auxilios localizados, cables protegidos con enrollacables y regletas, y equipos de sonido y proyección probados con antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de la construcción?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Reserva primero el recinto y fija la fecha; después contacta con los expositores y abre las inscripciones. Durante la última semana se cierran catering, acreditaciones, entregas y seguridad.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?: Haz la asignación cuando ya tengas confirmados los expositores y sus necesidades técnicas, idealmente 3 o 4 semanas antes. Envía el plano, los horarios de entrega y las normas de montaje al menos 7 días antes de la feria.
¿Cuándo se monta una feria de la construcción?: El montaje se realiza normalmente el día anterior o varias horas antes de la apertura, según el tamaño del recinto. Empieza despejando el suelo, instala las paredes de los stands y coloca después mesas, sillas, equipos, señalización y registro.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria?: Comprueba las entregas de los expositores, el stock, las acreditaciones, el programa impreso, el catering y todo el material de registro. También prueba micrófonos, altavoces, proyectores y pantallas, y verifica que las salidas de emergencia queden libres.

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