Zo organiseer je een bouldersessie

Begin met het aantal deelnemers en reserveer daarna de boulderhal, het huurmateriaal en een passend tijdslot. Verzamel vroeg dieetwensen, vrijwaringen en betalingen, zodat je op de dag zelf niet achter ontbrekende gegevens aan hoeft. Regel vervoer en stuur deelnemersinformatie met route, openingstijden en benodigdheden. Op locatie werk je met teams, scorekaarten en duidelijke water- en snackpunten. Plan bovendien tijd voor materiaalcontrole en het apart verpakken van dieetproducten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Boulderhal reserveren
6
Huurmateriaal reserveren
7
Openingstijden bevestigen
8
Vervoer naar de hal regelen
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Vrijwaringen verzamelen
11
Betalingen controleren
12
Teams indelen
13
Scorekaarten voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Huurmateriaal ophalen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Dieetproducten apart verpakken
19
Apparatuur opladen
20
Materialen inpakken
2 personen
21
Locatie en route controleren

Event

22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Snacktafel inrichten
2 personen
24
Waterpunten klaarzetten
2 personen
25
Sportmateriaal controleren
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Huurmateriaal uitdelen
2 personen
28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
29
Gezamenlijk opwarmen
30
Boulderregels uitleggen
31
Eerste boulderronde begeleiden
3 personen
32
Scores bijhouden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Pauzesnacks serveren
2 personen
35
Tweede boulderronde begeleiden
3 personen
36
Groepsfoto maken
2 personen
37
Buffet klaarzetten
3 personen
38
Avondmaaltijd serveren
3 personen
39
Dranken blijven aanvullen
2 personen
40
Vrij klimmen begeleiden
2 personen
41
Winnaar bekendmaken
42
Persoonlijke spullen verzamelen
2 personen
43
Huurmateriaal innemen
2 personen

Nazorg

44
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
45
Afval sorteren
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Overgebleven eten verpakken
2 personen
49
Huurmateriaal retourneren
2 personen
50
Apparatuur en materialen opbergen
2 personen
51
Openstaande betalingen afhandelen
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Krijtzakkenaantal 12
Vloeibaar klimkrijtaantal 2
Borstelsaantal 6
Sporttapeaantal 4
Scorekaartenaantal 20
Klembordenaantal 3
Stopwatchesaantal 3
Pionnenaantal 12
Elastiekenaantal 12
Yogamattenaantal 6
Sporthanddoekenaantal 12
Koelkompressenaantal 4
EHBO-set

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 14
Tafelkledenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 24
Herbruikbare bordenaantal 20
Herbruikbare kommenaantal 8
Besteksetsaantal 20
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Blikopenersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 2
Telefoonstatief
Verlengsnoerenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de boulderhal en eventueel huurmateriaal zodra je een eerste deelnemersaantal hebt; controleer uiterlijk één week vooraf opnieuw de openingstijden en beschikbaarheid.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, vrijwaringen en betalingen uit. Zet een sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de sessie, zodat je aantallen en boodschappen kunt vastleggen.
Maak teams voordat je vertrekt en leg scorekaarten, klemborden, stopwatches en pionnen per groep klaar. Zo verlies je bij de start geen 15 minuten met uitdelen en uitleggen.
Stuur route, vervoersafspraken en deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf. Vermeld ook wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn en of ze eigen klimschoenen of huurmateriaal gebruiken.
Zet waterpunten en de snacktafel klaar vóór de eerste klimronde en neem een EHBO-set, sporttape, borstels en koelkompressen mee. Laad de bluetoothspeaker en powerbanks de avond ervoor op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boulderhal reserveren?: Reserveer zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt, bij voorkeur 3 tot 6 weken vooraf. Controleer de openingstijden en je reservering nogmaals uiterlijk 7 dagen voor de sessie.
Hoeveel deelnemers kan ik in één bouldersessie indelen?: Dat hangt af van de capaciteit en regels van de hal. Deel je groep op in teams van 3 tot 5 personen en maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen sluiten, ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik vrijwaringen en dieetwensen verzamelen?: Vraag beide gegevens direct bij de uitnodiging op en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Dan kun je ontbrekende vrijwaringen najagen en dieetproducten apart verpakken.
Wat moet ik de deelnemers vooraf doorgeven?: Stuur route, vervoersafspraken, aanvangstijd, openingstijden en informatie over huurmateriaal minstens 3 dagen vooraf. Vermeld ook een praktisch aankomstmoment, bijvoorbeeld 15 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.