Eine Boulder-Session Schritt für Schritt organisieren
Eine Boulder-Session steht und fällt mit drei Dingen: einer passenden Halle, klaren Informationen und einem Ablauf, der vor Ort funktioniert. Beginne deshalb mit Termin, Öffnungszeiten und Hallenreservierung, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen und planst Transport, Teams und Wertung. Viele vergessen, Leihmaterial früh zu reservieren oder Wasser, Erste-Hilfe-Material und geladene Geräte am Veranstaltungstag zu kontrollieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Boulderhalle reservieren
- 6
Leihmaterial reservieren
- 7
Öffnungszeiten bestätigen
- 8
Transport zur Halle organisieren
2 Personen
- 9
Teilnehmerinformationen versenden
- 10
Einverständniserklärungen einsammeln
- 11
Zahlungen prüfen
- 12
Teams einteilen
- 13
Scorekarten vorbereiten
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Mietmaterial abholen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 18
Diätprodukte separat verpacken
- 19
Geräte aufladen
- 20
Materialien einpacken
2 Personen
- 21
Veranstaltungsort und Route prüfen
Event
- 22
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Snacktisch einrichten
2 Personen
- 24
Wasserstellen bereitstellen
2 Personen
- 25
Sportmaterial prüfen
2 Personen
- 26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 27
Leihmaterial ausgeben
2 Personen
- 28
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 29
Gemeinsam aufwärmen
- 30
Boulderregeln erklären
- 31
Erste Boulderrunde begleiten
3 Personen
- 32
Punkte erfassen
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 35
Die zweite Boulderrunde betreuen
3 Personen
- 36
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 37
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 38
Abendessen servieren
3 Personen
- 39
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
- 40
Freiklettern betreuen
2 Personen
- 41
Gewinner bekanntgeben
- 42
Persönliche Gegenstände sammeln
2 Personen
- 43
Leihmaterial zurücknehmen
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Tische und Stühle abräumen
3 Personen
- 45
Abfall trennen
2 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 49
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 50
Geräte und Materialien verstauen
2 Personen
- 51
Ausstehende Zahlungen abwickeln
- 52
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Sportmaterial
- KreissäckeAnz. 12
- Flüssige KletterkreideAnz. 2
- BürstenAnz. 6
- SporttapeAnz. 4
- WertungsbögenAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 3
- StoppuhrenAnz. 3
- KegelAnz. 12
- GummibänderAnz. 12
- YogamattenAnz. 6
- SporthandtücherAnz. 12
- KühlkompressenAnz. 4
- Erste-Hilfe-Set
Mobiliar
- KlappischeAnz. 3
- KlappstühleAnz. 14
- TischdeckenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 24
- Mehrweg-TellerAnz. 20
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 8
- BestecksetsAnz. 20
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- DosenöffnerAnz. 2
- LebensmittelboxenAnz. 12
- ServierplattenAnz. 6
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- PowerbanksAnz. 2
- Handystativ
- VerlängerungskabelAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Halle und Leihmaterial möglichst 3 bis 4 Wochen vorher. Kläre dabei Öffnungszeiten, verfügbare Boulderbereiche und ob die Gruppe eigenes oder gemietetes Material nutzen soll.
- Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Session. Nenne Treffpunkt, Route, Beginn, benötigte Kleidung, Transportdetails und eine Frist für Anmeldungen sowie Einverständniserklärungen.
- Plane die Teams erst nach Ablauf der Anmeldefrist ein. Bei 12 Teilnehmenden sind beispielsweise 3 Teams mit je 4 Personen übersichtlich; bereite für jedes Team Wertungsbögen, Klemmbrett und Stoppuhr vor.
- Bereite Snacks und Getränke am Vortag vor und stelle mindestens eine Wasserstelle bereit. Diätprodukte solltest du separat verpacken und eindeutig kennzeichnen, damit vor Ort nichts gesucht oder verwechselt wird.
- Prüfe am Veranstaltungstag spätestens 60 Minuten vor Beginn Route, Sitz- und Snackbereich sowie Sportmaterial. Lade Lautsprecher und Powerbanks vollständig auf und lege Erste-Hilfe-Set, Kühlkompressen und Sporttape griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Boulderhalle für eine Gruppe reservieren?
- Für eine Gruppe solltest du die Halle 3 bis 4 Wochen vor dem Termin reservieren. In der Anfrage gehören Gruppengröße, gewünschte Uhrzeit, Leihmaterial und die Frage nach verfügbaren Bereichen zusammen.
- Wann sollte ich die Einladungen für eine Boulder-Session verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor der Session. So bleibt genug Zeit, Ernährungswünsche, Zahlungen, Transport und Teams zu organisieren.
- Wie viele Personen sollte ein Boulder-Team haben?
- Plane ungefähr 3 bis 4 Personen pro Team. Bei 12 Teilnehmenden sind 3 Teams mit je 4 Personen praktisch, weil Wertungsbögen und Stoppuhren gemeinsam genutzt werden können.
- Wann muss ich Snacks und Getränke für die Boulder-Session vorbereiten?
- Bereite haltbare Snacks am Vortag vor und stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt. Wasser, Diätprodukte und Serviermaterial sollten spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe bereitstehen.
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