Organiser une séance de bloc sans rien oublier

Une séance de bloc se prépare d’abord autour de la salle, du nombre de participants et du niveau de chacun. Réservez le créneau avant d’envoyer les invitations, puis bloquez rapidement les inscriptions pour connaître les besoins alimentaires, les paiements et le matériel nécessaire. La veille, vérifiez l’itinéraire, rechargez les appareils et préparez séparément les affaires de sport et les encas. Sur place, gardez une personne disponible pour l’accueil, les décharges et la répartition des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver une salle d'escalade de bloc
6
Réserver le matériel de location
7
Confirmer les horaires d’ouverture
8
Organiser le transport vers le hall
2 personnes
9
Envoyer les informations aux participants
10
Recueillir les décharges
11
Vérifier les paiements
12
Répartir les équipes
13
Préparer les cartes de score
14
Faire les courses
2 personnes
15
Récupérer le matériel loué
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Emballer séparément les produits diététiques
19
Recharger les appareils
20
Emballer le matériel
2 personnes
21
Vérifier le lieu et l’itinéraire

Événement

22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Mettre en place la table des snacks
2 personnes
24
Installer les points d'eau
2 personnes
25
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Distribuer le matériel de location
2 personnes
28
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
29
Échauffement commun
30
Expliquer les règles du bloc
31
Encadrer la première session de bloc
3 personnes
32
Suivre les scores
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir les snacks de pause
2 personnes
35
Encadrer la deuxième session de bloc
3 personnes
36
Prendre une photo de groupe
2 personnes
37
Mettre le buffet en place
3 personnes
38
Servir le dîner
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Encadrer l’escalade libre
2 personnes
41
Annoncer le vainqueur
42
Rassembler les effets personnels
2 personnes
43
Récupérer le matériel loué
2 personnes

Suivi

44
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
45
Trier les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Emballer les restes
2 personnes
49
Retourner le matériel loué
2 personnes
50
Ranger le matériel et les fournitures
2 personnes
51
Gérer les paiements en attente
52
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Sacs de craieqté 12
Craie d’escalade liquideqté 2
Brossesqté 6
Ruban de sportqté 4
Fiches de scoreqté 20
Presse-papiersqté 3
Chronomètresqté 3
Cônesqté 12
Élastiquesqté 12
Tapis de yogaqté 6
Serviettes de sportqté 12
Packs de froidqté 4
Trousse de premiers secours

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 14
Nappesqté 3
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 24
Assiettes réutilisablesqté 20
Bols réutilisablesqté 8
Couvertsqté 20
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ouvre-boîtesqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 2
Trépied pour téléphone
Rallongesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et le matériel de location avant de confirmer la date aux participants. Demandez aussi les horaires d’ouverture exacts : un créneau annoncé à 14 h ne correspond pas forcément à l’heure d’accès ou d’installation.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la séance. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes, de vérifier les paiements et de prévoir les besoins alimentaires sans courir après les réponses.
Envoyez les informations pratiques au moins 3 jours avant : adresse, itinéraire, heure de rendez-vous, durée prévue, tenue conseillée et documents à retourner. Précisez si chacun doit apporter ses propres chaussons ou utiliser une location.
Préparez le matériel de suivi la veille : fiches de score, presse-papiers et chronomètres. Testez aussi l’enceinte Bluetooth et rechargez les batteries externes, car ces détails sont souvent oubliés jusqu’au moment de l’accueil.
Installez les boissons et les encas avant le début de l’escalade, avec les produits diététiques emballés séparément. Prévoyez un point d’eau visible, des serviettes, des packs de froid et une trousse de premiers secours accessibles pendant toute la séance.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une salle de bloc ?: Contactez la salle au moins 3 à 4 semaines avant la séance, surtout si vous venez en groupe. Confirmez ensuite le créneau, les horaires d’ouverture, la capacité d’accueil et la disponibilité du matériel de location.
Quand envoyer les invitations pour une séance de bloc ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant afin de traiter les décharges, les paiements, les régimes alimentaires et la composition des équipes.
Que faut-il prévoir pour une séance de bloc en groupe ?: Prévoyez les fiches de score, des chronomètres, des presse-papiers, de la craie, des brosses, du ruban de sport et une trousse de premiers secours. Ajoutez des boissons, des encas, des serviettes et des packs de froid pour les pauses et les petits incidents.
Quand préparer le matériel et les encas ?: Préparez les encas, les boissons et le matériel la veille, puis récupérez le matériel loué avant le départ ou selon l’horaire convenu avec la salle. Le jour même, gardez 30 à 45 minutes pour installer les tables, les chaises, le point d’eau et la table des snacks.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.