Zo organiseer je een bosconcert

Begin niet met het programma, maar met het terrein en de randvoorwaarden. Controleer of de boslocatie geschikt is voor publiek, podium, geluid, stroom, toiletten en veilige routes. Regel daarna vergunning, verzekering, artiesten en techniek voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om weersverwachting, route-informatie, catering en een duidelijke opbouwvolgorde. Zo voorkom je dat een ontbrekende stroomvoorziening of slecht verlichte bosroute op de dag zelf het concert stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en terrein inspecteren
2 personen
2
Boslocatie reserveren
3
Evenementvergunning aanvragen
4
Artiestencontracten bevestigen
5
Geluidsapparatuur reserveren
6
Podiumdelen reserveren
7
Toiletvoorzieningen reserveren
8
Verzekering controleren
9
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
10
Ontruimingsroutes bepalen
2 personen
11
Noodcontacten vastleggen
12
Stroomvoorziening controleren
2 personen
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
16
Dieetwensen verzamelen
17
Parkeerplaatsen afspreken
18
Fietsroute communiceren
19
Artiesteninformatie versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Programma en route printen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Cateringkratten klaarzetten
2 personen
26
Technische apparatuur testen
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen
28
Terrein afzetten
3 personen
29
Podium opbouwen
5 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Geluidsset aansluiten
3 personen
34
Lichtset installeren
3 personen
35
Stroomkabels beveiligen
3 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Drankenbar inrichten
3 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Routeborden plaatsen
2 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Soundcheck uitvoeren
4 personen
43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Backstage inrichten
2 personen
45
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

46
Entree bemannen
2 personen
47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
48
Programma uitdelen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken uitgeven
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
55
Artiesten begeleiden
56
Podiumwissels begeleiden
2 personen
57
Licht tijdens concert bedienen
58
Geluidsmix tijdens concert bedienen
59
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Catering afsluiten
3 personen
63
Terrein schoon opleveren
6 personen
64
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Podium en techniek afbouwen
5 personen
67
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Terrein opnieuw inspecteren
2 personen
70
Geleende spullen verzamelen
2 personen
71
Apparatuur schoonmaken
2 personen
72
Materialen inventariseren
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Verloren voorwerpen registreren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Kleedkamerrekkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Haspelsaantal 6
Stroomverdeleraantal 2
Aggregaat

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerverlichtingssnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelmattenaantal 20

Decoratie

Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Podiumachterdoek
Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Barbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de terreininspectie overdag én na zonsondergang. Controleer waar podiumdelen, partytenten, toiletten en parkeerplaatsen komen en markeer ontruimingsroutes met afzethekken, verkeerskegels en LED-lantaarns.
Leg techniek en stroom uiterlijk enkele weken vooraf vast. Een podium met luidsprekers, subwoofers, mengtafel en monitorluidsprekers vraagt om een stroomplan met haspels, stekkerdozen, een stroomverdeler en zo nodig een aggregaat.
Stuur artiesteninformatie niet pas op de concertdag. Geef uiterlijk 7 dagen vooraf de aankomsttijd, laad- en losplek, kleedkamerrekken, podiumafmetingen, geluidsopstelling en het contactnummer van de verantwoordelijke door.
Maak de publieksroute onderdeel van de uitnodiging. Communiceer fietsroute, parkeerafspraken en programmaduur minimaal 5 dagen vooraf; print op de dag zelf programma’s en route-informatie voor bezoekers en crew.
Bereid eten en drinken op tijd voor, maar houd rekening met bosomstandigheden. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding, doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf, koel de dranken en zet cateringkratten klaar vóór de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bosconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, vergunning, artiesten en verzekering. Reserveer geluid, podium, toiletten en stroom zodra de datum vaststaat; wacht niet tot de laatste 2 weken.
Welke vergunning heb je nodig voor een bosconcert?: Dat hangt af van de gemeente, locatie en omvang van het publiek. Neem minimaal 8 tot 12 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke evenementenvergunning, meldingen en veiligheidsdocumenten nodig zijn.
Hoe regel je stroom voor een concert in het bos?: Controleer eerst of er een geschikte netaansluiting aanwezig is en bereken het vermogen van geluid, verlichting en catering. Regel minimaal 2 weken vooraf een stroomverdeler, haspels en stekkerdozen; reserveer een aggregaat als de aansluiting onvoldoende of onzeker is.
Wanneer controleer je het weer voor een bosconcert?: Bekijk de verwachting dagelijks vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor aanvang een definitief besluit over maatregelen. Controleer dan ook tenten, podium, kabelbescherming, verlichting, kledingadvies en eventuele aanpassing van de publieksroute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.