Cómo organizar un concierto en el bosque sin improvisar
Un concierto en el bosque empieza mucho antes de montar el escenario. Primero confirma que el recinto admite público, música y vehículos, y tramita los permisos antes de contratar servicios que no puedas mover. Después ordena el trabajo en cuatro bloques: artistas y programa, seguridad y evacuación, producción técnica y atención a los asistentes. El clima, la electricidad y el acceso suelen causar los problemas más serios, así que deben tener una solución concreta y una persona responsable.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Inspeccionar la ubicación y el recinto
2 personas
- 2
Reservar ubicación en el bosque
- 3
Solicitar el permiso del evento
- 4
Confirmar los contratos de los artistas
- 5
Reservar equipo de sonido
- 6
Reservar secciones del escenario
- 7
Reservar instalaciones de aseo
- 8
Comprobar el seguro
- 9
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
- 10
Definir las rutas de evacuación
2 personas
- 11
Registrar contactos de emergencia
- 12
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Enviar invitaciones
2 personas
- 15
Gestionar inscripciones
- 16
Recoger preferencias dietéticas
- 17
Acordar las plazas de aparcamiento
- 18
Comunicar la ruta en bicicleta
- 19
Enviar la información de los artistas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Imprimir programa y ruta
2 personas
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Preparar cajas de catering
2 personas
- 26
Probar el equipo técnico
2 personas
- 27
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 28
Cerrar el recinto
3 personas
- 29
Montar el escenario
5 personas
- 30
Montar tiendas
4 personas
- 31
Montar mesas
4 personas
- 32
Colocar las sillas
4 personas
- 33
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 34
Instalar el set de luces
3 personas
- 35
Asegurar los cables eléctricos
3 personas
- 36
Montar el buffet de catering
3 personas
- 37
Montar la barra de bebidas
3 personas
- 38
Comprobar los baños
2 personas
- 39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 40
Colocar señales de ruta
2 personas
- 41
Colgar la decoración
3 personas
- 42
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 43
Recibir a los artistas
2 personas
- 44
Montar backstage
2 personas
- 45
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas
Evento
- 46
Atender la entrada
2 personas
- 47
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 48
Repartir el programa
2 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Repartir bebidas
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 55
Acompañar a los artistas
- 56
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
- 57
Controlar la iluminación durante el concierto
- 58
Controlar la mezcla de sonido durante el concierto
- 59
Realizar rondas de seguridad
2 personas
- 60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 61
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 62
Cerrar catering
3 personas
- 63
Dejar el recinto limpio
6 personas
- 64
Retirar los residuos por separado
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Desmontar el escenario y la técnica
5 personas
- 67
Desmontar las carpas y el mobiliario
5 personas
- 68
Retirar la decoración
3 personas
- 69
Inspeccionar de nuevo el recinto
2 personas
- 70
Recoger los artículos prestados
2 personas
- 71
Limpiar el equipo
2 personas
- 72
Inventariar materiales
- 73
Devolver el material alquilado
2 personas
- 74
Guardar el stock restante
2 personas
- 75
Registrar objetos perdidos
- 76
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas altascant. 6
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
- Escaleras del escenariocant. 2
- Percheros para camerinoscant. 4
Equipo
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Regletascant. 10
- Carretescant. 6
- Distribuidor de corrientecant. 2
- Grupo electrógeno
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Guirnaldas de luces ambientalescant. 12
- Faroles LEDcant. 16
- Linternascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Vallas de separacióncant. 12
- Conos de tráficocant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 20
Decoración
- Señales de rutacant. 10
- Carteles direccionalescant. 12
- Telón de fondo del escenario
- Guirnaldascant. 12
- Pizarrascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas para servircant. 12
- Tijerascant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzascant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bandejas para barbacoacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Inspecciona el bosque de día y con el equipo previsto: comprueba el acceso para carga, el terreno del escenario, la cobertura de móvil, el aparcamiento y dónde pueden colocarse aseos, carpas y vallas. Haz esta visita antes de cerrar reservas.
- Tramita el permiso y revisa el seguro con varias semanas de margen. El plan de seguridad debe incluir rutas de evacuación, contactos de emergencia, botiquines, extintores y una forma clara de separar al público de la zona técnica.
- Calcula la producción eléctrica antes de alquilar el sonido: altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, iluminación y cargadores deben caber en la capacidad disponible. Si no hay suministro fiable, reserva un grupo electrógeno y carretes de cable adecuados.
- Cierra el programa y la información técnica de los artistas antes de enviar las invitaciones. El día del concierto, entrega a cada grupo un horario de llegada, prueba de sonido, acceso, camerinos y contacto operativo; una hora de retraso puede desplazar todo el programa.
- Comprueba el pronóstico 48 y 24 horas antes y define qué cambia si llueve o hace viento. Prepara carpas, iluminación autónoma, linternas, baterías de repuesto, bebidas frías y cajas de catering teniendo en cuenta que el montaje y la recogida pueden hacerse con poca luz.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un concierto en el bosque?
- Solicítalo en cuanto tengas ubicación, fecha, aforo aproximado y horario, idealmente entre 8 y 12 semanas antes. Algunos trámites requieren además el plan de seguridad, el seguro y los datos de los artistas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el escenario y el sonido?
- Reserva como mínimo 6 horas para descargar, montar piezas del escenario, instalar sonido e iluminación y hacer la prueba. Añade 1 o 2 horas si el acceso es estrecho, el terreno es irregular o la electricidad depende de un grupo electrógeno.
- ¿Cuánta bebida y comida necesito para un concierto en el bosque?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración y la temperatura. Compra la comida según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas, y prepara las cajas de catering antes de que empiece el montaje.
- ¿Qué hago si llueve el día del concierto?
- Toma la decisión operativa entre 24 y 48 horas antes, no cuando llegue el público. Comprueba que las carpas protegen al público y al equipo, que los cables quedan fuera de zonas mojadas y que el recinto tiene una ruta de evacuación alternativa; si no puedes garantizarlo, aplaza o cancela.
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