Ein Waldkonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Waldkonzert beginnt nicht mit dem Programm, sondern mit Gelände, Genehmigung und Stromversorgung. Prüfe zuerst, ob Zufahrt, Bühne, Toiletten, Fluchtwege und Parkmöglichkeiten am vorgesehenen Ort funktionieren. Danach folgen Künstlerverträge, Ton- und Bühnentechnik sowie ein Sicherheitsplan. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, gekühlte Getränke, gedruckte Unterlagen und ein klarer Aufbauplan – genau diese Punkte werden bei Konzerten im Wald oft zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Gelände inspizieren
2 Personen
- 2
Waldlocation reservieren
- 3
Eventgenehmigung beantragen
- 4
Künstlerverträge bestätigen
- 5
Tonanlage reservieren
- 6
Bühnenelemente reservieren
- 7
Toiletteneinrichtungen reservieren
- 8
Versicherung prüfen
- 9
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 10
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
- 11
Notfallkontakte festhalten
- 12
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 13
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 14
Einladungen verschicken
2 Personen
- 15
Anmeldungen bearbeiten
- 16
Ernährungswünsche erfassen
- 17
Parkplätze abstimmen
- 18
Fahrradroute kommunizieren
- 19
Künstlerinformationen versenden
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Programm und Strecke drucken
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Cateringkisten bereitstellen
2 Personen
- 26
Technische Geräte testen
2 Personen
- 27
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 28
Gelände absperren
3 Personen
- 29
Bühne aufbauen
5 Personen
- 30
Zelte aufbauen
4 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Soundsystem anschließen
3 Personen
- 34
Lichtset installieren
3 Personen
- 35
Stromkabel sichern
3 Personen
- 36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 37
Getränkebar einrichten
3 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 41
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 42
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Backstage einrichten
2 Personen
- 45
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen
Event
- 46
Eingang besetzen
2 Personen
- 47
Besucher begrüßen
3 Personen
- 48
Programm verteilen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Getränke ausgeben
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 55
Künstler betreuen
- 56
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
- 57
Licht während des Konzerts bedienen
- 58
Tonmischung während des Konzerts bedienen
- 59
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
- 60
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 62
Catering abschließen
3 Personen
- 63
Gelände sauber übergeben
6 Personen
- 64
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Bühne und Technik abbauen
5 Personen
- 67
Zelte und Mobiliar abbauen
5 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Gelände erneut inspizieren
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 71
Geräte reinigen
2 Personen
- 72
Materialien inventarisieren
- 73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 74
Restbestand einlagern
2 Personen
- 75
Verlorene Gegenstände erfassen
- 76
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 8
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 6
- PartyzelteAnz. 3
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppenAnz. 2
- UmkleideracksAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 12
- JackkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelrollenAnz. 6
- StromverteilerAnz. 2
- Stromaggregat
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- StimmungslichterkettenAnz. 12
- LED-LaternenAnz. 16
- TaschenlampenAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 12
- KabelmattenAnz. 20
Dekoration
- WegweiserAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- Bühnenhintergrund
- WimpelkettenAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierplattenAnz. 12
- ScherenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 6
- BrotmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- BarbänkeAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- HanddesinfektionsständerAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Besichtige das Gelände bei Tageslicht und miss die Wege für Bühne, Publikum, Technik und Rettungsfahrzeuge aus. Kläre außerdem früh, wo Toiletten, Absperrgitter, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Koffer stehen.
- Beantrage die Eventgenehmigung nicht erst nach der Programmplanung. Rechne mehrere Wochen Bearbeitungszeit ein und bestätige Künstlerverträge, Versicherung sowie Sicherheits- und Evakuierungsplan, bevor du Einladungen verschickst.
- Plane die Stromversorgung für Tonanlage, Mischpult, Bühnenlichter und Beleuchtung gemeinsam. Prüfe, ob vorhandene Anschlüsse ausreichen; andernfalls müssen Stromaggregat, Stromverteiler, Kabelrollen und Verlängerungskabel rechtzeitig reserviert werden.
- Kommuniziere Anreise und Rückweg spätestens mit der Einladung: Parkplätze, Fahrradroute und den Fußweg zur Waldlocation. Drucke Programm und Strecke zusätzlich aus, weil im Wald nicht jeder Empfang oder Akku zuverlässig verfügbar ist.
- Lege für den Aufbau einen Zeitplan mit Verantwortlichen fest und prüfe die Wettervorhersage am Vortag sowie am Veranstaltungstag. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein, Snacks bereitstehen und Cateringkisten so stehen, dass sie nicht die Fluchtwege versperren.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Waldkonzert genehmigen lassen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit der Genehmigung. Für Waldflächen, Verkehr, Lärm, Strom und Sicherheitsauflagen können weitere Abstimmungen nötig sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Waldkonzerts?
- Plane mindestens 6 Stunden für Bühne, Tonanlage, Beleuchtung, Strom, Toiletten und Absperrungen ein. Eine zusätzliche Stunde für Soundcheck und Sicherheitskontrolle verhindert Zeitdruck vor dem Einlass.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Waldkonzert?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter brauchst du zusätzlich ausreichend Wasser und eine gekühlte Ausgabe.
- Was muss man bei schlechtem Wetter für ein Waldkonzert vorbereiten?
- Prüfe die Vorhersage spätestens 48 Stunden vorher und lege einen klaren Entscheidungszeitpunkt fest. Partyzelte, wetterfeste Kabelwege, trockene Lagerkisten und eine verschiebbare Aufbauplanung sollten dann bereits organisiert sein.
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