Organiser un concert en forêt, étape par étape

Un concert en forêt se prépare d’abord comme un projet de site, puis comme un événement musical. Commence par inspecter le terrain et réserver l’emplacement, avant de demander les autorisations et de confirmer les artistes. Ensuite, verrouille la sonorisation, l’électricité, les sanitaires et le plan de sécurité. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, organiser les accès, préparer l’accueil et garder une solution de repli pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inspecter le lieu et le terrain
2 personnes
2
Réserver un emplacement en forêt
3
Demander un permis d’événement
4
Confirmer les contrats des artistes
5
Réserver le matériel de sonorisation
6
Réserver des éléments de scène
7
Réserver les sanitaires
8
Vérifier l’assurance
9
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
10
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
11
Enregistrer les contacts d’urgence
12
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
13
Établir le programme
2 personnes
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Convenir des places de parking
18
Communiquer le parcours cyclable
19
Envoyer les informations sur les artistes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Imprimer le programme de route
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer les caisses de catering
2 personnes
26
Tester le matériel technique
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
2 personnes
28
Balisage du site
3 personnes
29
Monter la scène
5 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Brancher le système de sonorisation
3 personnes
34
Installer le kit d’éclairage
3 personnes
35
Sécuriser les câbles électriques
3 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Installer le bar à boissons
3 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Aménager les coulisses
2 personnes
45
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

46
Tenir l'entrée
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer le programme
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Distribuer les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
55
Accompagner les artistes
56
Coordonner les changements de scène
2 personnes
57
Gérer l’éclairage pendant le concert
58
Gérer la mixage sonore pendant le concert
59
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Clôturer le catering
3 personnes
63
Rendre le terrain propre
6 personnes
64
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Démonter la scène et le matériel technique
5 personnes
67
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Réinspecter le site
2 personnes
70
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
71
Nettoyer le matériel
2 personnes
72
Inventorier le matériel
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Portants de logeqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Enrouleursqté 6
Répartiteur électriqueqté 2
Groupe électrogène

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Guirlandes d’éclairage d’ambianceqté 12
Lanternes LEDqté 16
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Passe-câblesqté 20

Décoration

Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de barqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Visite le terrain avant toute réservation technique : repère les pentes, les zones humides, l’accès des véhicules et les emplacements possibles pour la scène, les tentes et les sanitaires. Prévois aussi le trajet entre le parking et le lieu du concert.
Lance les démarches administratives dès que la date est envisagée. Le permis, l’assurance et les règles propres au site peuvent prendre plusieurs semaines et conditionnent souvent la confirmation des artistes ou du matériel.
Teste l’alimentation électrique sur place avant l’installation. La sonorisation, les éclairages LED et les prises de catering ne doivent pas dépendre d’une puissance estimée ; si nécessaire, réserve un groupe électrogène et protège les câbles avec des enrouleurs adaptés.
Prépare le plan de sécurité avant d’envoyer les invitations. Indique au minimum les issues d’évacuation, les contacts d’urgence, l’emplacement des trousses de premiers secours, des extincteurs et des barrières, puis transmets les consignes à l’équipe.
Ne garde pas la logistique d’accueil pour le jour J : traite les inscriptions, recueille les besoins alimentaires et confirme les places de parking plusieurs jours à l’avance. La veille, refroidis les boissons, prépare les en-cas et vérifie une dernière fois les prévisions météo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en forêt ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, de vérifier l’assurance, de confirmer les artistes et de réserver la sonorisation, la scène et les sanitaires.
Quand faut-il demander un permis pour un concert en forêt ?: Dépose la demande dès que le lieu et la date sont suffisamment fixés, de préférence au moins 6 à 8 semaines avant le concert. Les délais varient selon le site, la commune et la jauge prévue.
Comment gérer l’électricité pour un concert en forêt ?: Vérifie la puissance disponible sur place avant de réserver le matériel. Fais établir un bilan des besoins pour la table de mixage, les haut-parleurs, les subwoofers et les éclairages ; si le raccordement ne suffit pas, prévois un groupe électrogène adapté.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert en forêt ?: Contrôle la météo, les accès, le parking, les issues d’évacuation et les contacts d’urgence. Vérifie aussi que les boissons sont refroidies, que le catering est prêt et que les câbles, piles de rechange et lampes de poche sont disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.