Zo organiseer je een bosbruiloft zonder last-minute stress

Begin een bosbruiloft niet met de decoratie, maar met de locatie, toestemming en voorzieningen. Leg daarna de datum vast en reserveer de leveranciers die snel volgeboekt raken, zoals de ceremonieambtenaar, cateraar, fotograaf en geluidsset. Zodra de gastenlijst en aanmeldingen duidelijk zijn, kun je de indeling, catering, meubels en route-informatie precies maken. Plan de laatste controle uiterlijk een week vooraf; in het bos vallen leveringen, stroom, parkeren en regen sneller tegen dan in een zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en boslocatie vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor locatie regelen
3
Ceremonieambtenaar reserveren
4
Cateraar reserveren
5
Fotograaf reserveren
6
Muziek en geluidsset reserveren
7
Partytenten en meubilair reserveren
8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
9
Gastenlijst controleren
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vervoer en parkeerroutes delen
14
Draaiboek voor leveranciers maken
2 personen
15
Tafelindeling maken
2 personen
16
Menukaart en allergenen controleren
2 personen
17
Ceremonieprogramma afdrukken
18
Naambordjes maken
2 personen
19
Plaatskaarten maken
2 personen
20
Versiering voorbereiden
3 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Leveringen bevestigen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Welkomsttassen vullen
2 personen
28
Decoratie en materialen laden
3 personen
29
Locatie controleren
2 personen
30
Parkeerroute en bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Partytenten opbouwen
5 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Ceremonieplek inrichten
4 personen
34
Welkomsttafel inrichten
2 personen
35
Buffet- en barplek inrichten
3 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Tafellinnen en servies klaarzetten
3 personen
38
Licht- en stroomvoorziening testen
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
41
Persoonlijke bloemen klaarzetten
2 personen
42
Ceremonieprogramma klaarleggen
43
Leveranciers ontvangen
2 personen

Event

44
Gasten verwelkomen
3 personen
45
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
46
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
47
Ceremonie begeleiden
3 personen
48
Groepsfoto's maken
2 personen
49
Borrelhapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Tafels naar diner opmaken
3 personen
52
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
53
Dinerbuffet openen
3 personen
54
Dinerborden en bestek aanvullen
2 personen
55
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
56
Gebak aansnijden en serveren
3 personen
57
Koffie en thee serveren
3 personen
58
Toespraken begeleiden
2 personen
59
Dansvloer vrijmaken
3 personen
60
Muziek starten
61
Late snacks serveren
3 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Toiletten controleren en bijvullen
2 personen
64
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
66
Servies verzamelen
4 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
68
Partytenten afbreken
5 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Apparatuur verzamelen
3 personen
71
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
72
Servies afwassen
4 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Terrein op zwerfafval controleren
3 personen
75
Materialen terugbrengen
2 personen
76
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
77
Overgebleven eten verdelen
2 personen
78
Borg en emballage afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 80
Trouwboog
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinerlepelsaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Serveerbestekaantal 20
Karaffenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkeraantal 4
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Stoffen servettenaantal 100
Bloemenvazenaantal 20
Kunstbloemenaantal 120
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 10
Plaatskaarthoudersaantal 90
Naambordjesaantal 90
Ceremonieprogramma'saantal 90
Kaarsen in glazenaantal 40
Ringkussen
Gastenboek
Pennenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vóór je uitnodigingen verstuurt of de boslocatie toestemming geeft voor een ceremonie, catering, muziek en tenten. Leg ook vast waar leveranciers mogen laden en lossen; dat voorkomt zoeken op de dag zelf.
Reserveer de ceremonieambtenaar, cateraar, fotograaf, muziek en partytenten zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Deze onderdelen bepalen de rest van je planning en zijn lastig op het laatste moment te vervangen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de RSVP’s en sluit de aantallen uiterlijk 3 weken voor de bruiloft. Controleer daarna menukaart en allergenen en stem het aantal borden, glazen, serveerschalen en warmhoudbakken af op het definitieve aantal gasten.
Maak één leveranciersdraaiboek met aankomsttijden, parkeerroute, contactpersonen en de plek van tenten, buffettafels, ceremoniestoelen en trouwboog. Deel dit document uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig alle leveringen nogmaals in dezelfde week.
Plan een weerbeslissing met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 48 uur vooraf. Controleer dan de verwachting, tentopstelling, droge opslag en route; koelboxen, karaffen, thermoskannen en verlichting worden vaak pas te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bosbruiloft organiseren?: Begin 9 tot 12 maanden vooraf met datum, boslocatie en toestemming. Reserveer de belangrijkste leveranciers daarna binnen 2 tot 3 maanden, omdat ceremonieambtenaar, cateraar en fotograaf snel bezet zijn.
Heb je toestemming nodig voor een bruiloft in het bos?: Meestal wel, zeker wanneer je stoelen, tenten, catering of geluidsapparatuur plaatst. Vraag de eigenaar of beheerder minimaal 6 maanden vooraf naar toestemming, regels voor muziek, parkeren, vuur en het opruimen van de locatie.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bosbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf en vraag gasten uiterlijk 8 weken voor de bruiloft te reageren. Deel vervoer, parkeerroutes en eventuele wandelafstand meteen mee, zodat gasten hun planning kunnen maken.
Wanneer maak je het draaiboek voor een bosbruiloft?: Maak een eerste versie 6 weken vooraf en werk die bij zodra aantallen, dieetwensen en leveranciers definitief zijn. Stuur de definitieve versie uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle leveranciers en controleer leveringen opnieuw 1 tot 2 dagen voor de bruiloft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.