Waldhochzeit organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Bei einer Waldhochzeit musst du zuerst Ort, Genehmigung und Datum klären, bevor du Dienstleister oder Zelte buchst. Danach folgen Standesamt, Catering, Musik, Möbel und die Gästeliste. Plane außerdem früh einen Ablauf für Lieferanten, Parkplätze und den Notfall bei Regen. Die Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zu gekühlten Getränken und bereitgelegtem Geschirr am Hochzeitstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Waldort festlegen
2 Personen
2
Genehmigung für den Veranstaltungsort einholen
3
Standesbeamten reservieren
4
Caterer reservieren
5
Fotograf buchen
6
Musik und Tonanlage reservieren
7
Partyzelte und Möbel reservieren
8
Einladungen gestalten
2 Personen
9
Gästeliste prüfen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Transport- und Parkrouten teilen
14
Ablaufplan für Lieferanten erstellen
2 Personen
15
Tischordnung erstellen
2 Personen
16
Speisekarte und Allergene prüfen
2 Personen
17
Zeremonieprogramm drucken
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Platzkarten erstellen
2 Personen
20
Dekoration vorbereiten
3 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Lieferungen bestätigen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Willkommensbeutel füllen
2 Personen
28
Dekoration und Materialien verladen
3 Personen
29
Ort überprüfen
2 Personen
30
Parkroute und Beschilderung aufstellen
2 Personen
31
Partyzelte aufbauen
5 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Zeremonieort einrichten
4 Personen
34
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
35
Buffet- und Barbereich einrichten
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Tischwäsche und Geschirr bereitstellen
3 Personen
38
Licht- und Stromversorgung testen
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
41
Persönliche Blumen bereitstellen
2 Personen
42
Zeremonieprogramm bereitlegen
43
Lieferanten empfangen
2 Personen

Event

44
Gäste begrüßen
3 Personen
45
Begrüßungsgetränke ausschenken
3 Personen
46
Gäste zur Zeremonie begleiten
2 Personen
47
Zeremonie begleiten
3 Personen
48
Gruppenfotos machen
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Tische fürs Abendessen eindecken
3 Personen
52
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
53
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
54
Abendteller und Besteck auffüllen
2 Personen
55
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
56
Gebäck anschneiden und servieren
3 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
58
Reden begleiten
2 Personen
59
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
60
Musik starten
61
Späte Snacks servieren
3 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Toiletten kontrollieren und nachfüllen
2 Personen
64
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
66
Geschirr sammeln
4 Personen
67
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
68
Partyzelte abbauen
5 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Ausrüstung sammeln
3 Personen
71
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
4 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Gelände auf Müll überprüfen
3 Personen
75
Materialien zurückbringen
2 Personen
76
Material des Lieferanten zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
78
Pfand und Verpackung abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
Stühle für die ZeremonieAnz. 80
Hochzeitsbogen
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
SuppenlöffelAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierbesteckAnz. 20
KaraffenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 10
LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48

Dekoration

TischläuferAnz. 10
StoffserviettenAnz. 100
BlumenvasenAnz. 20
KunstblumenAnz. 120
Willkommensschild
TischnummernAnz. 10
PlatzkartenhalterAnz. 90
NamensschilderAnz. 90
ZeremonieprogrammeAnz. 90
Kerzen im GlasAnz. 40
Ringkissen
Gästebuch
StifteAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Klärt den Waldort und die Genehmigung ganz am Anfang. Reserviert den Standesbeamten erst, wenn Datum und Veranstaltungsort verbindlich feststehen, damit ihr keine Termine doppelt planen müsst.
Plant Zelte, Tische, Stühle und den Hochzeitsbogen gemeinsam. Prüft dabei, ob auch Zeremonie, Buffet, Bar und Tanzfläche bei schlechtem Wetter untergebracht werden können.
Verschickt die Einladungen erst nach einer geprüften Gästeliste und setzt eine klare Rückmeldefrist. Erfasst anschließend Ernährungswünsche und Allergene gesammelt, bevor ihr die Speisekarte final bestätigt.
Teilt Gästen und Lieferanten rechtzeitig die Anfahrt, Parkrouten und einen Zeitplan mit. Für eine Waldlocation sollten Lieferzeiten, Zufahrt und ein Ansprechpartner vor Ort spätestens eine Woche vorher bestätigt sein.
Prüft die Wettervorhersage 48 Stunden vor der Feier und bestätigt dann alle Lieferungen. Kühlt Getränke nicht erst am Hochzeitstag, sondern plant Kühlboxen und ausreichend Vorlauf für Wasser, Wein und Champagner ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Waldhochzeit organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 18 Monate vorher mit Datum, Waldort und Genehmigung. Standesamt, Catering, Fotograf, Musik sowie Zelte und Möbel solltest du danach möglichst innerhalb der nächsten zwei Monate reservieren.
Brauche ich für eine Hochzeit im Wald eine Genehmigung?: In vielen Fällen ja, besonders bei Zelten, Musik, Bewirtung und größeren Gruppen. Kläre die Genehmigung mindestens sechs Monate vor dem Termin mit dem zuständigen Eigentümer oder der Behörde.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Waldhochzeit verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Monate vorher, bei vielen Gästen von außerhalb eher zehn Monate vorher. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr acht Wochen vor der Hochzeit, damit Catering und Tischordnung rechtzeitig feststehen.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für eine Waldhochzeit einplanen?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob Zeremonie und Essen unter Partyzelte verlegt werden. Plane dafür zusätzlich Sitzplätze, Buffetische, Beleuchtung und einen trockenen Weg zwischen Parkplatz, Zeremonie und Feier ein.

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