Organiser un mariage en forêt, étape par étape

Un mariage en forêt demande de traiter d’abord les contraintes du lieu, puis les prestataires et enfin la logistique du jour J. Commencez par fixer la date, obtenir l’autorisation et vérifier l’accès pour les livraisons. Réservez ensuite le traiteur, l’officiant, le photographe, la musique, les tentes et le mobilier. Les dernières semaines servent à confirmer les invités, les régimes alimentaires, le plan de table et le déroulé précis de chaque installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu en forêt
2 personnes
2
Obtenir l'autorisation pour le lieu
3
Réserver l’officiant
4
Réserver le traiteur
5
Réserver le photographe
6
Réserver la musique et le système de sonorisation
7
Réserver les tentes de fête et le mobilier
8
Concevoir les invitations
2 personnes
9
Vérifier la liste des invités
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Partager les itinéraires de transport et de stationnement
14
Préparer le déroulé pour les fournisseurs
2 personnes
15
Établir le plan de table
2 personnes
16
Vérifier la carte et les allergènes
2 personnes
17
Imprimer le programme de la cérémonie
18
Créer les badges nominatifs
2 personnes
19
Créer les cartes de placement
2 personnes
20
Préparer la décoration
3 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Confirmer les livraisons
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Préparer les sacs de bienvenue
2 personnes
28
Charger la décoration et le matériel
3 personnes
29
Vérifier le lieu
2 personnes
30
Installer l’itinéraire de parking et la signalisation
2 personnes
31
Monter les tentes de réception
5 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Aménager le lieu de la cérémonie
4 personnes
34
Installer la table d’accueil
2 personnes
35
Aménager l’espace buffet et bar
3 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Installer le linge de table et la vaisselle
3 personnes
38
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
41
Préparer les fleurs individuelles
2 personnes
42
Préparer le programme de la cérémonie
43
Accueillir les fournisseurs
2 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Accompagner les invités à la cérémonie
2 personnes
47
Animer la cérémonie
3 personnes
48
Prendre des photos de groupe
2 personnes
49
Servir les amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Dresser les tables pour le dîner
3 personnes
52
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
54
Réapprovisionner les assiettes et les couverts du dîner
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
56
Couper et servir le gâteau
3 personnes
57
Servir le café et le thé
3 personnes
58
Encadrer les discours
2 personnes
59
Dégager la piste de danse
3 personnes
60
Lancer la musique
61
Servir les snacks de fin de soirée
3 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
64
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

65
Ranger les restes au frais
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
4 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
68
Démonter les tentes de fête
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler l’équipement
3 personnes
71
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
4 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Vérifier l'absence de déchets sur le site
3 personnes
75
Rapporter le matériel
2 personnes
76
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
77
Distribuer les restes
2 personnes
78
Gérer la consigne et le retour des emballages

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Chaises de cérémonieqté 80
Arche de mariage
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Couverts de serviceqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Louchesqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 12
Pilesqté 48

Décoration

Chemins de tableqté 10
Serviettes en tissuqté 100
Vases à fleursqté 20
Fleurs artificiellesqté 120
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Porte-cartes de tableqté 90
Badges nominatifsqté 90
Programmes de cérémonieqté 90
Bougies dans des verresqté 40
Coussin d’alliances
Livre d’or
Stylosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Obtenez l’autorisation du lieu avant d’envoyer les invitations. Demandez aussi les règles concernant les tentes, le bruit, les horaires de livraison, les déchets et l’utilisation éventuelle d’un groupe électrogène.
Préparez un plan d’accès pour chaque fournisseur au moins deux semaines avant le mariage. En forêt, une adresse imprécise, un chemin étroit ou une zone sans réseau peut retarder le traiteur et la location du mobilier.
Prévoyez une solution météo réelle, pas seulement un plan théorique. Les tentes, les tables, les chaises et les sièges de cérémonie doivent être confirmés avec un délai suffisant pour couvrir la cérémonie et le repas.
Arrêtez le plan de table après réception des dernières réponses et des régimes alimentaires. Contrôlez ensuite les menus et les allergènes avec le traiteur, puis préparez les marque-places et les numéros de table.
Confirmez toutes les livraisons quelques jours avant l’événement et désignez une personne pour les réceptionner. Vérifiez en particulier les verres, les couverts, les carafes, les glacières, les thermos et les bacs de maintien au chaud, souvent oubliés lors des achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand réserver les prestataires pour un mariage en forêt ?: Réservez le lieu et l’officiant dès que la date est choisie, puis le traiteur, le photographe, la musique et les tentes dans les mois qui suivent. Les horaires de livraison et le plan d’accès doivent être confirmés au plus tard une semaine avant le mariage.
Combien de temps faut-il pour préparer un mariage en forêt ?: Prévoyez au moins 6 mois pour organiser sereinement le lieu, les autorisations et les principaux prestataires. Gardez les 4 dernières semaines pour les réponses des invités, les menus, le plan de table, les impressions et les confirmations logistiques.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un mariage en forêt ?: Prévoyez des tentes assez grandes pour la cérémonie, le repas et les circulations, puis confirmez leur installation au moins 2 semaines avant. Contrôlez la météo 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures avant, afin d’ajuster le mobilier et le déroulé.
Quand envoyer les invitations pour un mariage en forêt ?: Envoyez-les environ 3 à 4 mois avant la date, avec l’adresse, les indications de stationnement et les options de transport. Fixez la date limite de réponse au moins 4 semaines avant le mariage pour finaliser le traiteur et le plan de table.

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