Cómo organizar una boda en el bosque sin dejarlo todo para el último día

Una boda en el bosque exige coordinar dos cosas a la vez: la ceremonia y una celebración en un lugar que quizá no tenga electricidad, baños, cobertura o acceso sencillo. Empieza por fijar la ubicación, conseguir el permiso y comprobar cómo llegarán los proveedores. Después bloquea catering, oficiante, fotógrafo, sonido, carpas y mobiliario antes de enviar las invitaciones. Las últimas semanas deben servir para cerrar invitados, alergias, transporte, distribución de mesas y el plan alternativo por lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la ubicación en el bosque
2 personas
2
Gestionar el permiso para el lugar
3
Reservar al oficiante de la ceremonia
4
Reservar catering
5
Reservar fotógrafo
6
Reservar equipo de música y sonido
7
Reservar carpas y mobiliario para fiestas
8
Diseñar invitaciones
2 personas
9
Comprobar la lista de invitados
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Compartir las rutas de transporte y aparcamiento
14
Crear el plan de trabajo para proveedores
2 personas
15
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
16
Comprobar la carta y los alérgenos
2 personas
17
Imprimir el programa de la ceremonia
18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
19
Hacer tarjetas de asiento
2 personas
20
Preparar la decoración
3 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Confirmar entregas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Llenar las bolsas de bienvenida
2 personas
28
Cargar la decoración y los materiales
3 personas
29
Comprobar el lugar
2 personas
30
Colocar la ruta de aparcamiento y la señalización
2 personas
31
Montar las carpas
5 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar el espacio de la ceremonia
4 personas
34
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
35
Montar la zona de bufé y bar
3 personas
36
Colgar la decoración
4 personas
37
Preparar la mantelería y la vajilla
3 personas
38
Probar la alimentación eléctrica y la iluminación
2 personas
39
Probar el sistema de sonido
2 personas
40
Disponer los platos del bufé
4 personas
41
Preparar las flores personales
2 personas
42
Preparar el programa de la ceremonia
43
Recibir a los proveedores
2 personas

Evento

44
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
45
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
46
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
47
Coordinar la ceremonia
3 personas
48
Hacer fotos de grupo
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Preparar las mesas para la cena
3 personas
52
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
53
Abrir el bufé de la cena
3 personas
54
Reponer los platos y cubiertos de cena
2 personas
55
Reponer el buffet durante el evento
3 personas
56
Cortar y servir el pastel
3 personas
57
Servir café y té
3 personas
58
Coordinar los discursos
2 personas
59
Despejar la pista de baile
3 personas
60
Poner la música en marcha
61
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
62
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
63
Revisar y reponer los baños
2 personas
64
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

65
Guardar los sobrantes en frío
3 personas
66
Recoger la vajilla
4 personas
67
Desmontar mesas y sillas
5 personas
68
Desmontar las carpas
5 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Recoger el equipo
3 personas
71
Clasificar y retirar residuos
3 personas
72
Lavar la vajilla
4 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Comprobar el recinto por basura
3 personas
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Devolver el material del proveedor
2 personas
77
Repartir la comida sobrante
2 personas
78
Gestionar la fianza y los envases retornables

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Sillas de la ceremoniacant. 80
Arco nupcial
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Cucharas de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cubiertos de serviciocant. 20
Jarrascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 8
Cucharonescant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 8
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 10
Farolescant. 12
Bateríascant. 48

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Servilletas de telacant. 100
Jarrones para florescant. 20
Flores artificialescant. 120
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 10
Portacarteles de mesacant. 90
Pancartas con nombrescant. 90
Programas de ceremoniacant. 90
Velas en vasoscant. 40
Cojín para anillos
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Confirma el permiso del bosque antes de contratar proveedores y pide por escrito las condiciones sobre horarios, montaje, ruido, fuego y limpieza. Reserva también un margen de al menos 2 horas para la entrada de carpas, mesas y sillas.
Envía las invitaciones cuando estén definidos el transporte y el aparcamiento. Pide las confirmaciones y las preferencias dietéticas como muy tarde 3 semanas antes, para que el catering pueda ajustar cantidades y alérgenos.
Prepara un plano con la ceremonia, el banquete, el buffet, las bebidas y la zona de baile. No dejes para el mismo día la distribución de mesas, las tarjetas de asiento ni los nombres de los invitados.
Haz una visita al bosque con los proveedores entre 4 y 6 semanas antes. Comprueba el firme, las distancias de carga, la sombra, la cobertura móvil y dónde se colocarán las carpas, las neveras portátiles y las mesas de buffet.
Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y vuelve a confirmarla la víspera. En ese momento confirma las entregas, el horario de trabajo de cada proveedor, el programa impreso y quién se encargará de enfriar las bebidas y abrir el material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda en el bosque?: Empieza entre 9 y 12 meses antes para asegurar la ubicación, el permiso, el catering, el oficiante, el fotógrafo, el sonido y las carpas. Deja cerrados los invitados, las alergias y el transporte al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que pedir permiso para celebrar una boda en el bosque?: Solicítalo antes de anunciar la fecha y, preferiblemente, entre 6 y 9 meses antes de la boda. Sin la autorización no conviene confirmar contratos ni comprar decoración, porque pueden existir límites de horario, aforo o sonido.
¿Qué se hace si llueve en una boda en el bosque?: Decide el plan alternativo como mínimo 2 semanas antes: ubicación de las carpas, recorrido de los invitados y protección para el catering y el equipo de sonido. Revisa la previsión 72 horas antes y confirma la decisión con todos los proveedores la víspera.
¿Cuándo se confirma el número de invitados para el catering?: Cierra la lista definitiva entre 2 y 3 semanas antes. En ese momento entrega al catering el número de comensales, las preferencias dietéticas, los alérgenos y la distribución de las mesas.

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