Zo organiseer je een borstkankerdag

Begin met het doel van de dag, de datum en de locatie. Leg daarna het programma vast, bevestig sprekers en open het aanmeldformulier voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en stuur aanmeldbevestigingen, zodat je catering en zaalindeling op aantallen kunt afstemmen. Plan de laatste controle voor techniek, presentaties, naamkaartjes en donatieboxen uiterlijk een dag vooraf. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke informatie en een programma dat op tijd start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldbevestigingen versturen
9
Herinnering aan bezoekers sturen
10
Ruimte reserveren
11
Catering bestellen
2 personen
12
Sprekers bevestigen
13
Presentaties verzamelen
14
Informatiefolders selecteren
2 personen
15
Donatieboxen klaarzetten
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Aanwezigheidslijst printen
18
Polsbandjes en badges sorteren
19
Allergenenkaartjes maken
20
Muziek afspeellijst maken
21
Techniek testen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Koelproducten koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Dranken klaarzetten
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Informatiestand inrichten
2 personen
30
Donatiepunt inrichten
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Routebordjes plaatsen
2 personen
33
Licht en stroom controleren
2 personen
34
Presentatieruimte klaarzetten
3 personen
35
Geluidsniveau testen
2 personen
36
Toiletten controleren
37
Teambriefing geven
4 personen

Event

38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
43
Programma aankondigen
44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Vragenronde begeleiden
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Dieetopties apart aanbieden
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffiepunt aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
53
Donaties verzamelen
2 personen
54
Bedankmoment begeleiden
2 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Servies verzamelen
3 personen
57
Dranken opruimen
2 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Versiering verwijderen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Afval sorteren
2 personen
62
Ruimte schoonmaken
4 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Geleende materialen verzamelen
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven eten opslaan
2 personen
68
Donatieopbrengst veilig afstorten
2 personen
69
Bedankbericht versturen
70
Foto’s veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Informatietafelsaantal 3
Krukkenaantal 4
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Powerbanksaantal 2
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 4

Servies

Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 120
Theekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Ovenhandschoenenaantal 2

Decoratie

Roze ballonnenaantal 100
Roze lintenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6
Routebordjesaantal 10
Pijlenstickersaantal 20
Fotowand
Roze tafelconfettiaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Papierwaren

Aanmeldformulierenaantal 140
Naamkaartjesaantal 140
Pennenaantal 30
Informatiefoldersaantal 250
Donatie-enveloppenaantal 150
Allergenenkaartjesaantal 20
Polsbandjesaantal 140

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast met begin- en eindtijd per onderdeel. Reserveer ook tijd voor ontvangst, pauzes, vragen en het wisselen van presentaties; zonder die blokken loopt een borstkankerdag snel uit.
Open het aanmeldformulier voordat je de uitnodigingen verstuurt en vraag direct naar dieetwensen. Stuur aanmeldbevestigingen zodra iemand zich inschrijft en plan één herinnering kort voor de dag.
Maak de ontvangsttafel de centrale plek voor de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, badges en polsbandjes. Print de lijst vooraf en leg de materialen op alfabetische volgorde klaar, zodat bezoekers niet hoeven te wachten.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers en presentatieklikker vóór de zaal opengaat. Controleer ook HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting merk je anders pas bij de eerste spreker.
Stem catering af op het definitieve aantal aanmeldingen en zet allergenenkaartjes bij de hapjes. Koelproducten vooraf en houd drinken, koffie en thee gescheiden klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt door één lange rij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een borstkankerdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Stuur uitnodigingen zodra sprekers en tijden vaststaan, en sluit de aantallen voor catering ongeveer 7 dagen voor de dag.
Wat regel je eerst bij het organiseren van een borstkankerdag?: Bevestig eerst de datum en locatie en maak daarna het programma met tijden. Leg vervolgens sprekers, ruimte, aanmeldformulier en uitnodigingen vast; zo weet je hoeveel bezoekers en materialen je moet voorbereiden.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de techniek op een borstkankerdag?: Plan minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor het testen van laptop, beamer, geluid en presentaties. Laat iedere spreker de eigen presentatie uiterlijk 3 dagen vooraf aanleveren, zodat je bestanden kunt controleren.
Wanneer moet ik de catering voor een borstkankerdag bestellen?: Bestel de catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de borstkankerdag en geef de definitieve aantallen daarna door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.