Cómo organizar un Día del Cáncer de Mama
Organizar un Día del Cáncer de Mama requiere coordinar información, sensibilización y logística sin dejar decisiones para el último momento. Empieza cerrando la fecha, el espacio y el horario; después abre las inscripciones y confirma a ponentes, catering y necesidades dietéticas. En la última semana, prepara acreditaciones, donaciones, materiales informativos y la prueba técnica. Este orden reduce errores en recepción y evita improvisaciones durante las charlas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Definir el programa y los horarios
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar confirmaciones de inscripción
- 9
Enviar recordatorio a los visitantes
- 10
Reservar el espacio
- 11
Pedir el catering
2 personas
- 12
Confirmar ponentes
- 13
Recopilar las presentaciones
- 14
Seleccionar folletos informativos
2 personas
- 15
Preparar las cajas de donaciones
- 16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 17
Imprimir la lista de asistencia
- 18
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
- 19
Crear tarjetas de alérgenos
- 20
Crear lista de reproducción
- 21
Probar la técnica
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
4 personas
- 25
Preparar las bebidas
2 personas
- 26
Montar mesas
4 personas
- 27
Colocar las sillas
4 personas
- 28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 29
Montar stand de información
2 personas
- 30
Montar punto de donación
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Colocar señales de ruta
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
- 34
Preparar la sala de presentaciones
3 personas
- 35
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 36
Comprobar los baños
- 37
Dar la reunión informativa al equipo
4 personas
Evento
- 38
Recibir a los visitantes
4 personas
- 39
Registrar la asistencia
2 personas
- 40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 41
Servir café y té
3 personas
- 42
Repartir material informativo
2 personas
- 43
Anunciar el programa
- 44
Recibir a los ponentes
2 personas
- 45
Coordinar presentaciones
2 personas
- 46
Moderar la ronda de preguntas
- 47
Servir aperitivos
4 personas
- 48
Ofrecer las opciones dietéticas por separado
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer el punto de café
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
- 53
Recoger donaciones
2 personas
- 54
Coordinar el momento de agradecimiento
2 personas
- 55
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 56
Recoger la vajilla
3 personas
- 57
Recoger las bebidas
2 personas
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Clasificar residuos
2 personas
- 62
Limpiar el espacio
4 personas
- 63
Limpiar los baños
2 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Recoger el material prestado
2 personas
- 66
Devolver los materiales
2 personas
- 67
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 68
Ingresar de forma segura los ingresos de las donaciones
2 personas
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
- 70
Archivar las fotos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 120
- Mesa de recepción
- Mesas informativascant. 3
- Taburetescant. 4
- Percherocant. 2
- Perchascant. 120
- Mantelescant. 10
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Baterías externascant. 2
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 140
- Tazas de cafécant. 120
- Tazas de técant. 80
- Platoscant. 140
- Tenedores de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarracant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 3
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Guantes de hornocant. 2
Decoración
- Globos rosascant. 100
- Cintas rosascant. 20
- Decoraciones de mesacant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 6
- Carteles de rutacant. 10
- Pegatinas de flechascant. 20
- Photowall
- Confeti rosa de mesacant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas nocturnascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Artículos de papel
- Formularios de inscripcióncant. 140
- Tarjetas de nombrecant. 140
- Bolígrafoscant. 30
- Folletos informativoscant. 250
- Sobres para donacionescant. 150
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Pulserascant. 140
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de llegada, el inicio de cada intervención y el momento previsto para donaciones, información y catering; así las inscripciones se basan en un horario real.
- Abre el formulario de inscripción cuando el lugar y el aforo estén confirmados. Pregunta por alergias y preferencias dietéticas desde el principio, y envía la confirmación en cuanto cada registro quede revisado.
- Confirma a los ponentes y recopila sus presentaciones varios días antes. Prueba el portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cable HDMI y regletas como un único sistema, no solo cada aparato por separado.
- Prepara la recepción el día anterior: lista de asistencia impresa, tarjetas con nombres, pulseras o acreditaciones clasificadas y una mesa claramente identificada. Reserva una persona para resolver altas, cambios y dudas durante los primeros 30 minutos.
- No dejes bebidas y aperitivos para la llegada de los asistentes. Enfría los productos refrigerados con antelación, coloca tarjetas de alérgenos y calcula el servicio según las inscripciones confirmadas, con una pequeña reserva para cambios de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día del Cáncer de Mama?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento, cuando ya estén confirmados el espacio, el horario y el programa básico. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con la hora de llegada y la ubicación.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y el catering?
- Revisa las inscripciones 5 a 7 días antes y comunica entonces el número previsto al catering. Guarda el registro de alergias y preferencias dietéticas actualizado hasta el día anterior, porque puede haber cancelaciones o cambios.
- ¿Con cuánta antelación se prueba la técnica?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con las presentaciones reales. Reserva además entre 30 y 45 minutos el día del evento para comprobar conexiones, sonido, baterías y el orden de las diapositivas.
- ¿Qué debo preparar para la recepción?
- Prepara la lista de asistencia, tarjetas con nombres, acreditaciones o pulseras y material informativo el día anterior. Coloca la mesa de recepción al menos 30 minutos antes de abrir las puertas y asigna a una persona para gestionar incidencias.
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