Organiser une Journée du cancer du sein, étape par étape

Une Journée du cancer du sein demande plus qu’une salle et quelques interventions. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis construisez l’organisation autour des inscriptions, de l’accueil et des besoins des participantes. Les confirmations, les informations alimentaires et les tests techniques doivent être terminés avant le jour J. Prévoyez aussi un déroulé précis pour coordonner les intervenants, les brochures, les dons et les pauses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les confirmations d'inscription
9
Envoyer un rappel aux visiteurs
10
Réserver la salle
11
Commander le catering
2 personnes
12
Confirmer les intervenants
13
Rassembler les présentations
14
Sélectionner les brochures d’information
2 personnes
15
Installer les boîtes de dons
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer la liste de présence
18
Trier les bracelets et les badges
19
Créer des cartes d’allergènes
20
Créer la playlist musicale
21
Tester la technique
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer les boissons
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer le stand d'information
2 personnes
30
Installer le point de dons
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
33
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
34
Préparer l’espace de présentation
3 personnes
35
Tester le niveau sonore
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
37
Faire le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
43
Annoncer le programme
44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Animer la séance de questions-réponses
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Proposer séparément les options alimentaires
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le point café
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
53
Collecter les dons
2 personnes
54
Animer le moment des remerciements
2 personnes
55
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Ranger les boissons
2 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Trier les déchets
2 personnes
62
Nettoyer l’espace
4 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Stocker les restes
2 personnes
68
Déposer en toute sécurité le produit des dons
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement
70
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Table d’accueil
Tables d’informationqté 3
Tabouretsqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 120
Nappesqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Batteries externesqté 2
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 120
Tasses à théqté 80
Assiettesqté 140
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 2

Décoration

Ballons rosesqté 100
Rubans rosesqté 20
Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6
Panneaux d’orientationqté 10
Autocollants flèchesqté 20
Mur photo
Confettis de table rosesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Papeterie

Formulaires d'inscriptionqté 140
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 30
Brochures d’informationqté 250
Enveloppes de donsqté 150
Cartes des allergènesqté 20
Braceletsqté 140

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant d’envoyer les invitations. Une fois le programme et les horaires définis, ouvrez le formulaire d’inscription afin de connaître le nombre de participantes et leurs besoins alimentaires.
Fermez les inscriptions assez tôt pour commander le catering sur des chiffres fiables. Envoyez les confirmations, puis un rappel quelques jours avant avec les horaires, l’adresse et les informations pratiques.
Demandez les présentations aux intervenants au moins 7 jours avant la rencontre. Testez ensuite l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le microphone, les haut-parleurs et les câbles dans la salle, pas seulement sur une table de bureau.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste de présence, bracelets et cartes d’allergènes doivent être triés par ordre d’utilisation. Gardez une personne disponible pendant les 30 premières minutes pour traiter les changements et les questions.
Installez les boîtes de dons et les tables d’information dans un endroit visible, sans bloquer l’entrée. Mettez les produits réfrigérés au frais dès l’arrivée et préparez les boissons, les encas et le service avant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une Journée du cancer du sein ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle et les intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander la restauration sur la base d’un nombre réaliste de participantes.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de finaliser le catering, les badges et les besoins alimentaires.
Que faut-il tester avant une journée d’information ?: Faites un test technique complet au moins 48 heures avant : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphone, haut-parleurs, câble HDMI, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi que les présentations s’ouvrent correctement et gardez des batteries externes en secours.
Quand préparer les boissons et les aliments ?: Mettez les produits réfrigérés au frais dès leur arrivée le jour J. Préparez les encas et les boissons avant l’ouverture des portes, idéalement 30 à 45 minutes à l’avance, pour éviter de quitter l’accueil pendant les premières arrivées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.