Zo organiseer je een boottocht als personeelsfeest

Begin niet met de hapjes, maar met de boot, opstapplaats en deelnemerslijst. Die bepalen hoeveel ruimte, catering en vervoer je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodiging en verzamel tegelijk aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie. Een week vooraf leg je het definitieve aantal en menu vast; op de dag zelf draait alles om koeling, een korte veiligheidsuitleg en een ontvangst die niet ophoudt bij de kade.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Boot en opstapplaats reserveren
3
Catering aan boord afstemmen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoersinformatie versturen
8
Definitief aantal doorgeven
9
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
10
Muziek afspeellijst samenstellen
11
Weersverwachting controleren
12
Route en vaartijden bevestigen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
17
Welkomstpakket samenstellen
2 personen
18
Materialen naar opstapplaats brengen
3 personen
19
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Buffet opbouwen
3 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Muziek en verlichting testen
2 personen
24
Veiligheidsinstructies doornemen
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Veiligheidsbriefing verzorgen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Buffet openen
2 personen
31
Buffet serveren
3 personen
32
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
33
Servies en afval verzamelen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dessert en fruit serveren
2 personen
36
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
37
Gasten veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

38
Materialen van boord halen
3 personen
39
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
40
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
41
Locatie en boot schoonmaken
3 personen
42
Materialen controleren en drogen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Restanten gekoeld bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Voedselbakken met dekselaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Batterijspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 55
Tafeldecoratiesaantal 10

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 4
Waterdichte zaklampenaantal 4
EHBO-set
Waterdichte opbergtassenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Papieren handdoekhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de boot en opstapplaats voordat je een uitnodiging verstuurt. Controleer meteen de route, vaartijden, sanitaire voorzieningen en de plek waar materialen kunnen worden afgeleverd.
Vraag bij de aanmelding drie dingen uit: aanwezigheid, dieetwensen en eigen vervoer. Stuur de vervoersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, met vertrektijd, opstapplaats en een telefoonnummer voor vertragingen.
Geef het definitieve aantal gasten en de allergenenlijst uiterlijk 7 dagen voor vertrek door aan de cateraar. Verpak dieetmaaltijden apart en label ze; zo verdwijnen ze niet in het algemene buffet.
Plan het opbouwen vóór de gasten komen. Zet tafels en stoelen klaar, koel dranken, test de batterijspeaker en microfoon en controleer of verlengkabels en stekkerdozen aan boord mogen worden gebruikt.
Houd de ontvangst eenvoudig: zet de aanmeldtafel bij de opstapplaats, leg naamkaartjes en welkomstpakketten klaar en neem vóór vertrek de veiligheidsinstructies door. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en pas hapjes, kledingadvies of routecommunicatie zo nodig aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boottocht als personeelsfeest organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met deelnemersaantallen, boot en opstapplaats. Leg catering, route en vaartijden uiterlijk 7 dagen voor vertrek definitief vast.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Geef het definitieve aantal meestal 7 dagen vooraf door aan de boot en cateraar, tenzij hun voorwaarden een eerdere termijn noemen. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat aparte maaltijden nog kunnen worden voorbereid.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een boottocht met personeel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de vaartijd en het menu. Neem altijd voldoende water mee en koel de dranken vóór het inschepen.
Wat moet ik op de dag zelf niet vergeten bij een personeelsfeest op een boot?: Controleer vóór vertrek de weersverwachting, route en vaartijden en neem de veiligheidsinstructies door. Zorg daarnaast dat buffet, dieetmaaltijden, muziek, verlichting, naamkaartjes en welkomstpakketten klaarstaan voordat de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.