Betriebsfeier auf dem Boot organisieren
Eine Betriebsfeier auf dem Boot steht und fällt mit dem Ablauf vor dem Ablegen. Zuerst sicherst du Boot und Einstiegsstelle, danach klärst du Teilnehmerzahl, Catering, Route und Transport. Spätestens am Veranstaltungstag müssen Getränke gekühlt, Diätmahlzeiten getrennt verpackt und Technik sowie Sicherheitsinformationen geprüft sein. Der folgende Plan hilft dir, die Vorbereitung so zu ordnen, dass beim Einstieg keine offenen Punkte mehr übrig bleiben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Boot und Einstiegsstelle reservieren
- 3
Catering an Bord abstimmen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Transportinformationen versenden
- 8
Endgültige Anzahl durchgeben
- 9
Menü und Allergene festlegen
2 Personen
- 10
Musik-Playlist zusammenstellen
- 11
Wettervorhersage prüfen
- 12
Route und Abfahrtszeiten bestätigen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
- 17
Willkommenspaket zusammenstellen
2 Personen
- 18
Materialien zum Aufstiegsort bringen
3 Personen
- 19
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Buffet aufbauen
3 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 24
Sicherheitsanweisungen durchgehen
2 Personen
Event
- 25
Gäste empfangen
3 Personen
- 26
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 27
Sicherheitsbriefing durchführen
- 28
Snacks servieren
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Buffet eröffnen
2 Personen
- 31
Buffet servieren
3 Personen
- 32
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 33
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Dessert und Obst servieren
2 Personen
- 36
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
- 37
Gäste sicher aussteigen lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 38
Materialien vom Bord holen
3 Personen
- 39
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 40
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
- 41
Ort und Boot reinigen
3 Personen
- 42
Materialien prüfen und trocknen
2 Personen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Reste gekühlt aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BuffetischeAnz. 4
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 50
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 12
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- Batterie-Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- Willkommensschild
- NamensschilderAnz. 55
- TischdekorationenAnz. 10
Sicherheit
- WarnwestenAnz. 4
- Wasserdichte TaschenlampenAnz. 4
- Erste-Hilfe-Set
- Wasserdichte AufbewahrungstaschenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzlappenAnz. 20
- SpülbürstenAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 3
- PapierhandtuchhalterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Boot und Einstiegsstelle zuerst und bestätige Route sowie Abfahrtszeiten spätestens eine Woche vorher. So kannst du Transportinformationen mit festen Angaben verschicken und vermeidest, dass Gäste am falschen Anleger warten.
- Setze einen festen Anmeldeschluss, zum Beispiel 10 Tage vor der Fahrt. Gib die endgültige Anzahl anschließend an die Catering-Crew weiter und erfasse Allergien sowie Ernährungswünsche getrennt von der allgemeinen Teilnehmerliste.
- Plane pro Person für die erste Stunde zwei bis drei Getränke und kühle sie am Veranstaltungstag rechtzeitig. Nutze Kühlboxen und Eisbehälter getrennt für Getränke und empfindliche Lebensmittel, damit das Buffet übersichtlich bleibt.
- Packe Diätmahlzeiten separat in beschriftete Lebensmittelbehälter und stelle die Allergeninformationen direkt am Menü bereit. Dieser Schritt wird häufig zu spät erledigt, wenn das Catering bereits an Bord gebracht wird.
- Teste Musik, Mikrofon, Beleuchtung und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Gehe außerdem die Sicherheitsanweisungen mit dem Team durch und bestimme eine Person, die beim Empfang und am Anmeldetisch den Überblick behält.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Betriebsfeier auf dem Boot reservieren?
- Reserviere Boot und Einstiegsstelle möglichst mehrere Wochen vor dem Termin, besonders bei einer größeren Gruppe. Bestätige Route und Abfahrtszeiten spätestens 7 Tage vorher und verschicke danach die Transportinformationen.
- Wann muss die endgültige Teilnehmerzahl gemeldet werden?
- Lege einen Anmeldeschluss etwa 10 Tage vor der Bootsfahrt fest. Melde die endgültige Anzahl anschließend gesammelt an das Catering und ergänze Allergien sowie besondere Ernährungswünsche.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Betriebsfeier auf dem Boot?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach je nach Dauer und Wetter nach. Kaufe zusätzlich Wasser ein und kühle die Getränke vor dem Aufbau in Kühlboxen oder Eisbehältern.
- Was muss man am Tag der Bootsfahrt zuerst erledigen?
- Bringe Materialien frühzeitig zum Einstiegsort, bereite Anmeldetisch und Buffet vor und prüfe anschließend Musik, Beleuchtung und Sicherheitsausrüstung. Plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste ein.
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