Cómo organizar un paseo en barco para el personal

Un paseo en barco para el personal necesita más coordinación que una comida en tierra: el embarcadero, la ruta y el horario condicionan todo lo demás. Empieza cerrando la embarcación y calcula el número definitivo antes de confirmar el catering. Después organiza las inscripciones, las dietas, el transporte y la información de seguridad. El día del paseo, separa el montaje del buffet, la recepción y la comprobación técnica para que el embarque no se convierta en una espera desordenada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de participantes
2
Reservar la embarcación y el embarcadero
3
Coordinar el catering a bordo
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar información de transporte
8
Comunicar el número definitivo
9
Fijar el menú y los alérgenos
2 personas
10
Crear lista de reproducción musical
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Confirmar la ruta y los horarios de navegación
13
Hacer la compra
2 personas
14
Enfriar bebidas
2 personas
15
Preparar aperitivos
3 personas
16
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
17
Preparar el paquete de bienvenida
2 personas
18
Llevar los materiales al punto de salida
3 personas
19
Preparar la mesa de registro
2 personas
20
Colocar mesas y sillas
3 personas
21
Montar el buffet
3 personas
22
Colgar la decoración
2 personas
23
Probar la música y la iluminación
2 personas
24
Repasar las instrucciones de seguridad
2 personas

Evento

25
Recibir a los invitados
3 personas
26
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
27
Dar la charla de seguridad
28
Servir aperitivos
2 personas
29
Rellenar las bebidas
2 personas
30
Abrir el buffet
2 personas
31
Servir el bufé
3 personas
32
Servir comidas especiales
2 personas
33
Recoger vajilla y residuos
2 personas
34
Servir café y té
2 personas
35
Servir el postre y la fruta
2 personas
36
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
37
Hacer que los invitados bajen con seguridad
3 personas

Seguimiento

38
Retirar materiales del barco
3 personas
39
Clasificar y retirar residuos
2 personas
40
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
41
Limpiar la ubicación y la embarcación
3 personas
42
Comprobar y secar los materiales
2 personas
43
Devolver el material prestado
2 personas
44
Guardar los restos en frío

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 50
Mantelescant. 10

Vajilla

Platos reutilizablescant. 70
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Recipientes para alimentos con tapacant. 12
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6

Equipo

Altavoz a pilas
Micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 55
Decoraciones de mesacant. 10

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 4
Linternas impermeablescant. 4
Botiquín de primeros auxilios
Bolsas de almacenamiento impermeablescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 3
Guantes de gomacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Dispensadores de papel de cocinacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la embarcación, el embarcadero, la ruta y los horarios antes de enviar las invitaciones. Si cambia la hora de salida, también cambian el transporte, el catering y el tiempo disponible para montar todo.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes. Comunica entonces el número definitivo y empaqueta por separado las comidas especiales para evitar confusiones a bordo.
Calcula las bebidas por duración, no solo por persona: para la primera hora, prevé 2 o 3 bebidas por invitado y enfríalas antes de trasladarlas. Lleva el hielo en contenedores independientes para que no se derrita sobre otros materiales.
Envía la información de transporte al menos 5 días antes e indica el punto exacto de salida y la hora de llegada recomendada. En un paseo en barco, llegar 10 minutos tarde puede significar perder el embarque.
Comprueba el pronóstico y confirma la navegación el día anterior. Antes de recibir al personal, prueba el altavoz, el micrófono y la iluminación, repasa las instrucciones de seguridad y deja preparado el cartel de bienvenida y la mesa de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar un paseo en barco para empleados?: Reserva la embarcación y el embarcadero al menos 6 u 8 semanas antes, sobre todo si necesitas catering y una ruta concreta. Confirma los horarios de navegación como mínimo 14 días antes y vuelve a verificarlos el día anterior.
¿Cuándo debo cerrar el número de asistentes y el menú?: Fija una fecha límite de inscripciones entre 7 y 10 días antes del paseo. Con ese dato puedes comunicar el número definitivo, cerrar el menú y entregar al catering la lista de alérgenos y dietas.
¿Cuánta bebida necesito para un paseo en barco de personal?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona; después ajusta según la duración y el menú. Enfría las bebidas con antelación y reserva espacio para agua, bebidas sin alcohol, café y té.
¿Qué debo preparar el día del paseo en barco?: Lleva los materiales al punto de salida con al menos 60 minutos de margen. Reserva los primeros 30 minutos para colocar mesas y sillas, montar el buffet, colgar la decoración y preparar el registro; deja después tiempo para la prueba de música y las instrucciones de seguridad.

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