Zo organiseer je een boerenmarkt zonder last-minute problemen

Begin met de locatie, vergunningen en het aantal deelnemers; die bepalen hoeveel kramen, stroompunten en ruimte je nodig hebt. Bevestig daarna leveranciers, maak een plattegrond en leg de verkeers- en parkeerroute vast. Plan de communicatie pas wanneer openingstijd, deelnemers en indeling definitief zijn. Op de opbouwdag werk je van terreincontrole naar kramen, tenten, tafels en voorzieningen, zodat leveranciers en bezoekers niet door elkaar heen lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen controleren
2
Marktlocatie bevestigen
3
Kramen reserveren
4
Stroompunten vastleggen
5
Leveranciers benaderen
2 personen
6
Deelnemerslijst opstellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Leveranciers bevestigen
11
Indeling van kramen maken
2 personen
12
Plattegrond uitwerken
13
Verkeersroute controleren
14
Parkeerborden regelen
15
Promotie online plaatsen
16
Weersverwachting controleren
17
Definitieve bezoekersinformatie sturen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Leveringen aannemen
2 personen
22
Terrein controleren
2 personen
23
Kramen uitzetten
4 personen
24
Partytenten opbouwen
6 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Stroom aansluiten
2 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Kraamkaarten plaatsen
2 personen
31
Routeborden plaatsen
2 personen
32
Afvalpunten inrichten
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Producten uitstallen
8 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffieapparaat vullen
38
Contantgeld klaarleggen
39
Kassa testen
2 personen

Event

40
Leveranciers ontvangen
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Informatiepunt bemannen
2 personen
43
Kramen bemannen
10 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Tafels schoonhouden
2 personen
49
Voorraad aanvullen
2 personen
50
Koelingen controleren
51
Toiletten schoonmaken
52
Verlichting controleren
53
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
54
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

55
Kramen leeghalen
8 personen
56
Producten inpakken
6 personen
57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Afval afvoeren
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Partytenten afbreken
6 personen
63
Verlichting afbouwen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Borden verwijderen
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kraamplankenaantal 24
Tafelkledenaantal 16
Kraamhoezenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 120
Tangenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtslangenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Boerenmarktbannersaantal 6
Krijtbordenaantal 14
Krijtstiftenaantal 12
Bloembakkenaantal 10
Houten kratjesaantal 30
Jute tafellopersaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en locatie minimaal 8 weken vooraf. Vraag ook meteen na waar marktkramen, partytenten en voertuigen mogen staan; een mondelinge afspraak over het terrein voorkomt opbouwproblemen niet.
Leg stroompunten per kraam vast voordat je apparatuur reserveert. Tel koffieapparaten, waterkokers, koelkasten en pinapparaten bij elkaar op en gebruik verlengkabels alleen met kabelmatten op looproutes.
Maak de plattegrond op basis van de grootste kraam en houd doorgangen van minimaal 1,20 meter vrij. Zet afzetpalen en afzetlint al klaar voor verkeersroutes, laadplekken en zones die bezoekers niet mogen betreden.
Vraag dieetwensen en praktische wensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 2 weken vooraf. Bevestig daarna per leverancier de aankomsttijd, benodigde ruimte en stroomaansluiting.
Controleer het weer 48 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Zet bij kans op regen partytenten, kraamhoezen en tafelkleden klaar en wijs één persoon aan die leveringen en wijzigingen op de dag zelf coördineert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boerenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met vergunningen, locatie en kramen. Rond deelnemers, leveranciers en de plattegrond 2 weken voor de markt af, zodat bezoekersinformatie nog op tijd verstuurd kan worden.
Hoeveel kramen heb je nodig voor een boerenmarkt?: Dat hangt af van het aantal deelnemers: plan in principe één marktkraam per deelnemer en tel extra kramen op voor gezamenlijke koffie, informatie of betaling. Reserveer uiterlijk 6 weken vooraf, omdat maten en aantallen de plattegrond bepalen.
Wanneer maak je de indeling van een boerenmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en deelnemerslijst bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Maak de definitieve plattegrond 2 weken vooraf, inclusief stroompunten, verkeersroute, parkeerborden en laadplekken.
Wat moet je op de dag van een boerenmarkt als eerste doen?: Controleer eerst het terrein en de verkeersroute voordat je materialen uitzet. Bouw daarna kramen en partytenten op, plaats tafels en voorzieningen en neem leveringen aan; begin idealiter 3 uur voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.