Zo organiseer je een boerenkerstmarkt

Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je de marktindeling en het aantal kraamhouders vast. Benader kraamhouders vroeg, registreer hun gegevens en plan leveringen voordat je promotie en uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens naar één duidelijke opbouwdag toe: kramen plaatsen, kraamnummers ophangen, voorraad sorteren en eten en drinken voorbereiden. Controleer in de laatste week de weersverwachting, dieetwensen, vrijwilligersindeling en het afgedrukte draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraamhouders registreren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Posters verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Muziekafspeellijst samenstellen
12
Leveringen voor kraamhouders plannen
13
Reserveringen maken
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Versproducten ophalen
2 personen
20
Voorraad sorteren
3 personen
21
Soep voorbereiden
3 personen
22
Broodjes voorbereiden
3 personen
23
Glühwein voorbereiden
2 personen
24
Kerstversiering verzamelen
2 personen
25
Kraamnummers maken
26
Kassa's voorbereiden
2 personen
27
Terrein controleren
2 personen
28
Kraamlocaties uitzetten
3 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Marktkramen opstellen
6 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Kerstboom plaatsen
3 personen
35
Verlichting ophangen
4 personen
36
Stroompunten controleren
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Kraamnummers plaatsen
2 personen
39
Kraamhouders ontvangen
3 personen
40
Kraamhouders naar plek wijzen
3 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
42
Soep op temperatuur brengen
3 personen
43
Broodjes vullen
3 personen
44
Glühwein opwarmen
2 personen
45
Kassa's vullen met wisselgeld
2 personen
46
Entree en informatie inrichten
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

48
Opening bezoekersontvangst
3 personen
49
Entree bemannen
2 personen
50
Informatiepunt bemannen
2 personen
51
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Glühwein serveren
3 personen
54
Soep serveren
3 personen
55
Broodjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Tafels schoonhouden
2 personen
60
Toiletvoorzieningen controleren
61
Muziek verzorgen
62
Kerstman ontvangen
2 personen
63
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Kassa's afsluiten
2 personen
66
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
67
Kraamhouders laten uitladen
2 personen

Nazorg

68
Etenswaren veilig opbergen
3 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Afval sorteren
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
72
Decoratie verwijderen
4 personen
73
Verlichting afkoppelen
3 personen
74
Partytenten afbreken
6 personen
75
Marktkramen afbreken
6 personen
76
Terrein vegen
3 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Locatie schoonmaken
4 personen
79
Materialen terugbrengen
3 personen
80
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
81
Afval afvoeren
2 personen
82
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 4
Marktkraamaantal 20
Klaptafelaantal 12
Biertafelsetaantal 8
Klapstoelaantal 80
Barkrukaantal 12
Kledingrekaantal 8
Afzetpaalaantal 12
Wegwijzerbordaantal 10

Servies

Koffiekopaantal 120
Theeglasaantal 80
Wijnglasaantal 120
Bierglasaantal 100
Soepkomaantal 150
Dinerbordaantal 150
Gebaksbordaantal 120
Besteksetaantal 180
Opscheplepelaantal 12
Serveertangaantal 10
Mokaantal 80

Keuken

Soepketelaantal 3
Glühweinpanaantal 2
Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 3
Koelboxaantal 6
Snijplankaantal 8
Koksmesaantal 6
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 4
Thermoskanaantal 8
Serveerschaalaantal 12
Warmhoudbakaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukentangaantal 8

Apparatuur

Mobiele betaalterminalaantal 3
Kassaboxaantal 3
Muntgeldbakaantal 3
Speakeraantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 8
Stekkerdoosaantal 8
Kabelmataantal 12
Powerbankaantal 4

Verlichting

Lichtsnoeraantal 12
Ledlampaantal 20
Ledspotaantal 8
Batterijlantaarnaantal 12

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstbalaantal 80
Kerstslingeraantal 20
Kerstkransaantal 6
Strobaalaantal 20
Houten krataantal 30
Krijtbordaantal 12
Prijsbekersaantal 6
Tafelloperaantal 20
Prikkabelaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 6
Afvalbakaantal 12
Afvalgrijperaantal 3
Handvegeraantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Eerstehulpsetaantal 2
Brandblusseraantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Benader kraamhouders zodra datum en locatie vaststaan. Geef ze een uiterste aanmelddatum en verwerk dieetwensen en praktische leveringsinformatie in één overzicht.
Teken de marktindeling voordat je materialen bestelt of klaarzet. Reserveer ruimte voor partytenten, looproutes, afzetpalen, wegwijzerborden en de uitgifte van soep en glühwein.
Plan leveringen en opbouw per tijdvak, bijvoorbeeld in blokken van 30 minuten. Zo staan marktkramen, klaptafels en versproducten niet tegelijk in de weg.
Bereid soep, broodjes en glühwein zo veel mogelijk vooraf voor, maar haal versproducten pas kort voor de markt op. Sorteer voorraad per kraam of uitgiftepunt en zet maatbekers, opscheplepels en serveertangen direct erbij.
Maak uiterlijk één dag vooraf een weersbesluit. Controleer of partytenten goed kunnen worden geplaatst en leg extra thermoskannen, mokken en servies klaar als warme dranken door kou sneller opraken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerenkerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Verstuur uitnodigingen en start promotie zodra de marktindeling en deelnemers voldoende vaststaan.
Wanneer moet ik kraamhouders benaderen voor een boerenkerstmarkt?: Benader kraamhouders bij voorkeur 8 weken vooraf en geef 3 tot 4 weken voor de markt een uiterste aanmelddatum. Plan leveringen en kraamnummers pas nadat de registratie is gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boerenkerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per gelijktijdige taakpost, plus 2 mensen voor ontvangst en onverwachte problemen. Bij een markt met vier uitgifte- of informatiepunten plan je dus minstens 6 vrijwilligers per dienst.
Wanneer bereid ik soep en glühwein voor een boerenkerstmarkt?: Bereid de basis en het servies de dag ervoor voor en warm soep en glühwein op de marktdag op tijd op. Controleer de voorraad ongeveer 2 uur voor opening, zodat je nog boodschappen of versproducten kunt aanvullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.