Organiser un marché de Noël à la ferme, étape par étape

Un marché de Noël à la ferme se prépare d’abord sur le terrain, puis avec les exposants et les visiteurs. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de dessiner le plan des stands. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires, les livraisons et la communication. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les courses, le matériel et le déroulé, pour que la soupe, le vin chaud et l’accueil soient prêts à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Enregistrer les exposants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Composer la playlist
12
Planifier les livraisons pour les exposants
13
Faire les réservations
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer les produits frais
2 personnes
20
Trier le stock
3 personnes
21
Préparer la soupe
3 personnes
22
Préparer les sandwichs
3 personnes
23
Préparer le vin chaud
2 personnes
24
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
25
Créer les numéros de stand
26
Préparer les caisses
2 personnes
27
Contrôler le site
2 personnes
28
Délimiter les emplacements des stands
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer les stands du marché
6 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Installer le sapin de Noël
3 personnes
35
Installer l'éclairage
4 personnes
36
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Installer les numéros de stand
2 personnes
39
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
40
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
3 personnes
42
Réchauffer la soupe
3 personnes
43
Garnir les sandwichs
3 personnes
44
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
45
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
46
Aménager l'entrée et l'accueil
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

48
Accueil des visiteurs à l’ouverture
3 personnes
49
Tenir l'entrée
2 personnes
50
Tenir le point d'information
2 personnes
51
Soutenir les exposants
2 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Servir du vin chaud
3 personnes
54
Servir la soupe
3 personnes
55
Servir des sandwiches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Garder les tables propres
2 personnes
60
Vérifier les installations sanitaires
61
Fournir la musique
62
Accueillir le Père Noël
2 personnes
63
Animer la remise des prix
2 personnes
64
Annoncer le dernier tour
65
Fermer les caisses
2 personnes
66
Reconduire les visiteurs
3 personnes
67
Faire décharger les exposants
2 personnes

Suivi

68
Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Trier les déchets
3 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
72
Retirer la décoration
4 personnes
73
Débrancher l’éclairage
3 personnes
74
Démonter les tentes de fête
6 personnes
75
Démonter les stands du marché
6 personnes
76
Balayer le site
3 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Nettoyer le lieu
4 personnes
79
Rapporter le matériel
3 personnes
80
Ranger les courses restantes
2 personnes
81
Évacuer les déchets
2 personnes
82
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 4
Stand de marchéqté 20
Table plianteqté 12
Ensemble de table de bièreqté 8
Chaise plianteqté 80
Tabouret de barqté 12
Portant à vêtementsqté 8
Poteau de balisageqté 12
Panneau indicateurqté 10

Vaisselle

Tasse à caféqté 120
Verre à théqté 80
Verre à vinqté 120
Verre à bièreqté 100
Bol à soupeqté 150
Assiette de dînerqté 150
Assiette à gâteauqté 120
Set de couvertsqté 180
Cuillère de serviceqté 12
Pince de serviceqté 10
Tasseqté 80

Cuisine

Marmite à soupeqté 3
Marmite à vin chaudqté 2
Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 3
Glacièreqté 6
Planche à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Saladierqté 6
Tasse à mesurerqté 4
Thermosqté 8
Plat de serviceqté 12
Bac de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pince de cuisineqté 8

Équipement

Terminal de paiement mobileqté 3
Caisseqté 3
Tiroir à monnaieqté 3
Conférencierqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 8
Multipriseqté 8
Tapis de câbleqté 12
Batterie externeqté 4

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 12
Lampe LEDqté 20
Projecteur LEDqté 8
Lanterne à pilesqté 12

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boule de Noëlqté 80
Guirlande de Noëlqté 20
Couronne de Noëlqté 6
Botte de pailleqté 20
Caisse en boisqté 30
Tableau à craieqté 12
Coupesqté 6
Chemin de tableqté 20
Guirlande lumineuseqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 6
Poubelleqté 12
Pince à déchetsqté 3
Balayetteqté 4
Gants de travailqté 12
Kit de premiers secoursqté 2
Extincteurqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et vérifiez les autorisations avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite un plan avec les stands, les tentes, les tables, les zones de circulation et une signalétique visible dès l’entrée.
Demandez aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription : alimentation électrique, horaires de livraison, emplacement et matériel. Fixez une date limite, idéalement 10 à 14 jours avant le marché, afin d’éviter les changements de dernière minute.
Organisez les livraisons par créneaux plutôt que de laisser tout le monde arriver en même temps. Attribuez un numéro à chaque stand et imprimez le déroulé pour que les bénévoles puissent orienter les exposants sans chercher l’information.
Prévoyez les boissons chaudes et le repas séparément du service : soupe, vin chaud, café et thé nécessitent des marmites, une machine à café, une bouilloire, des tasses et des verres propres. Faites les courses non périssables quelques jours avant, puis récupérez les produits frais la veille ou le matin même.
Consultez les prévisions météo plusieurs fois dans la semaine précédant l’événement. Vérifiez notamment les tentes, les panneaux, les poteaux de balisage, les éclairages et les vêtements chauds avant l’installation, car ce sont les éléments les plus souvent oubliés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël à la ferme ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les invitations et la communication prennent du temps, tandis que le plan des stands doit être finalisé avant les livraisons.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour installer les tentes, les stands, les tables, les panneaux et les zones de restauration. Ajoutez du temps si les exposants déchargent eux-mêmes leur matériel ou si le site est difficile d’accès.
Quand faire les courses pour un marché de Noël ?: Achetez les produits secs, les gobelets, la vaisselle et les consommables 2 à 3 jours avant. Récupérez les produits frais la veille ou le matin de l’événement, puis préparez la soupe et le vin chaud assez tôt pour pouvoir servir dès l’ouverture.
Comment gérer les exposants le jour du marché ?: Attribuez un numéro et un emplacement à chaque exposant avant le jour J, puis envoyez les horaires de livraison au moins 7 jours à l’avance. Prévoyez un bénévole à l’accueil et un déroulé imprimé pour résoudre rapidement les questions sur place.

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