Einen Bauern-Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Bauern-Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Datum, Ort und Genehmigungen klären, danach Marktaufteilung und Standbetreiber festlegen. Anschließend folgen Einladungen, Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, frische Produkte, Dekoration und warme Speisen. Plane außerdem Glühwein, Suppe und Geschirr so, dass am ersten Besucherandrang nichts fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Standbetreiber registrieren
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung online stellen
8
Poster verteilen
3 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Musik-Playlist zusammenstellen
12
Lieferungen für Standbetreiber planen
13
Reservierungen vornehmen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Drehbuch ausdrucken
16
Wettervorhersage prüfen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Frische Produkte abholen
2 Personen
20
Vorräte sortieren
3 Personen
21
Suppe vorbereiten
3 Personen
22
Brötchen vorbereiten
3 Personen
23
Glühwein vorbereiten
2 Personen
24
Weihnachtsdekoration sammeln
2 Personen
25
Stände nummerieren
26
Kassen vorbereiten
2 Personen
27
Gelände kontrollieren
2 Personen
28
Standorte der Stände festlegen
3 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Marktstände aufbauen
6 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
36
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Standnummern anbringen
2 Personen
39
Standbetreiber empfangen
3 Personen
40
Standbetreiber zum Platz weisen
3 Personen
41
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
42
Suppe auf Temperatur bringen
3 Personen
43
Brötchen füllen
3 Personen
44
Glühwein erwärmen
2 Personen
45
Kassen mit Wechselgeld auffüllen
2 Personen
46
Eingang und Information einrichten
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

48
Eröffnung Besuchsempfang
3 Personen
49
Eingang besetzen
2 Personen
50
Infostand besetzen
2 Personen
51
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Glühwein ausschenken
3 Personen
54
Suppe servieren
3 Personen
55
Brötchen servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Tische sauber halten
2 Personen
60
Toilettenanlagen prüfen
61
Musik organisieren
62
Weihnachtsmann empfangen
2 Personen
63
Preisverleihung betreuen
2 Personen
64
Letzte Runde ankündigen
65
Kassen abschließen
2 Personen
66
Besucher verabschieden
3 Personen
67
Standbetreiber ausladen lassen
2 Personen

Nachbereitung

68
Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Abfall trennen
3 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
72
Dekoration entfernen
4 Personen
73
Beleuchtung abkoppeln
3 Personen
74
Partyzelte abbauen
6 Personen
75
Marktstände abbauen
6 Personen
76
Gelände fegen
3 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Location reinigen
4 Personen
79
Materialien zurückbringen
3 Personen
80
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
81
Abfall entsorgen
2 Personen
82
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 4
MarktstandAnz. 20
KlapptischAnz. 12
BierzeltgarniturAnz. 8
KlappstuhlAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Geschirr

KaffeetasseAnz. 120
TeeglasAnz. 80
WeinglasAnz. 120
BierglasAnz. 100
SuppenschüsselAnz. 150
SpeisetellerAnz. 150
GebäcktellerAnz. 120
BestecksetAnz. 180
SchöpfkelleAnz. 12
ServierzangeAnz. 10
BecherAnz. 80

Küche

SuppenkesselAnz. 3
GlühweinpfanneAnz. 2
KaffeemaschineAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxAnz. 6
SchneidebrettAnz. 8
KochmesserAnz. 6
MischschüsselAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ThermoskanneAnz. 8
ServierplatteAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenzangeAnz. 8

Ausstattung

Mobiles ZahlungsterminalAnz. 3
KassaboxAnz. 3
MünzgeldkasseAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
SteckdosenleisteAnz. 8
KabelmatteAnz. 12
PowerbankAnz. 4

Beleuchtung

LichterketteAnz. 12
LED-LampeAnz. 20
LED-SpotAnz. 8
BatterielaterneAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelAnz. 80
WeihnachtsgirlandeAnz. 20
WeihnachtskranzAnz. 6
HeuballenAnz. 20
HolzkisteAnz. 30
KreidetafelAnz. 12
PokalpreiseAnz. 6
TischläuferAnz. 20
LichterketteAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 6
MülleimerAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
Erste-Hilfe-SetAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Datum, Ort und Genehmigungen zuerst und zeichne danach die Marktaufteilung. Nummerierte Stände, Wegweiser und Absperrpfosten verhindern am Veranstaltungstag unnötige Sucherei.
Kontaktiere die Standbetreiber frühzeitig und führe eine verbindliche Registrierung. Plane Lieferungen mit festen Zeitfenstern, damit nicht mehrere Fahrzeuge gleichzeitig Zufahrten und Aufbauflächen blockieren.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. So kannst du Mengen für Suppe, Brötchen und Gebäck anpassen, statt am Markttag improvisieren zu müssen.
Teile Freiwillige für Aufbau, Ausschank, Küche und Abbau mindestens 7 Tage vorher ein. Eine ausgedruckte Ablaufübersicht und eine aktuelle Wetterprüfung gehören in jede Helfermappe.
Bereite Glühwein und Suppe erst kurz vor dem Markt vor und hole frische Produkte am selben Tag oder am Vortag ab. Prüfe außerdem Thermoskannen, Suppenkessel, Glühweinpfanne, Tassen und Schöpfkellen gemeinsam mit der Einkaufsliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bauern-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber, Werbung und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt feststehen.
Wann sollte man die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt kontaktieren?: Schicke die erste Anfrage etwa 8 Wochen vor dem Termin. Eine verbindliche Registrierung mit Standnummer, Aufbauzeit und Lieferhinweisen sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vorher abgeschlossen sein.
Wie viel Glühwein braucht man für einen Bauern-Weihnachtsmarkt?: Rechne bei Erwachsenen zunächst mit etwa 2 bis 3 Bechern pro Person, abhängig von Dauer und Alternativen. Halte zusätzlich alkoholfreien Punsch und Heißgetränke bereit und kalkuliere Nachschub für mindestens das erste Veranstaltungsdrittel.
Wann sollte man Suppe und Glühwein vorbereiten?: Bereite die Suppe am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher vor, damit sie rechtzeitig durchwärmt ist. Glühwein kannst du 1 bis 2 Stunden vor Beginn erhitzen; er sollte warm bleiben, aber nicht kochen.

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