Zo organiseer je een boerderijexcursie

Een boerderijexcursie organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met het vastleggen van de bezoekafspraken en het aantal deelnemers. Daarna verzamel je dieetwensen, noodcontacten en vervoersinformatie, zodat je de groep gericht kunt indelen. Regel vóór de dag zelf de route, boerderijregels, bewegwijzering en instructies voor begeleiders. Op locatie draait het om een herkenbare ontvangsttafel, goed opgeladen apparatuur, een gecontroleerde EHBO-set en eten en drinken dat op tijd gekoeld klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bezoekafspraken bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Vervoer en route controleren
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Groepsindeling maken
2 personen
10
Begeleiders instrueren
2 personen
11
Boerderijregels afstemmen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Naamstickers voorbereiden
15
Routekaarten afdrukken
16
Bewegwijzering maken
2 personen
17
EHBO-set controleren
18
Apparatuur opladen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Materialen inpakken
3 personen

Event

21
Locatie inspecteren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
24
Eten en drinken koelen
2 personen
25
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Naamstickers uitdelen
28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
29
Groepen samenstellen
2 personen
30
Rondleiding begeleiden
4 personen
31
Dierenverzorging demonstreren
3 personen
32
Handen laten wassen
2 personen
33
Dranken en hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
36
Soep en brood voorbereiden
3 personen
37
Avondmaaltijd serveren
4 personen
38
Servies verzamelen
2 personen
39
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
40
Eindtelling uitvoeren
2 personen
41
Vertrek begeleiden
3 personen
42
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Afval wegbrengen
2 personen
47
Materialen drogen en opbergen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 32
Zitbankenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 35
Herbruikbare kommenaantal 35
Herbruikbare bekersaantal 40
Mokkenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Soepkommenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 6

Veiligheid

EHBO-setsaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 6
Handdesinfectiehoudersaantal 4

Communicatie

Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 12
Routekaartenaantal 35
Bewegwijzeringsbordenaantal 8

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de bezoekafspraken voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag meteen naar maximale groepsgrootte, aankomsttijd, toegankelijke routes en regels rond dieren, zodat je programma niet later hoeft te worden aangepast.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor vertrek af en verwerk dieetwensen en noodcontacten in één deelnemersoverzicht. Deel daarna de groepsindeling, route en praktische informatie met alle deelnemers.
Controleer vervoer en route niet alleen op reistijd, maar ook op het laatste stuk naar de boerderij. Print routekaarten en plaats bewegwijzeringsborden; mobiele navigatie werkt op landelijke locaties niet altijd betrouwbaar.
Geef begeleiders vooraf een korte taakverdeling met groepsnamen, verzamelpunten en boerderijregels. Plan per groep een vast aanspreekpunt en neem veiligheidshesjes en een gecontroleerde EHBO-set mee.
Pak materialen per onderdeel in en laad speaker, telefoon en andere apparatuur volledig op. Zet op locatie eerst tafels, stoelen, ontvangsttafel en bewegwijzering klaar; koelboxen en eten en drinken komen daarna op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijexcursie organiseren?: Leg de bezoekafspraken bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Stuur uitnodigingen zodra de datum, aankomsttijd en groepsgrootte bevestigd zijn en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor vertrek.
Wat moet ik vooraf aan deelnemers vragen voor een boerderijexcursie?: Vraag bij de aanmelding om naam, dieetwensen, noodcontact en vervoersinformatie. Verzamel deze gegevens uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat je groepen, begeleiding en praktische informatie nog kunt aanpassen.
Hoe deel je deelnemers in groepen voor een boerderijexcursie?: Maak de groepsindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en houd rekening met leeftijd, begeleiding en de maximale groepsgrootte van de boerderij. Stuur de indeling uiterlijk 2 dagen vooraf naar begeleiders en deelnemers.
Wat controleer je op de ochtend van een boerderijexcursie?: Controleer eerst de weersverwachting, route, EHBO-set en opgeladen apparatuur. Zet daarna de ontvangsttafel, bewegwijzering en zitplaatsen klaar en plaats gekoeld eten en drinken voordat de eerste deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.