Organiser une excursion à la ferme sans rien oublier

Une excursion à la ferme se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commencez par confirmer la visite, recueillir les inscriptions et les informations utiles, avant de régler le transport et la répartition des groupes. Les repas, la météo et les règles de la ferme demandent une vérification séparée. Le jour venu, prévoyez une table d’accueil visible, des itinéraires imprimés et un matériel regroupé par usage pour éviter les allers-retours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer les rendez-vous de visite
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recueillir les contacts d'urgence
6
Envoyer les informations aux participants
7
Vérifier le transport et l’itinéraire
2 personnes
8
Vérifier les prévisions météo
9
Faire la répartition des groupes
2 personnes
10
Informer les accompagnateurs
2 personnes
11
Coordonner les règles de la ferme
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Préparer les étiquettes nominatives
15
Imprimer les cartes d'itinéraire
16
Créer la signalisation
2 personnes
17
Vérifier la trousse de premiers secours
18
Recharger les appareils
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Emballer le matériel
3 personnes

Événement

21
Inspecter le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer la table d’accueil
2 personnes
24
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
25
Installer la signalisation
2 personnes
26
Enregistrer les participants
2 personnes
27
Distribuer les étiquettes nominatives
28
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
29
Former les groupes
2 personnes
30
Animer la visite guidée
4 personnes
31
Faire une démonstration de soins aux animaux
3 personnes
32
Faire laver les mains
2 personnes
33
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Animer l’activité du soir
4 personnes
36
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
37
Servir le dîner
4 personnes
38
Rassembler la vaisselle
2 personnes
39
Répondre aux dernières questions
2 personnes
40
Effectuer le décompte final
2 personnes
41
Accompagner le départ
3 personnes
42
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 32
Bancsqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 35
Bols réutilisablesqté 35
Gobelets réutilisablesqté 40
Tassesqté 35
Couvertsqté 35
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Carafeqté 4

Équipement

Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2

Cuisine

Bol à soupeqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Couverts de serviceqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 6
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Communication

Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 12
Cartes d'itinéraireqté 35
Panneaux de signalisationqté 8

Éclairage

Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à main et pellesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le rendez-vous avec la ferme au moins 7 jours avant, puis notez l’heure d’arrivée, les règles à respecter et les espaces accessibles au groupe.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la sortie. Demandez à ce moment-là les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, plutôt que de les rechercher le matin même.
Préparez la répartition des groupes dès que les inscriptions sont terminées. Remettez aux accompagnateurs la liste de leur groupe, l’itinéraire et les consignes de la ferme au moins 48 heures avant.
Vérifiez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le départ. Adaptez les vêtements conseillés, le transport et la protection du matériel avant de faire les courses.
Le jour de l’excursion, installez la table d’accueil, les porte-noms et la signalisation au moins 30 minutes avant l’arrivée. Gardez la trousse de premiers secours, les gilets de sécurité et les contacts d’urgence accessibles, pas dans un sac fermé au fond du véhicule.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une excursion à la ferme ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Confirmez la visite dès le départ, clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant, puis vérifiez transport et météo dans les 72 dernières heures.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 5 jours avant l’excursion. Rappelez l’heure, le point de rendez-vous, l’itinéraire, les vêtements à prévoir, les règles de la ferme et un contact joignable le jour même.
Comment gérer les besoins alimentaires pour une sortie à la ferme ?: Recueillez les allergies et régimes au moment de l’inscription, au plus tard 7 jours avant. Préparez ensuite les achats en séparant clairement les aliments concernés et gardez les produits frais dans des glacières jusqu’au service.
Que faut-il vérifier la veille d’une excursion à la ferme ?: La veille, vérifiez les prévisions météo, l’itinéraire, les horaires, la liste des participants et les besoins alimentaires. Rechargez les appareils, regroupez le matériel, préparez les documents imprimés et contrôlez la trousse de premiers secours.

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